1.Tạo Báo cáo

Phần mềm Cloudpro CRM cho phép bạn tạo báo cáo một cách linh động, trên các module của hệ thống.

Có 2 cách tạo báo cáo: Tạo báo cáo dạng chi tiết và Tạo báo cáo dạng biểu đồ

a. Tạo báo cáo dạng chi tiết

 

Giúp người dùng xem được chi tiết dữ liệu, có thể xuất ra files excel để xem hoặc in báo cáo.

Để tạo báo cáo dạng chi tiết bạn làm thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào icon “Báo cáo” trên thanh Header

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của báo cáo, bạn click vào “Thêm báo cáo” chọn “Báo cáo chi tiết”

​✍Bước 3: Tại màn hình chi tiết báo cáo bạn bạn thực hiện như hướng dẫn

Ghi chú:

1: Tên báo cáo

2: Thư mục chưa báo cáo

3: Module chính sử dụng cho báo cáo

4: Module liên quan (nếu có) sử dụng cho báo cáo

5: Lựa chọn người được chia sẻ báo này

6: Tick chọn nếu muốn gửi báo cáo định kỳ: Chức năng này thay bạn gửi email báo cáo định kỳ tự động cho các nhân viên khác (Quản lý của bạn, nhân viên chung nhóm làm việc…)

Ví dụ minh họa: Bạn muốn gửi báo cáo hàng ngày, vào lúc 5h chiều đến email của Quản lý của bạn (người nhận là: Dung Vu) và gửi dưới dạng file excel đính kèm.

​✍Bước 4: Sau khi đã thiết lập xong bạn nhấn “Tiếp Theo” theo để sang bước tiếp theo

​✍Bước 5: Tại màn hình chọn cột hiển thị bạn thao tác như hướng dẫn, sau đó nhấn “Tiếp Theo”

Ghi chú:

1: Lựa chọn các cột sẽ hiển thị thông tin trên báo cáo

2: Lựa chọn gom nhóm dữ liệu (nếu muốn) trong báo cáo

3: Tính toán số liệu trong báo cáo: Thông thường phần tính toán dữ liệu này sẽ ứng dụng vào các báo cáo cho các module như Đơn hàng, Hóa đơn để tính toán được tổng doanh số dựa theo các Đơn hàng, Hóa đơn.

​✍Bước 6: Tiếp đến là màn hình điều kiện lọc dữ liệu bạn thao tác như hướng dẫn

Ghi chú:

1: Thêm điều kiện

2: Điều kiện cụ thể cho báo cáo

3: Xóa điều kiện của báo cáo: ở đây có 2 dạng điều kiện: Và – Hoặc:

+ Điều kiện : Nếu bạn tạo nhiều điều kiện thì báo cáo bạn phải thỏa tất cả các điều kiện đó mới cho ra kết quả.

Ví dụ: Như ở trên chọn điều kiện Và với 2 điều kiện:

  • Lead có tình trạng: Đã liên hệ.

  • Lead có ngày tạo trong tháng.

👉 Thỏa mãn 2 điều kiện này thì mới trả ra kết quả.

+ Điều kiện Hoặc: Chỉ cần thỏa 1 trong số các điều kiện thì cho ra kết quả.

  • Lead có tình trạng: Đã liên hệ.

  • Lead có ngày tạo trong tháng.

👉 Thỏa 1 trong 2 điều kiện thì báo cáo sẽ cho ra kết quả.

​✍Bước 7: Cuối cùng bạn chọn Lưu và tạo báo cáo để hoàn thành việc tạo báo cáo

​✍Bước 8: Kết quả sau khi tạo thành công báo cáo

b. Tạo báo cáo dạng biểu đồ

 

Giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về dữ liệu.

