Dành cho người dùng (User)

Trong bài này sẽ hướng dẫn người dùng đầu cuối (end User) những thiết lập cơ bản nhất trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm CRM.

1. Đăng nhập

Để bắt đầu sử dụng phần mềm CloudPro CRM, đầu tiên bạn phải có các thông tin login mà OnlineCRM đã cung cấp, xem các bước hướng dẫn chi tiết bên dưới:

Bước 1: Truy cập vào đường link đã được cung cấp

Bước 2: Nhập username và password được cung cấp, sau đó click vào “Sign In” để đăng nhập vào hệ thống

Bước 3: Nếu bạn đăng nhập lần đầu, sau khi đăng nhập hệ thống sẽ hiện màn hình thiết lập, click vào “Bắt đầu”

Lưu ý: Hệ thống đã thiết lập sẵn các thông tin cấu hình phù hợp, nếu bạn đang ở Việt Nam vui lòng không chỉnh sửa gì thêm.

Bước 4: Đăng nhập thành công vào hệ thống, ở bước này bạn có thể thực hiện các thao tác cơ bản để làm quen với phần mềm, xem thêm tại: Các thao tác cơ bản

2. Đổi mật khẩu

Sau khi bạn đã login vào phần mềm lần đầu tiên, việc đầu tiên bạn cần làm chính là đổi mật khẩu đăng nhập nhằm bảo mật cho tài khoản của bạn.

Bước 1: Click chọn biểu tượng ở góc phải phía trên màn hình, sau đó click chọn “Tùy chọn cá nhân”

Bước 2: Tại màn hình thông tin cá nhân, chọn “Xem thêm” -> “Đổi mật khẩu”

Bước 3: Tiến hành nhập mật khẩu mới, click “Lưu” để hoàn tất việc thay đổi mật khẩu

Lưu ý: Mật khẩu phải tuân theo quy tắc sau: độ dài ít nhất 8 kí tự và có ít nhất 1 chữ cái viết thường.

3. Chỉnh sửa thông tin cá nhân

Thiết lập thông tin cá nhân nhằm mục đích đảm bảo thông tin của bạn được chính xác (email, số điện thoại…) để có thể nhận các thông báo nhắc nhở từ hệ thống. Do đó, trước khi vào sử dụng phần mềm Cloudpro CRM, bạn cần xem và điều chỉnh lại thông tin cá nhân (Profile) của mình cho chính xác.

Lưu ý: Thao tác này bạn chỉ cần thực hiện một lần hoặc khi cần thiết.

Bước 1: Tại màn hình thông tin cá nhân, click “Sửa”

Bước 2: Bạn tiến hành cập nhật thông tin của mình vào màn hình này:

a. Thông tin đăng nhập

Ở phần này bạn cập nhật lại họ tên, email của mình cho chính xác để bạn có thể nhận các email thông báo nhắc nhở

b. Thông tin tiền tệ và định dạng số

Lưu ý: Hệ thống đã định dạng sẵn theo nhu cầu của đa số người dùng, nếu bạn muốn thay đổi lại thì xem các ý nghĩa từng field dưới đây

  • ĐV tiền tệ: đơn vị tiền tệ VND, Dollars, Euro. Bạn chọn loại đơn vị tiền tệ mặc định để dùng trong việc tạo đơn hàng, báo giá…

  • Cách hiển thị dữ liệu kiểu số: bạn có thể định dạng các ngăn cách giữa các đơn vị trong chuỗi số theo nhu cầu

  • Dấu phân cách thập phân: bạn định dạng dấu phân cách thập phân nếu chuỗi số có phần thập phân

  • Dấu phân cách phần nghìn: bạn chọn dấu phân cách để phân cách các chữ số từ đơn vị phần nghìn trong chuỗi số

  • Vị trí hiển thị ĐV tiền tệ: nếu bạn muốn đơn vị tiền tệ nằm sau chuỗi số khi hiển thị, ví dụ: 20,000 VNĐ thì chọn “1.0$”, ngược lại chọn “$1.0”

  • Độ dài thập phân: bạn có thể lựa chọn độ dài các con số hiển thị cho phần thập phân. Ví dụ: muốn phần thập phân hiển thị 2 chữ số thì chọn 2

  • Cắt bỏ số 0: Nếu không muốn hiển thị phần thập phân, bạn có thể tick vào field này

c. Thông tin khác

Phần này bạn cập nhật lại thông tin phòng ban, chức vụ, số điện thoại… của bạn.

