PHÂN HỆ/MODULE

KHÁI NIỆM – Ý NGHĨA
TRANG CHỦ (DASHBOARD) – Trang chủ là nơi hiển thị thông tin tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, được thể hiện qua các báo cáo dạng biểu đồ trực quan, danh sách, thông báo nhắc nhở…

– Các thông tin hiển thị trên Trang chủ (Dashboard) được gom nhóm theo từng Tab (Ví dụ Tab Marketing, Sales, CSKH … ), giúp người dùng dễ dàng theo dõi thông tin theo nhu cầu của mình.

– Người dùng có thể tùy biến linh động thông tin trên từng Tab bằng cách thêm, bớt các Dashlet (Widget), đưa bộ lọc ra trang chủ, đưa báo cáo biểu đồ ra trang chủ để tiện theo dõi

Ví dụ: Top các cơ hội, Top 10 Sales có doanh số cao, Các hoạt động sắp tới, Danh sách hợp đồng sắp hết hạn …
Chiến dịch – Chiến dịch là module quản lý các chương trình, chiến dịch marketing của công ty, được thực hiện nhằm tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng cho công ty.

– Chiến dịch cũng là các hoạt động chăm sóc khách hàng như gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật hàng loạt, gửi tin nhắn cám ơn,…

Marketing List ​Marketing List là những danh sách khách hàng được phân loại & lọc theo nhiều tiêu chí phù hợp với nội dung của từng chiến dịch tiếp thị.
KH Thô
KH thô (Target) là thuật ngữ dùng để diễn tả là những khách hàng chưa được phân loại, sàng lọc, đánh giá thông tin.
Ví dụ: Data mua bên ngoài về, Data tự tìm trên mạng,…trong tệp data này thì mình không biết được khách hàng nào có nhu cầu, KH nào không có nhu cầu.
Lead – Lead là module quản lý danh sách khách hàng tiềm năng, là những người đang có nhu cầu hoặc đang quan tâm, đang tìm hiểu SP/DV của bạn (Chưa mua hàng).

– Dù là B2B hay B2C thì Lead luôn luôn là 1 cá nhân

Ví dụ trường hợp B2C:  Chị Hường (là 1 KH cá nhân) đang có nhu cầu tìm mua sơn cho căn nhà của mình, chị Hường lên inbox vào fanpage Facebook của công ty Sơn A nhờ tư vấn lúc này chị Hường là 1 khách hàng tiềm năng của công ty Sơn A.

Ví dụ trường hợp B2B: Anh Dũng là 1 người đại diện cho Công ty OnlineCRM (KH công ty), đang cần tìm giải pháp quản lý khách hàng cho công ty, anh lên website công ty phần mềm B, để lại thông tin nhờ liên hệ tư vấn thì lúc này A.Dũng là khách hàng tiềm năng của công ty phần mềm B.Lead có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như: submit trên form website, khách hàng inbox vào fanpage Zalo hỏi về sản phẩm, khách hàng nhắn tin Zalo, khách hàng gọi trực tiếp đến tổng đài,…

Người liên hệ – ​Đối với mô hình B2B (bán hàng cho công ty/tổ chức) Người liên hệ (Contact) là module quản lý thông tin cá nhân liên hệ trong một công ty hoặc tổ chức như: Họ tên, chức vụ, phòng ban, di động. Liên hệ này bao gồm những người liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới công việc (VD: Giám Đốc, Kế Toán…)

– Đối với mô hình B2C (bán hàng cho KH cá nhân) thì thông tin KH cũng lưu trữ ở module này.

Lưu ý: Người liên hệ được tạo ra sau quá trình chăm sóc Lead, đối với data khách hàng cũ đã mua hàng thì mình lưu trữ tại module này.

Công ty Công ty là module quản lý thông tin chi tiết của 1 doanh nghiệp, tổ chức đang có giao dịch với bạn, bao gồm các thông tin sau như: Tên, Email, SĐT, Mã số thuế,…

Lưu ý: Công ty được tạo ra sau quá trình chăm sóc Lead (B2B), đối với data cũ (khách hàng công ty/tổ chức) đã mua hàng thì mình cũng quản lý ở module này.

