1. Tạo tài khoản đăng nhập

Thêm mới nhân viên (Tạo User) là chức năng tạo tài khoản đăng nhập vào phần mềm cho nhân viên. Nhân viên sẽ dùng tài khoản này để đăng nhập vào phần mềm.

Để tạo một tài khoản đăng nhập cho nhân viên, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Click chuột vào biểu tượng cài đặt góc phải phía trên của màn hình và chọn “Quản lý người dùng”.

Graphical user interface, application Description automatically generated

​✍Bước 2: Click “Thêm người dùng”

Graphical user interface Description automatically generated

​✍Bước 3: Nhập thông tin username, mật khẩu, email, Vai trò…

Graphical user interface, application Description automatically generated

Lưu ý:

  • Các trường dữ liệu có gắn dấu * là những trường bắt buộc nhập.
  • Các thông tin chi tiết khác có thể điền bởi người dùng tương ứng sau khi đăng nhập vào hệ thống.

Bước 4: Click “Lưu” để tiến hành tạo mới tài khoản cho nhân viên.

Tips: Sau khi “Lưu” xong, bạn có thể cập nhật thông tin của người dùng thông qua thao tác “Sửa”

– Bạn có thể chỉnh sửa lại thông tin người dùng bằng click vào nút “Sửa” tại màn hình danh sách người dùng.

Graphical user interface Description automatically generated

  • Hoặc “Sửa” tại màn hình thông tin chi tiết profile của 1 User

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Trong trường hợp bạn muốn giao quyền Admin cho 1 User nào đó, tại màn hình chỉnh sửa thông tin, bạn tick chọn “Quản trị hệ thống”, sau đó “Lưu” để hoàn tất.

Graphical user interface, text, email Description automatically generated

2. Import danh sách tài khoản

Import hàng loạt nhân viên là tạo tài khoản cho hàng loạt nhân viên cùng lúc, cách này được sử dụng khi có nhiều nhân viên cần tạo tài khoản đăng nhập vào phần mềm.

Khi đã có sẵn danh sách thông tin của tất cả nhân viên, bạn tiến hành Import danh sách chứa các thông tin này vào phần mềm theo các bước hướng dẫn dưới đây:

​✍Bước 1: Trước khi thực hiện Import, bạn cần có các thông tin tài khoản cả User trong file Import mẫu (Download tại đây)

Lưu ý: 
  • Ở file import, vui lòng điền đúng vai trò và phòng ban nếu không sẽ không import được
  • Không được trùng Username

Bước 2: Click vào biểu tượng cài đặt, chọn “Quản lý người dùng”

​✍Bước 3: Tại màn hình quản lý người dùng, chọn “Nhập dữ liệu”

​✍Bước 4: Tiến hành thực hiện các bước Import như bình thường (tham khảo bài viết hướng dẫn import trên phần mềm CRM tại đây)

3. Thay đổi tên truy cập/ mật khẩu
a. Thay đổi tên truy cập

Trong trường hợp nhân viên quên mật khẩu hoặc tài khoản lộ thông tin, bạn cần nhanh chóng đổi tên truy cập và mật khẩu nhằm bảo mật cho tài khoản đăng nhập của nhân viên.

​✍Bước 1: Truy cập vào màn hình “Quản lý người dùng”

​✍Bước 2: Truy cập vào danh sách người dùng click vào icon chọn “Đổi tên truy cập”

​✍Bước 3: Tại màn hình Popup thay đổi tên truy cập, nhập tên truy cập mới và mật khẩu.

​✍Bước 4: Chọn “Lưu” để hoàn tất

b. Thay đổi mật khẩu

 

Trường hợp nhân viên quên mật khẩu, bạn cần tạo mật khẩu mới để khôi phục lại tài khoản nhân viên. Để làm được điều này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

​✍Bước 1: Tương tự, click vào icon  tương ứng với nhân viên muốn đổi mật khẩu, chọn “Đổi mật khẩu”

​✍Bước 2: Nhập mật khẩu mới vào, sau đó click “Lưu”

Lưu ý: Mật khẩu phải đảm bảo chứa ít nhất 8 ký tự và có ít nhất một chữ cái viết thường để đảm bảo tài khoản được bảo mật.