- Soạn mail nội bộ: Nếu bạn tick vào trường này, khi click vào địa chỉ email của khách hàng, màn hình soạn mail sẽ hiện lên.

Ví dụ thực tế: Bạn muốn gửi mail cho 1 Lead, bạn nhấp vào địa chỉ Email của Lead đó thì sẽ show lên popup cho bạn soạn & thực hiện gửi mail.

Tham khảo hướng dẫn sử dụng Hộp mail

- Kiểu hiển thị thông tin:

+ Chọn kiểu hiện thị thông tin = “Thông tin chính”. Khi nhấp vào xem profile Lead thì phần thông tin sẽ hiển thị ở tab “Tổng quan” (chỉ hiển thị những thông tin chính)

+ Chọn kiểu hiện thị thông tin = “Chi tiết”. Khi nhấp vào xem profile Lead (và các module khác tương tự) thì phần thông tin sẽ hiển thị ở tab “Chi tiết” (hiển thị tất cả các thông tin liên quan)

- Ẩn menu trái: nếu tick vào trường này, khi vào màn hình danh sách khách hàng (hoặc đơn hàng, cơ hội…), cột menu bên trái mặc định sẽ ẩn đi.

Ví dụ: Tại màn hình danh sách Lead, bạn muốn ẩn cột menu trái.

Sau khi ẩn thành công

d. Chữ ký

Đây là field bạn có thể điền chữ ký email của công ty vào. Khi bạn gửi email cho khách hàng trên CRM thì chữ ký này sẽ được đính kèm theo.

e. Ngôn ngữ

Phần mềm CloudPro CRM hỗ trợ được đa ngôn ngữ, bạn có thể chọn ngôn ngữ hiển thị theo nhu cầu sử dụng của mình

f. Số máy nhánh Tổng Đài

Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp 1 số nội bộ riêng để cấu hình vào tài khoản cá nhân của mình, bạn nhập số máy của mình vào field này. Mục đích là để thực hiện các cuộc gọi với khách hàng qua tổng đài Call Center, bạn có thể tham khảo thêm phần tích hợp tổng đài tại đây

g.Thông tin địa chỉ

Bạn nhập các thông tin địa chỉ của bạn vào phần này

h. Hình ảnh đại diện

Bạn có thể cập nhật ảnh đại diện (avatar) của bạn tại đây

Bước 3: Sau khi đã hoàn thành việc cập nhật thông tin cá nhân, bạn click “Lưu”

Sau khi “Lưu” thành công, hệ thống sẽ cập nhật những gì bạn đã chọn

4. Upload dữ liệu khách hàng cũ lên CRM

Nếu trước khi sử dụng phần mềm Cloudpro CRM, bạn đã có sẵn một lượng danh sách khách hàng được lưu trữ ở đâu đó, ví dụ trong file Excel và muốn đưa thông tin tất cả khách hàng này lên phần mềm để dễ quản lý, chăm sóc, bạn có thể sử dụng chức năng Nhập dữ liệu để upload danh sách khách hàng lên phần mềm.

Lưu ý:

- Nếu bạn không có quyền upload danh sách khách hàng, bạn cần liên hệ với người có quyền quản trị hệ thống (Admin) để được cấp quyền.

- Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà Cloudpro CRM đã cung cấp.

- Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel...) vào CRM.

- Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.

- Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có

- Sau khi Import xong phải nhấn "Kết thúc" thì User khác mới tiếp tục import được.

Bạn thực hiện các bước sau để import dữ liệu vào hệ thống CRM:

Quy trình import Lead vào hệ thống CRM

Ví dụ: Import dữ liệu cho module Lead (Các module khác cũng thực hiện tương tự)

Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

Bước 2: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn “Nhập dữ liệu”

Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo

Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin

Ghi chú:

1.Lựa chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng

- Bỏ qua (Skip): Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu bị trùng vào CRM.