Để tạo báo cáo dạng biểu đồ bạn làm thực hiện như sau:

​✍Bước 1: Truy cập vào icon “Báo cáo” trên thanh Header

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của báo cáo, bạn click vào “Thêm báo cáo” chọn “Biểu đồ”

​✍Bước 3: Tại màn hình chi tiết báo cáo bạn bạn thực hiện như hướng dẫn

Ghi chú:

1: Tên báo cáo

2: Thư mục chưa báo cáo

3: Module chính sử dụng cho báo cáo

4: Module liên quan (nếu có) sử dụng cho báo cáo

5: Lựa chọn người được chia sẻ báo này

6: Tick chọn nếu muốn gửi báo cáo định kỳ: Chức năng này thay bạn gửi email báo cáo định kỳ tự động cho các nhân viên khác (Quản lý của bạn, nhân viên chung nhóm làm việc…)

Ví dụ minh họa: Bạn muốn gửi báo cáo hàng ngày, vào lúc 5h chiều đến email của Quản lý của bạn (người nhận là: Dung Vu) và gửi dưới dạng file excel đính kèm.

​✍Bước 4: Sau khi đã thiết lập xong bạn nhấn “Tiếp theo” để sang bước tiếp theo

​✍Bước 5: Tiếp đến là màn hình điều kiện lọc dữ liệu bạn thao tác như hướng dẫn

Ghi chú:

1: Thêm điều kiện

2: Điều kiện cụ thể cho báo cáo

3: Xóa điều kiện của báo cáo: ở đây có 2 dạng điều kiện: Và – Hoặc:

+ Điều kiện : Nếu bạn tạo nhiều điều kiện Và thì báo cáo của bạn phải thỏa tất cả các điều kiện đó mới cho ra kết quả.

Ví dụ: Như ở trên chọn điều kiện Và với 2 điều kiện:

  • Lead có tình trạng: Đã liên hệ.

  • Lead có ngày tạo trong tháng.

👉 Thỏa mãn 2 điều kiện này thì mới trả ra kết quả.

+ Điều kiện Hoặc: Chỉ cần thỏa 1 trong số các điều kiện thì cho ra kết quả.

  • Lead có tình trạng: Đã liên hệ.

  • Lead có ngày tạo trong tháng.

👉 Thỏa 1 trong 2 điều kiện thì báo cáo sẽ cho ra kết quả.

​✍Bước 6: Cuối cùng bạn chọn dạng biểu đồ, chọn trường nhóm dữ liệu sau đó nhấn “Lưu” và tạo báo cáo để hoàn thành việc tạo báo cáo

​✍Bước 7: Kết quả sau khi tạo thành công báo cáo

2. Tạo thư mục Báo cáo

Tạo thư mục báo cáo nhằm chứa các báo cáo, để người dùng dễ dàng quản lý hơn.

​✍Bước 1: Click vào icon “Báo cáo” trên thanh Header của phần mềm

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách click vào button (+) để thêm thư mục quản lý báo cáo

​✍Bước 3: Đặt tên cho thư mục, sau đó click “Lưu”

​✍Bước 4: Kết quả sau khi tạo thành công thư mục quản lý cho các báo cáo

​☑ Tips: Để di chuyển báo cáo từ thư mục này qua thư mục khác, bạn làm như sau:

Bước 1: Tại màn hình danh sách báo cáo, bạn tìm kiếm và chọn “Báo cáo” cần chuyển, sau đó chọn icon chuyển thư mục

​✍Bước 2: Chọn thư mục đến, sau đó chọn “Lưu” để hoàn tất.

Báo cáo đã được chuyển thành công

Lưu ý:

– Nếu bạn không chuyển được báo cáo giữa các thư mục, bạn vui lòng liên hệ admin để cấp quyền.

– Thư mục báo cáo đã tạo là không xóa được.

3. Xuất Báo cáo/in Báo cáo

Lưu ý: Chỉ với báo cáo chi tiết thì mới xuất được báo cáo hoặc in được báo cáo.

Để xuất/in báo cáo, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tại màn hình danh sách báo cáo, bạn tìm kiếm và chọn xem chi tiết báo cáo cần xuất/in

Bước 2: Tại màn hình chi tiết của báo cáo, bạn chọn thao tác “Xuất báo cáo”/”In báo cáo”

Sau khi nhấn chọn, báo cáo đã được tải về, bạn nhấp vào để xem báo cáo