1. Chuyển Đơn hàng thành Hóa đơn

Sau khi khách hàng mua hàng & thanh toán, bạn có thể chuyển đổi Đơn hàng thành Hóa đơn.

Bước 1: Tại màn hình chi tiết của Đơn hàng, click vào “Thao tác”, chọn “Chuyển thành Hóa đơn”

​✍Bước 2: Tại màn hình chuyển đổi hóa đơn, nhập các thông tin cần thiết, xem lại mục sản phẩm/ dịch vụ và bổ sung thêm (nếu có phát sinh), sau đó click “Save”

Thông tin Hóa đơn:

Ghi chú:

1.Tên hóa đơn: Tên của hóa đơn

2. Loại hóa đơn: chọn một giá trị (mua vào/bán ra)

3. Đơn hàng bán: Chọn Đơn hàng liên quan đến Hóa đơn

4. Chủ sở hữu: Công ty nào xuất hóa đơn này

5. Mã khách hàng: Mã khách hàng liên quan đến hóa đơn (Mã này có thể thiết lập chạy tự động hoặc nhập tay theo quy định)

6. Người liên hệ: Người liên hệ liên quan đến Hóa đơn này

7. Ngày hóa đơn: Ngày xuất hóa đơn

8. Ngày thu dự kiến: Ngày dự kiến thu được giá trị thanh toán của hóa đơn

Ví dụ mục 7,8: Bạn có một hóa đơn, dự kiến ngày khách hàng thanh toán hóa đơn là 18/10/2020 nhưng ngày 16/10/2020 khách hàng đã thanh toán, vậy:

– Ngày thu dự kiến là: 18/10/2020

– Ngày hóa đơn là: 16/10/2020

9. Đơn hàng mua: thông tin đơn hàng mua liên quan đến hóa đơn này (nếu có)

Ví dụ: Khi khách hàng đặt đơn hàng 254 nhưng kho hết hàng, bạn phải đặt đơn hàng mua 452 tới nhà cung cấp để có hàng giao cho khách. Vậy Đơn hàng mua 452 này có liên quan tới đơn đặt hàng 254 (đang chuyển đổi thành Hóa đơn). Bạn có nhập thông tin đơn hàng mua vào đây để theo dõi thêm.

10. Chiến dịch: Hóa đơn này là kết quả của chiến dịch tiếp thị nào của công ty.

11. Thuế tiêu thụ đặc biệt: là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóa đặc biệt do các doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ tại.

12. Tiền hoa hồng: là khoản thưởng cho sale, cho đại lý, cửa hàng,.. được tính theo phần trăm đơn hàng đã hoàn thành.

13. Công ty: Hóa đơn này xuất cho khách hàng (công ty) nào?

14. Tình trạng: Tình trạng của hóa đơn (đã tạo/đã phê duyệt/đã chuyển..)

15. Giao cho: Bạn nhập thông tin người được giao phụ trách hóa đơn này.

16. Cơ hội: Thông tin cơ hội liên quan đến hóa đơn

Thông tin địa chỉ xuất hóa đơn và giao hàng

Điều khoản và Điều kiện: Bạn có thể đưa ra điều kiện thanh toán (nếu có) để 2 bên mua – bán thỏa thuận

Mô tả: Nhập thông tin mô tả Hóa đơn (nếu có).

Chi tiết: Thông tin các sản phẩm/dịch vụ cần xuất hóa đơn

Ghi chú:

1.Gói sản phẩm: một gói bao gồm nhiều sản phẩm, nhiều dịch vụ hoặc một gói bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ đã được tạo sẵn từ trước.

2. Vùng tính thuế: bạn có thể chọn khu vực tính thuế (nếu có).

3. Loại tiền: chọn loại tiền tệ áp dụng cho đơn giá sản phẩm/dịch vụ.

4. Cách tính thuế: Có 2 loại tính thuế:

– Nếu theo từng mặt hàng: thuế sẽ được cộng thêm trên từng sản phẩm/dịch vụ.

– Nếu theo nhóm: thuế sẽ được cộng thêm trên từng nhóm sản phẩm/dịch vụ.

5. Xóa sản phẩm/dịch vụ : bạn có thể loại bỏ sản phẩm/dịch vụ ra khỏi đơn hàng.

6. Click vào biểu tượngđể lựa chọn sản phẩm.

7. Click vào biểu tượng để lựa chọn dịch vụ.

8. Thêm mô tả cho sản phẩm/dich vụ (nếu có).

9. Thêm sản phẩm/dịch vụ

10. Ngoài gói dịch vụ chứa các mặt hàng mặc định, bạn cũng có thể thêm nhóm sản phẩm/dịch vụ chỉ áp dụng cho báo giá đang tạo.

11. Số lượng sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng

12. Đơn giá: Đơn giá cho 1 sản phẩm, đơn giá này sẽ được tự động cập nhật theo thông tin sản phẩm

13. Bạn click vào nếu mặt hàng có chính sách giảm giá riêng (chữ màu xanh dương)

14. Nếu mặt hàng có chính sách giá riêng, bạn có thể click vào biểu tượng để lựa chọn bảng giá áp dụng cho mặt hàng tương ứng.