4. Ngừng/ Kích hoạt hoạt động tài khoản nhân viên
a. Tạm ngưng tài khoản

Khi một nhân viên tạm thời nghỉ việc vì lý do nào đó, bạn cần tạm ngưng hoạt động tài khoản của nhân viên này để tránh tình trạng dữ liệu không được bảo mật. Để ngưng hoạt động cho một tài khoản nhân viên, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

​✍Bước 1: Truy cập vào màn hình “Quản lý người dùng”

​✍Bước 2: Tìm kiếm User cần xóa và Click icon “Khóa” tương ứng với tài khoản

​✍Bước 3: Click “Yes” để xác nhận việc tạm ngừng hoạt động của người dùng

​✍Bước 4: Chuyển hồ sơ dữ liệu cho người dùng.

Trước khi tạm ngừng hoạt động của người dùng, bạn chọn user để chuyển giao dữ liệu của nhân viên bị xóa (giao lại dữ liệu cho người dùng khác phụ trách)

​✍Bước 5: Click “Lưu” để hoàn tất (không check vào Xóa người dùng vĩnh viễn)

Lưu ý:

– Bạn có thể tạm ngưng tài khoản người dùng để chấm dứt quyền truy cập của họ vào CRM.

– Người dùng bị tạm ngừng được chuyển tới danh sách “Người dùng ngừng hoạt động”, nếu không bị xóa vĩnh viễn. Người dùng có thể được kích hoạt lại sau, nếu cần thiết.

– Khi người dùng bị tạm ngưng:

  • Người dùng sẽ được đánh dấu là bị tạm ngưng.

  • Người dùng bị tạm ngưng không thể Đăng nhập.

  • Không có bản ghi mới nào được gán cho người dùng.

  • Thanh toán sẽ ngừng cho người dùng cụ thể đó.

b. Kích hoạt lại tài khoản

 

Kích hoạt tài khoản được áp dụng cho trường hợp nhân viên chuyển trạng thái từ nghỉ việc sang đang làm việc, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây để kích hoạt tài khoản cho nhân viên:

​✍Bước 1: Truy cập vào màn hình “Quản lý người dùng”

​✍Bước 2: Tại tab danh sách “Người dùng ngừng hoạt động”, tìm kiếm User cần kích hoạt lại và click icon 3 chấm ở tài khoản tương ứng.

 

​✍Bước 3: Chọn “Kích hoạt lại”

​✍Bước 4: Click “Yes” để xác nhận việc khôi phục người dùng

Sau khi xác nhận xong, hệ thống sẽ tiến hành khôi phục, gửi thông báo thành công và chuyển tài khoản người dùng vừa được khôi phục qua tab “Người dùng đang hoạt động”

Lúc này bạn có thể tìm kiếm, thay đổi mật khẩu, tên đăng nhập (nếu cần) rồi sau đó gửi cho người dùng đăng nhập vào phần mềm sử dụng bình thường.

c. Xóa vĩnh viễn tài khoản

Trường hợp nhân viên đã nghỉ việc, bạn có thể xóa tài khoản nhân viên đó để đảm bảo nhân viên đã nghỉ việc không thể đăng nhập vào phần mềm và tránh tình trạng dữ liệu bị rò rỉ.

Để xóa tài khoản nhân viên, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Cách 1: Đối với những User trong tab “Người dùng đang hoạt động”

Thao tác tương tự như tạm ngưng hoạt động tài khoản.

​✍Bước 1: Truy cập vào màn hình “Quản lý người dùng”

​✍Bước 2: Tìm kiếm User cần xóa và Click icon tương ứng với tài khoản

​✍Bước 3: Chọn “Xóa”

​✍Bước 4: Click “Yes” để xác nhận việc xóa tài khoản của người dùng

​✍Bước 5: Chuyển hồ sơ dữ liệu cho người dùng.

Tại màn hình Chuyển giao dữ liệu cho người khác, bạn tick vào “Xóa người dùng vĩnh viễn”

Sau khi xóa, hệ thống gửi thông báo thành công.

Cách 2: Đối với những User trong tab “Người dùng ngừng hoạt động”

​✍Bước 1: Truy cập vào module “Quản lý người dùng”

​✍Bước 2: Tại tab danh sách “Người dùng ngừng hoạt động”, tìm kiếm User cần xóa vĩnh viễn và click chọn icon “Thùng rác” ở tài khoản tương ứng.

​✍Bước 3: Click “Yes” để xác nhận việc xóa tài khoản vĩnh viễn

​✍Bước 5: Chuyển giao lại dữ liệu cho người khác phụ trách

Chọn User nhận dữ liệu sau đó chọn “Lưu” để hoàn tất.

Sau khi chuyển giao dữ liệu, hệ thống sẽ xóa tài khoản người dùng này vĩnh viễn.