Dành cho Admin

Bài viết này nhằm hướng dẫn cho Admin (Người quản trị hệ thống) những bước cơ bản nhất khi bắt đầu sử dụng hệ thống phần mềm CRM

1. Thiết lập thông tin công ty

Để thông tin công ty của bạn hiển thị trên phần mềm Cloudpro CRM ví dụ như: logo Công ty

Hoặc thông tin công ty được hiển thị trên các báo giá, đơn hàng,… khi xuất ra file PDF hay hiển thị trong các email gửi đến khách hàng.

Bạn thực hiện thao tác theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt sau đó chọn “Cấu hình hệ thống”

Bước 2: Click vào “Thiết lập thông tin” chọn “Thông tin công ty”

Bước 3: Tại màn hình thông tin công ty, bạn chọn “Sửa” ở góc phải

Bước 4: Tại màn hình chỉnh sửa, bạn có thể cập nhật thông tin công ty theo nhu cầu, sau đó click “Lưu”

2. Xây dựng cây vai trò

Vai trò được thiết kế để thể hiện thứ bậc của tổ chức. Vị trí người dùng trong phân cấp vai trò sẽ quyết định hồ sơ khách hàng nào nhân viên có thể truy cập được.

Khi quyền truy cập chia sẻ được đặt thành riêng tư, người dùng có vai trò cụ thể chỉ có thể xem các bản ghi được gán cho họ và các bản ghi được gán cho người dùng có vai trò bên dưới họ.

Bạn có thể chỉnh sửa và tạo vai trò mới để xác định cấu hình phân cấp tổ chức của công ty bạn trên phần mềm CRM.

a. Tạo vai trò

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt , chọn “Quản lý vai trò”

Bước 2: Click “Thêm vai trò”

Bạn lựa chọn vai trò theo phân cấp bậc thang theo quyền truy cập, bạn có thể thêm hoặc xóa vai trò.

Bước 3: Nhập thông tin

Ghi chú

- Tên: Cung cấp tên vai trò của bạn

- Báo cáo cho: Trường này được chọn tự động theo bước 3. Vai trò vượt trội hơn (vai trò cấp cao hơn) so với vai trò hiện tại được hiển thị ở đây.

- Có thể giao việc cho: Vai trò có thể giao hồ sơ cho tất cả mọi người/ giao hồ sơ co người cùng cấp và cấp dưới/ chỉ được giao hồ sơ cho cấp dưới.

- Phân quyền truy cập:

Bạn có thể cho phép / hạn chế người dùng gán hồ sơ cho người dùng và nhóm bằng cách bật các quyền truy cập đến hồ sơ.

  • Phân quyền trực tiếp cho Vai trò:

    • Xem: cho phép người dùng có vai trò này xem thông tin trên module

    • Thêm mới: cho phép người dùng có vai trò này tạo hồ sơ trên module

    • Sửa: cho phép người dùng có vai trò này sửa các thông tin của hồ sơ

    • Xóa: cho phép người dùng có vai trò này xóa các thông tin của hồ sơ

    • Quyền truy cập các trường dữ liệu và các chức năng trong từng hồ sơ (Ẩn/Chỉ xem/Sửa)

  • Phân quyền dựa trên quyền truy cập đã có

Cho phép cấu hình vai trò theo quyền truy cập đã cấu hình trước đó, sử dụng các quyền (Xem, Thêm mới, Sửa, Xóa, truy cập các trường dữ liệu) theo quyền được chọn

Bước 4: Click “Lưu” để hoàn thành cấu hình

b. Gán vai trò

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt , chọn “Quản lý người dùng”

Bước 2: Chỉnh sửa thông tin cá nhân người dùng click icon https://files.vtiger.com/static/help-alpana/common/ellipsis-v.png chọn “Sửa”

Bước 3: Chỉnh sửa trường thông tin “Vai trò” chọn tên vai trò đã tạo.

Bước 4: Click “Lưu” để hoàn thành.

3. Khởi tạo User

Thêm mới nhân viên (Tạo User) là chức năng tạo tài khoản đăng nhập vào phần mềm cho nhân viên. Nhân viên sẽ dùng tài khoản này để đăng nhập vào phần mềm.

Để tạo một tài khoản đăng nhập cho nhân viên, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1:Click vào biểu tượng cài đặt chọn “Quản lý người dùng” .

Bước 2: Click “Thêm người dùng”

Bước 3: Nhập thông tin khởi tạo user như:

- Tên truy cập: nên đặt tên ghi liền không dấu, user sẽ sử dụng để đăng nhập vào phần mềm

- Email: Nhập thông tin Email của nhân viên, lưu ý nên nhập Email chính user sử dụng để có thể nhận các thông báo từ hệ thống phần mềm CRM

- Vai trò: Chọn vai trò cho user

Lưu ý:

- Các trường dữ liệu có gắn dấu * là những trường bắt buộc nhập.