Ngoài ra, ở phần chi tiết thanh toán, nếu có giảm giá, phí vận chuyển, dịch vụ hay thuế, bạn có thể click vào các dòng chữ màu xanh dương để áp dụng các khoản cho đơn hàng:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin chuyển đổi Hóa đơn, bạn chọn “Save” để hoàn thành.

2. Chuyển Đơn hàng thành Đơn hàng mua

Khi nào bạn cần chuyển đổi Đơn hàng thành Đơn hàng mua? Trong một số trường hợp khách hàng đặt hàng, nhưng kho đã hết hàng, không đủ số lượng đáp ứng đơn hàng của khách hàng, thì bạn tiến hành chuyển Đơn hàng này thành Đơn hàng mua để đặt hàng với nhà cung cấp.

Ví dụ thực tế: Có khách hàng đặt hàng 50 sản phẩm A, bạn kiểm tra kho thì báo hiện tại đã hết hàng, ngay lúc đó bạn có thể chuyển đổi Đơn hàng đó thành Đơn hàng mua để đặt hàng với nhà cung cấp.

Để chuyển đổi Đơn hàng thành Đơn hàng mua, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:

​✍Bước 1: Tại màn hình chi tiết của Đơn hàng cần chuyển, bạn chọn “Thao tác” -> chọn “Chuyển thành Đơn hàng mua”

​✍Bước 2: Tiến hành nhập các thông tin Đơn hàng mua theo từng mục như sau:

Thông tin Đơn hàng mua:

Ghi chú:

1.Số đơn hàng: tên Đơn hàng (bán cho khách) (khi thực hiện chuyển đổi hệ thống tự mapping tên Đơn hàng)

2. Số đơn hàng mua: Số đơn hàng mua (Mua của nhà cung cấp)

3. Người liên hệ: Người liên hệ (đại diện cho nhà cung cấp)

4. Đơn vị vận chuyển: Đơn vị vận chuyển đơn hàng mua này (nếu cần)

5. Thuế tiêu thụ đặc biệt: là loại thuế đánh vào một số hàng hóa đặc biệt do các doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ lại.

6. Giao cho: Bạn nhập thông tin người được giao phụ trách hóa đơn này.

7. Nhà cung cấp: Nhà cung cấp cho đơn hàng mua này

8. Số theo dõi:

9. Ngày kết thúc: Ngày kết thúc đơn hàng mua

10. Hoa hồng sales: là khoản thưởng cho sale,.. được tính theo phần trăm đơn hàng đã hoàn thành.

11. Tình trạng: Tình trạng của đơn hàng mua (đã tạo/đã phê duyệt/đã chuyển..)

Thông tin địa chỉ xuất hóa đơn và giao hàng

Điều khoản và Điều kiện: Bạn có thể đưa ra điều kiện thanh toán (nếu có) để 2 bên mua – bán thỏa thuận

Mô tả: Nhập thông tin mô tả báo giá (nếu có).

Chi tiết: Thông tin các sản phẩm/dịch vụ đơn hàng mua

Ghi chú:

1.Vùng tính thuế: bạn có thể chọn khu vực tính thuế (nếu có).

2. Loại tiền: chọn loại tiền tệ áp dụng cho đơn giá sản phẩm/dịch vụ.

3. Cách tính thuế: Có 2 loại tính thuế:

– Nếu theo từng mặt hàng: thuế sẽ được cộng thêm trên từng sản phẩm/dịch vụ.

– Nếu theo nhóm: thuế sẽ được cộng thêm trên từng nhóm sản phẩm/dịch vụ.

4. Xóa sản phẩm/dịch vụ : bạn có thể loại bỏ sản phẩm/dịch vụ ra khỏi đơn hàng mua.

5. Click vào biểu tượngđể lựa chọn sản phẩm.

6. Click vào biểu tượng để lựa chọn dịch vụ.

7. Thêm mô tả cho sản phẩm/dich vụ (nếu có).

8. Thêm sản phẩm/dịch vụ

9. Ngoài gói dịch vụ chứa các mặt hàng mặc định, bạn cũng có thể thêm nhóm sản phẩm/dịch vụ chỉ áp dụng cho báo giá đang tạo.

10. Số lượng sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng mua

11. Đơn giá: Đơn giá cho 1 sản phẩm, đơn giá này sẽ được tự động cập nhật theo thông tin sản phẩm

12. Bạn click vào nếu mặt hàng có chính sách giảm giá riêng (chữ màu xanh dương)

Ngoài ra, ở phần chi tiết thanh toán, nếu có giảm giá, phí vận chuyển, dịch vụ hay thuế, bạn có thể click vào các dòng chữ màu xanh dương để áp dụng các khoản cho đơn hàng mua:

​✍Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin chuyển đổi Đơn hàng thành Đơn hàng mua, bạn chọn “Save” để hoàn thành.