Cơ hội ​Cơ hội hay còn gọi là Deal bán hàng. Là module ghi nhận nhu cầu thật sự về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng mà công ty có thể đáp ứng được. Cơ hội được tạo ra sau quá trình chăm sóc Lead.

Ví dụ: Anh Dũng là 1 người đại diện cho Công ty OnlineCRM (KH công ty), đang cần tìm giải pháp quản lý khách hàng cho công ty, anh lên website công ty phần mềm B, để lại thông tin nhờ liên hệ tư vấn thì lúc này A.Dũng là khách hàng tiềm năng của công ty phần mềm B. Sau quá trình chăm sóc, A.Dũng hẹn demo phần mềm, lúc này team tư vấn của công ty phần mềm B nhận thấy nhu cầu thực sự của A.Dũng và tiến hành chuyển đổi KH tiềm năng (Lead) sang Cơ hội để tiếp tục follow chăm sóc.
Báo giá – Báo giá là module quản lý thông tin báo giá như: Báo giá cho KH nào, Sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu có điều khoản gì không… .Bạn có thể xuất thông tin báo giá này ra định dạng file PDF để gửi khách hàng tham khảo.

– Bạn có thể tạo Báo giá từ thao tác chuyển đổi Cơ hội

Đơn hàng – Đơn hàng là module quản lý chi tiết giao dịch mà khách hàng đã mua như: Đơn hàng này bán cho KH nào, Sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, có giảm giá hay không, có giao hàng hay không, có điều khoản gì không… .

– Bạn có thể xuất thông tin Đơn hàng này ra định dạng file PDF để gửi khách hàng.

– Bạn có thể tạo đơn hàng từ thao tác chuyển đổi Cơ hội, chuyển đổi Báo giá mà không cần nhập lại.

Hóa đơn – Hóa đơn là module quản lý thông tin chi tiết của 1 hoá đơn đã xuất cho KH như: Hoá đơn này bán cho KH nào, Số hoá đơn Sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, có giảm giá hay không, có xuất VAT, có điều khoản gì không… Hoá đơn này đóng vai trò để quản lý nội bộ, dễ dàng tra cứu và đồng thời có thể ứng dụng 1 phần trong phần “Quản lý tồn kho của sản phẩm”.

– Tương tự như Báo giá/Đơn hàng bạn có thể xuất thông tin hoá đơn này ra định dạng file PDF để gửi khách hàng.

– Bạn có thể tạo hoá đơn từ thao tác chuyển đổi Cơ hội, chuyển đổi Báo giá, chuyển đổi đơn hàng mà không cần nhập lại.

Hợp đồng ​Hợp đồng là module quản lý hợp đồng nguyên tắc bao gồm những cam kết, điều khoản giữa bạn và khách hàng như: Hợp đồng này liên quan đến KH nào, điều khoản thanh toán, ngày bắt đầu hiệu lực, ngày kết thúc hiệu lực,…
Sản phẩm ​Sản phẩm là module quản lý thông tin các mặt hàng mà công ty kinh doanh như: Mã sản phẩm, giá bán, đơn vị tính,…

Lưu ý: Khi bạn tạo Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn,… thì sẽ chọn Sản phẩm liên quan từ module này.
Sản phẩm phải có tình trạng = hoạt động thì mới chọn được khi tạo Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn,…

Dịch vụ ​Dịch vụ là module quản lý các dịch vụ mà bạn đang cung cấp cho khách hàng như: dịch vụ vận chuyển, dịch vụ bảo hành, bảo trì, dịch vụ tư vấn …

Lưu ý: Khi bạn tạo Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn,… thì sẽ chọn Dịch vụ liên quan từ module này.
Dịch vụ phải có tình trạng = hoạt động thì mới chọn được khi tạo Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn,…