- Các thông tin chi tiết khác có thể điền bởi người dùng tương ứng sau khi đăng nhập vào hệ thống.

Bước 4: Click “Lưu” để tiến hành tạo mới tài khoản cho nhân viên.

Tips: Sau khi “Lưu” xong, bạn vẫn có thể cập nhật thông tin của người dùng thông qua thao tác “Sửa”

- Bạn có thể chỉnh sửa lại thông tin người dùng bằng click vào nút “Sửa” tại màn hình danh sách người dùng.

- Hoặc "Sửa" tại màn hình thông tin chi tiết profile của 1 User

Trong trường hợp bạn muốn giao quyền Admin cho 1 User nào đó, tại màn hình chỉnh sửa thông tin, bạn tick chọn "Quản trị hệ thống", sau đó "Lưu" để hoàn tất.

4. Quản lý module

Phần mềm Cloudpro CRM quản lý dữ liệu trên nhiều phân hệ khác nhau, được gọi là module, chứa các công cụ cần thiết cho tiếp thị, bán hàng, CSKH…

Tuy nhiên, phần mềm mặc định ban đầu có thể sẽ hiển thị một số module chưa phù hợp với hoạt động kinh doanh công ty của bạn, bạn nên tắt những module không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của mình để người dùng có thể tập trung sử dụng phần mềm vào công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Các module đã tắt đi rồi người dùng sẽ không sử dụng được, bạn cũng có thể dễ dàng kích hoạt lại để module hoạt động trở lại.

Để bật/tắt module trên phần mềm Cloudpro CRM, bạn vui lòng tham khảo các bước hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt https://firebasestorage.googleapis.com/v0/b/gitbook-28427.appspot.com/o/assets%2Fonlinecrm%2F-MINzdWYv2rL1yXcPDdC%2F-MIO2-u--cbgt-WCPu5m%2F0.png?generation=1601369280840881&alt=media chọn “Cấu hình hệ thống”

Bước 2: Click vào menu “Quản lý module”, sau đó chọn “Modules”

Bước 3: Tại đây, bạn có thể tick/untick để bật/tắt module theo nhu cầu

5. Thêm/Bớt giá trị trường sổ xuống

Trường dữ liệu sổ xuống là những trường dữ liệu với giá trị có sẵn cho phép bạn tùy chọn giá trị mà không cần nhập tay.

Ví dụ: Nguồn khách hàng sẽ có những giá trị để bạn lựa chọn như sau: Gọi điện, khách hàng cũ…

Nếu bạn nhận thấy một số giá trị lựa chọn chưa phù hợp với đặc thù ngành nghề của công ty, để tùy chỉnh lại các trường dữ liệu sổ xuống, bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau đây:

Ví dụ: Muốn thêm 1 giá trị vào trường “Danh mục sản phẩm” cho module “Sản phẩm”

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt và chọn “Tùy chỉnh Dropdown”

Bước 2: Chọn module và trường dropdown tương ứng muốn thêm giá trị, sau đó click “Thêm giá trị”

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin, sau đó click “Lưu”

Ghi chú:

  1. Giá trị: Điền giá trị vào đây, lưu ý chỉ nên điền tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.

  2. Nhãn hiển thị (tiếng Anh): Điền nhãn hiển thị tiếng Anh, khi bạn thiết lập ngôn ngữ là tiếng Anh thì sẽ hiển thị nhãn này.

  3. Nhãn hiển thị (tiếng Việt): Điền nhãn hiển thị tiếng Việt, khi bạn thiết lập ngôn ngữ là tiếng Việt thì sẽ hiển thị nhãn này.

  4. Giao cho vai trò: Điền các vai trò có quyền chọn giá trị.

  5. Chọn màu: Chọn màu background cho giá trị.

Sau khi đã tạo xong giá trị cho trường dropdown, giá trị mới này sẽ hiển thị trên trường dropdown của module tương ứng:

Tips: Ngoài chức năng tạo mới, phần mềm cũng cho phép bạn sửa hoặc xóa những giá trị không phù hợp.

6. Thiết lập Template Trang chủ

Đối với một phần mềm quản lý như CRM thì giao diện Dashboard là một trong những giao diện quan trọng nhất. Dashboard giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động, vận hành, hiệu quả làm việc,... của Doanh Nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiên.

Nhằm mang đến cho người dùng những tính năng và trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng phần mềm CloudPro CRM. OnlineCRM đã nghiên cứu và cải tiến một số tính năng mới trên màn hình Dashboard như sau:

- Quản lý trang chủ mẫu

- Quản lý Danh mục Dashlet

- Thiết trang chủ mẫu

- Triển khai Trang chủ mẫu cho người dùng.

