Phân quyền truy cập

1. Phân quyền truy cập

Phân Quyền truy cập là mở rộng khả năng truy cập thông tin trên hệ thống của một hay nhiều nhóm tài khoản cá nhân xác định.

Ví dụ: Phân quyền cho vai trò Kế toán chỉ được quyền thêm và sửa, không cho xóa và xuất dữ liệu.

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt chọn “Quản lý quyền truy cập”

Bước 2: Chọn “Thêm quyền truy cập”

Bước 3: Nhập thông tin tên phân quyền

Bước 4: Xác định quyền được thao tác

- Bạn có thể đặt quyền truy cập của người dùng vào những module nào trên phần mềm. Ví dụ như kế toán thì sử dụng những module nào thì mình tick vào module đó.

- Cấp quyền thao tác đối với các dữ liệu: Xem, Chỉnh sửa, Tạo và Xóa hoạt động trên các module trong CRM.

- Kiểm soát chi tiết về những gì người dùng có thể truy cập và thực hiện các tác vụ trên những trường dữ liệu

1.Hiển thị các quyền cho các trường trên module.

2. Các trường dữ liệu có trong module, bật các hộp kiểm được đánh dấu

3. Bật tắt các công cụ như Nhập, Xuất, Xử lý trùng lặp cho module

- Vô hiệu hóa hoặc bật các hộp kiểm được đánh dấu để thu hồi hoặc cấp quyền truy cập cho hoạt động thích hợp (Xem, Tạo, Chỉnh sửa, Xóa) trên tất cả các module có sẵn trong CRM.

Ví dụ: nếu bạn không muốn nhân viên của mình xóa hồ sơ ở các module Cơ hội, Người liên hệ, Công ty thì bạn có thể bỏ chọn, Khi đó, nhân viên của bạn chỉ có quyền xem, sửa, tạo mới chứ không được xóa dữ liệu.

2. Phân quyền chia sẻ

a. Các loại quyền chia sẻ

- Riêng tư: chỉ có thể truy cập các dữ liệu được gán cho họ và các dữ liệu được gán cho người dùng có vai trò trong hệ thống phân cấp thấp hơn của họ.

- Công khai Chỉ đọc: Mọi người có thể truy cập hồ sơ của người khác nhưng không thể sửa đổi và xóa các hồ sơ.

- Đọc công khai, Tạo/ Chỉnh sửa: Mọi người đều có thể truy cập hồ sơ của người khác và cũng có thể chỉnh sửa và sửa đổi nhưng không thể xóa các bản ghi.

- Công khai: Đọc, Tạo/ Chỉnh sửa, Xóa: Mọi người đều có thể xem, sửa đổi và xóa hồ sơ của người khác.

b. Phân quyền chia sẻ cơ bản

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt chọn “Quản lý quyền truy cập”

Bước 2: Chọn “Phân quyền chia sẻ”

Bước 3: Tùy chọn phân quyền chia sẻ dữ liệu, sau đó chọn “Áp dụng quyền truy cập mới” để hoàn tất

c. Phân quyền chia sẻ nâng cao

Phân quyền chia sẻ nâng cao được sử dụng để cho phép cấp dưới thực hiện các hoạt động (xem/sửa/xóa) trên các dữ liệu của cấp trên. Nói cách khác, bạn, với tư cách là người dùng của hệ thống phân cấp cao hơn, có thể cấp quyền truy cập cho cấp dưới của bạn để truy cập vào dữ liệu của bạn, mặc dù mô-đun được đặt ở chế độ riêng tư.

Mục đích thiết lập phân quyền chia sẻ nâng cao là cấp quyền truy cập cho nhóm, vai trò, người dùng bạn đã chọn mà không cần chia sẻ công khai dữ liệu.

Thực hiện theo các bước sau để xác định phân quyền chia sẻ nâng cao:

Bước 1: Tại màn hình phân quyền chia sẻ, xác định module muốn chia sẽ dữ liệu sau đó chọn

Bước 2: Chọn “Thêm quyền”

Bước 3: Chọn cho phép truy cập bởi vai trò, nhóm nào với quyền (xem/ Xem và sửa), sau đó click “Lưu”

Ví dụ: Nhân viên kinh doanh được truy cập vào xem Cơ hội của Trưởng phòng kinh doanh

Vậy ở đây sẽ chọn:

- Cơ hội của: Trưởng phòng kinh doanh

- Được truy cập bởi: Nhân viên kinh doanh

- Với quyền: Xem

Ví dụ một trường hợp phân quyền chia sẻ nâng cao: Tôi muốn phân quyền dữ liệu khách hàng tiềm năng (Lead) của sales nào, thì sales đó thấy, tuy nhiên trưởng phòng sẽ thấy tất cả dữ liệu.

Bước 1: Thiết lập quyền chia sẻ cho module Lead = Riêng tư

Tức là Lead của sales nào sales đó thấy.

Bước 2: Thiết lập quyền riêng tư nâng cao