- Ghi đè (Overwrite): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM (Ví dụ: Trên CRM trường email đang là [email protected], trên excel trường email là [email protected] thì kết quả sau khi import trường email trên CRM sẽ được cập nhật là [email protected]).

- Gộp trùng (Merge): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống cho phép gộp dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM thành một.

+ Nếu trường thông tin trên CRM bị trống và excel có thông tin thì thông tin đó sẽ được cập nhật bổ sung (Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM).

+ Nếu dữ liệu trên CRM và file Excel khác nhau thì hệ thống tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel vào CRM.

2.Tiêu chí bắt trùng. (Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo tùy chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên cạnh và và di chuyển sang)

3.Nếu bạn chọn nút “Tiếp” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ được áp dụng, nếu bạn chọn nút “Bỏ qua bước này” (Skip this step) thì cấu hình bắt trùng thông tin mục 1 và 2 đã thiết lập sẽ KHÔNG được áp dụng, như vậy dữ liệu bạn import vào có thể sẽ bị trùng lặp với dữ liệu trong CRM.

Ngoài ra, sau khi chọn nút “Bỏ qua bước này” và import xong, màn hình sẽ hiển thị thêm nút “Undo dữ liệu”, mục đích là xóa đi các dữ liệu bạn vừa import đi nếu bạn nghi ngờ dữ liệu vừa import có trùng lặp với dữ liệu trên CRM.

Sau khi nhấn “Undo dữ liệu”, các dữ liệu đã đc import vào sẽ bị xóa, bạn chọn “Đã xong” để hoàn tất.

Bước 5: Mapping các trường dữ liệu

Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel được map với trường thông tin nào trên CRM

Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự map sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác.

- Bạn có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các trường được ánh xạ với điều kiện nếu các giá trị đó rỗng trong file import:

- Để tiết kiệm thời gian không phải thực hiện mapping lại cho những lần import sau thì bạn nên lưu lại mẫu mapping cho chính xác. Bạn thực hiện như hình dưới:

  • Tick vào “Lưu để dùng lại”

  • Nhập tên mẫu để dễ nhớ

- Cuối cùng là bạn chọn “Import” để tiến hành import

Bước 6: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu vào hệ thống

Ghi chú:

1.Số record import thành công, đây là số record có trong file excel.

2. Số record đã được import vào CRM. Đây là những record đã thỏa mãn các điều kiện cấu hình ở các bước trên.

3. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Ghi đè”, thì đây là số record dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên record đã có trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

4. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Bỏ qua”, thì đây là số record dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

5. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Gộp trùng”, thì đây là số record đã được gộp các field thông tin giữa file excel và trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

Bước 7: Tại màn hình kết quả import, bạn chọn “Chi tiết” để xem thông tin danh sách Lead.

Cuối cùng chọn “Kết thúc” nếu không import nữa

5. Cấu hình cơ bản

a. Cấu hình lịch làm việc (calendar)

Cấu hình lịch làm việc nhằm phục vụ cho việc sử dụng chức năng Calendar trên phần mềm CloudPro CRM được tiện lợi hơn.

Sử dụng Calendar trên phần mềm CloudPro CRM giúp chúng ta quản lý, theo dõi tất cả các hoạt động đã được lên kế hoạch/ đã hoàn thành của mình và của nhân viên khác.

Để cấu hình lịch làm việc, bạn vui lòng tham khảo bài hướng dẫn tại đây.

b. Cấu hình đồng bộ Google (Contact, Calendar)

Cấu hình đồng bộ Google nhằm phục vụ cho việc đồng bộ dữ liệu (thông tin Người liên hệ, Lịch hẹn) từ Google Calendar về phần mềm và ngược lại. Từ đó, bạn có thể:

  1. Tạo lập sự kiện dễ dàng và nhanh chóng trên cả 2 nền tảng CRM và Google Calendar.

  2. Không bị bỏ lỡ bất kì sự kiện nào.

  3. Kết nối với khách hàng hiệu quả hơn.

  4. Tận dụng được hệ sinh thái của Google.

Trước khi bắt đầu sử dụng, bạn cần cấu hình các tùy chọn cá nhân để sử dụng tính năng này, bạn vui lòng tham khảo bài viết tại đây