Tham khảo chi tiết tại bài “Thiết lập Trang chủ mẫu”

7. Cấu hình Email Server

Để có thể gửi email trao đổi với khách hàng trực tiếp trên phần mềm Cloudpro CRM (đối với bộ phận bán hàng) hay thực hiện các chiến dịch email marketing (đối với bộ phận tiếp thị) thì bạn cần thiết lập thông tin "Máy chủ gửi Email". Bạn có thể sử dụng một số loại máy chủ (như hình) để thiết lập vào vào phần mềm CRM.

Trong bài sẽ hướng dẫn 2 loại máy chủ chính đó là MailgunGmail.

Tham khảo chi tiết bài hướng dẫn tại đây

8. Import dữ liệu cũ vào CRM

Công ty bạn có 1 danh sách khách cũ quản lý trên excel và giờ muốn chuyển lên CRM để quản lý phần mềm hỗ trợ thực hiện bằng việc IMPORT

Chức năng Import giúp bạn nhập dữ liệu hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian khi cần nhập một lượng lớn dữ liệu lên CRM.

Lưu ý:

- Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà Cloudpro CRM đã cung cấp.

- Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel...) vào CRM.

- Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.

- Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có

- Sau khi Import xong phải nhấn "Kết thúc" thì User khác mới tiếp tục import được.

Bạn thực hiện các bước sau để import dữ liệu vào hệ thống CRM:

Quy trình import dữ liệu vào hệ thống CRM

Ví dụ: Import dữ liệu cho module Lead (Các module khác cũng thực hiện tương tự)

Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

Bước 2: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn “Nhập dữ liệu”

Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo

Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin

Ghi chú:

1.Lựa chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng

- Bỏ qua (Skip): Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu bị trùng vào CRM.

- Ghi đè (Overwrite): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM (Ví dụ: Trên CRM trường email đang là [email protected], trên excel trường email là [email protected] thì kết quả sau khi import trường email trên CRM sẽ được cập nhật là [email protected]).

- Gộp trùng (Merge): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống cho phép gộp dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM thành một.

+ Nếu trường thông tin trên CRM bị trống và excel có thông tin thì thông tin đó sẽ được cập nhật bổ sung (Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM).

+ Nếu dữ liệu trên CRM và file Excel khác nhau thì hệ thống tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel vào CRM.

2. Tiêu chí bắt trùng. (Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo tùy chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên cạnh và và di chuyển sang)

3. Nếu bạn chọn nút “Tiếp” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ được áp dụng, nếu bạn chọn nút “Bỏ qua bước này” (Skip this step) thì cấu hình bắt trùng thông tin mục 1 và 2 đã thiết lập sẽ KHÔNG được áp dụng, như vậy dữ liệu bạn import vào có thể sẽ bị trùng lặp với dữ liệu trong CRM.

Ngoài ra, sau khi chọn nút “Bỏ qua bước này” và import xong, màn hình sẽ hiển thị thêm nút “Undo dữ liệu”, mục đích là xóa đi các dữ liệu bạn vừa import đi nếu bạn nghi ngờ dữ liệu vừa import có trùng lặp với dữ liệu trên CRM.

Sau khi nhấn “Undo dữ liệu”, các dữ liệu đã đc import vào sẽ bị xóa, bạn chọn “Đã xong” để hoàn tất.

Bước 5: Mapping các trường dữ liệu

Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel được map với trường thông tin nào trên CRM

Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự map sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác.

- Bạn có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các trường được ánh xạ với điều kiện nếu các giá trị đó rỗng trong file import:

- Để tiết kiệm thời gian không phải thực hiện mapping lại cho những lần import sau thì bạn nên lưu lại mẫu mapping cho chính xác. Bạn thực hiện như hình dưới:

  • Tick vào “Lưu để dùng lại”

  • Nhập tên mẫu để dễ nhớ (ví dụ như trong bài là "Mẫu import Lead"

- Cuối cùng là bạn chọn “Import” để tiến hành import

Bước 6: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu vào hệ thống

Ghi chú:

1.Số record import thành công, đây là số record có trong file excel.

2. Số record đã được import vào CRM. Đây là những record đã thỏa mãn các điều kiện cấu hình ở các bước trên.

3. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Ghi đè”, thì đây là số record dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên record đã có trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

4. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Bỏ qua”, thì đây là số record dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

5. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Gộp trùng”, thì đây là số record đã được gộp các field thông tin giữa file excel và trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

Bước 7: Tại màn hình kết quả import, bạn chọn “Chi tiết” để xem thông tin danh sách Lead.

Cuối cùng chọn “Kết thúc” nếu không import nữa