Gói sản phẩm Gói sản phẩm là một gói bao gồm nhiều sản phẩm, nhiều dịch vụ hoặc một gói bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ nhằm đem lại giá trị và lợi ích cao hơn cho khách hàng.
Bảng giá ​Bảng giá là biểu mẫu thể hiện giá bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty theo thời điểm.
Đơn hàng mua (PO) ​Đơn hàng mua (PO) là module quản lý chi tiết giao dịch giữa bạn và nhà cung cấp: Đơn hàng mua này công ty nào cung cấp, sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, có giảm giá hay không, có giao hàng hay không, có điều khoản gì không… .Bạn có thể xuất thông tin Đơn hàng mua này ra định dạng file PDF để gửi nội bộ quản lý hoặc gửi cho nhà cung cấp.Bạn có thể tạo Đơn hàng mua từ thao tác chuyển đổi Hoá đơn mà không cần nhập lại.
Nhà cung cấp ​Nhà cung cấp là module quản lý thông tin các công ty, tổ chức cung cấp các sản phẩm, dịch vụ, nguyên liệu,… cho bạn.

Ví dụ: Công ty bạn kinh doanh về lĩnh vực nội thất thì sẽ có các nhà cung cấp như: bàn làm việc, bàn học, ghế ngồi, kệ sách…

Phiếu thu – Phiếu thu là một mẫu phiếu ghi nhận thu tiền khi khách hàng thanh toán cho đơn hàng, hóa đơn,…

– Các báo cáo doanh thu, công nợ sẽ lấy dữ liệu từ module này.

Phiếu chi – Phiếu chi là module ghi nhận việc chi tiền để sử dụng cho mục đích nào đó của công ty như: thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp sau khi hoàn tất các thủ tục đặt hàng, hoàn tiền lại cho khách hàng,..

– Báo cáo công nợ phải chi sẽ lấy thông tin từ module này.

Tài khoản
Tài khoản là nơi lưu trữ thông tin tài khoản ngân hàng trên phần mềm  để phục vụ cho các giao dịch thanh toán (nhận tiền và chi tiền)
Chuyển khoản
Chuyển khoản là chuyển số tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác bằng nghiệp vụ kế toán để thanh toán tiền bán hàng hoá, dịch vụ giữa các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức và cá nhân có tài khoản tại ngân hàng.
Ticket – Ticket là module quản lý những phản hồi, yêu cầu, thắc mắc, vụ việc của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang cung cấp.

– Ngoài ra, ticket cũng là nơi quản lý những feedback, yêu cầu trong nội bộ công ty, ví dụ: Nhân viên support nhờ nhân viên kỹ thuật hỗ trợ vấn đề abc có thể note trên này.

Thiết bị – Thiết bị là module quản lý thông tin sản phẩm (cụ thể) của bạn sau khi bán cho khách hàng nhằm phục vụ cho khâu quản lý, bảo hành, bảo trì sau này.

– Thiết bị còn là module quản lý tài sản, cơ sở vật chất của công ty, ví dụ: máy tính, máy in,…

Tài liệu ​Tài liệu là module quản lý, lưu trữ những file liên quan đến khách hàng trên phần mềm như: báo giá, hợp đồng,…Hoặc lưu trữ những tài liệu nội bộ.

Lưu ý: Kích thước tối đa của file upload (Tối đa 256MB)

Lịch – Lịch là module dùng để quản lý lịch làm việc của người dùng (cá nhân hoặc nhóm) như: Lịch gọi, Lịch hẹn, công việc cần làm,…

– Bạn có thể lên các lịch chăm sóc để hệ thống nhắc nhở trước khi diễn ra hoặc xem lịch làm việc của team nhóm.

– Ngoài ra module Lịch còn có các tính năng khác như: Xem ngày sinh nhật khách hàng trong tháng, check in khi đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng,..
Các báo cáo hoạt động chăm sóc lấy dữ liệu từ module này

Dự án – Dự án là module quản lý danh sách dự án của công ty. Trong một hồ sơ dự án sẽ có các thông tin sau: tình trạng dự án, ngày bắt đầu/ngày kết thúc, tiến độ, công việc của dự án,…

– Quản lý dự án đóng vai trò lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

Tác vụ ​Tác vụ dự án là các công việc cần làm trong dự án.
Mốc dự án ​Mốc dự án là các mốc thời gian trong một dự án.
Báo cáo – ​Báo cáo là module quản lý danh sách báo cáo của hệ thống bao gồm: hơn 80+ báo cáo có sẵn như: Khách hàng, Doanh thu, Doanh số, Hoạt động chăm sóc, Sản phẩm,… Ngoài ra có thể chủ động tạo báo cáo động theo nhu cầu của mình.

– Lợi ích của báo cáo:

  • Xem báo cáo mọi lúc mọi nơi (trên máy tính, mobile app)
  • Dữ liệu báo cáo cập nhật tức thời, nhanh chóng
  • Dữ liệu báo cáo hiển thị theo phân quyền
  • Có thể đưa báo cáo (biểu đồ) ra màn hình trang chủ để dễ dàng quản lý và theo dõi.
TÍNH NĂNG KHÁI NIỆM – Ý NGHĨA
Mẫu SMS – ​Mẫu SMS là module quản lý danh sách mẫu tin nhắn được soạn sẵn. Đây là một phần trong tính năng tích hợp SMS Brandname (tin nhắn thương hiệu) hoặc gửi ZNS (Zalo có phí).

– Bạn có thể sử dụng những mẫu SMS này để gửi một hoặc hàng loạt tin nhắn tiếp thị, chăm sóc tới khách hàng.

Ví dụ: Gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật khách hàng, gửi tin nhắn cám ơn đã mua hàng,…

– Lợi ích khi sử dụng chức năng tạo mẫu SMS:

  • Tiết kiệm thời gian trong việc soạn thảo nội dung tin nhắn, bạn chỉ cần soạn nội dung tin nhắn một lần duy nhất là có thể “tái sử dụng” lại cho những lần tiếp thị, chăm sóc khách hàng tương tự tiếp theo.
  • Bạn có thể tận dụng mẫu SMS vào trong quy trình chăm sóc, tiếp thị khách hàng tự động.
Mẫu Email Mẫu Email là module quản lý danh sách email được soạn thảo sẵn phục vụ cho các hoạt động CSKH hoặc marketing. Những mẫu email sau khi soạn thảo, bạn có thể tái sử dụng khi cần.

Ví dụ: Mẫu mail “Chúc mừng sinh nhật khách hàng”, “Gửi thông tin Voucher khuyến mãi” “Thông báo nghỉ lễ” “Thông báo nghỉ Tết” “Chúc mừng sinh nhật nhân viên” “Thông báo”

Mẫu Email đem lại những lợi ích gì cho người dùng:

  • Giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo mail có nội dung giống nhau, lặp đi lặp lại
  • Có thể chèn những biến cá nhân hoá theo từng dữ liệu
  • Giúp nội dung gửi đi nhất quán.
Màn hình điều hành (Kanban View) ​Màn hình điều hành là một tiện ích của phần mềm để giúp người dùng có một cái nhìn tổng quan về dữ liệu của khách hàng, giúp cập nhật nhanh thông tin, trạng thái của khách hàng.
Thông báo (Notification) Thông báo ​là một tiện ích của phần mềm giúp nhắc nhở người dùng trong một số tình huống như: công việc sắp đến hạn, quá hạn; sinh nhật khách hàng hôm nay, sắp tới; tác vụ, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, khách hàng,… được giao.
Thùng rác – Nơi lưu trữ những thông tin, dữ liệu đã xóa.

– Có thể khôi phục dữ liệu nếu xoá nhầm.

Tổng đài ​Tổng đài IP (viết tắt là IP PBX) là hệ thống điện thoại (gọi vào-ra) được hoạt động trên nền Internet.
Kho kiến thức (FAQs) – ​Kho kiến thức (FAQs) là module dùng để quản lý, ghi nhận các câu hỏi thường gặp của khách hàng liên quan đến Sản phẩm, Dịch vụ của bạn.

– Kho kiến thức cũng là nơi chia sẽ kinh nghiệm, kiến thức nội bộ, ví dụ như: cách xử lý tình huống, cách từ chối khách hàng,… từ đây giúp nhân viên tra cứu nhanh và chính xác nội dung cần tìm để phản hồi cho khách hàng được nhanh chóng.