1. Tạo hoạt động trực tiếp trên phần mềm CRM

Bạn có thể chăm sóc Lead thông qua việc tạo các hoạt động chăm sóc trên phần mềm CRM, dựa vào những hoạt động đó bạn có thể lên lịch chăm sóc khách hàng.

Mục đích tạo các hoạt động này giúp bạn tạo ghi chú, lịch hẹn và nhắc nhở cuộc họp với Lead để bạn không phải bỏ lỡ những lần chăm sóc quan trọng.

Bước 1: Vào màn hình thông tin chi tiết của Lead bạn đang chăm sóc, click vào tab “Hoạt động”

​✍Bước 2: Click vào nút “Thêm cuộc gọi/cuộc họp/công việc”, tùy vào hoạt động mà bạn chăm sóc

​✍Bước 3: Màn hình tạo hoạt động chăm sóc hiện lên, tiến hành nhập các thông tin cho hoạt động, sau đó click “Lưu”

Lưu ý: Nếu muốn hệ thống nhắc nhở khi hoạt động sắp diễn ra, bạn có thể set thời gian nhắc nhở trước tại trường Nhắc lịch qua email

Ngoài ra, phần mềm Cloudpro CRM còn nhắc nhở hoạt động sắp diễn ra qua tính năng Thông báo (Notifications), bạn có thể tham khảo bài viết tại đây.

2. Tạo cuộc gọi qua tổng đài IP

‌Sau khi bạn thực hiện cuộc gọi với khách hàng thông qua tổng đài IP (Call Center), bạn tiến hành nhập các thông tin liên quan đến cuộc gọi, hệ thống sẽ lưu lại thông tin cuộc gọi này trong màn hình chi tiết khách hàng liên quan.

Như vậy, sau này nếu khách hàng được giao lại cho nhân viên khác chăm sóc, nhân viên đó vẫn có thể nắm bắt được sở thích, thói quen của khách hàng mà tiếp tục kế hoạch chăm sóc cho phù hợp.

Lưu ý:

Để thực hiện các hoạt động cuộc gọi với khách hàng, trước tiên bạn cần kiểm tra lại các thông tin sau đây để đảm bảo trong quá trình sử dụng phần mềm:

  • Kiểm tra cấu hình tích hợp tổng đài IP vào phần mềm: bạn vui lòng liên hệ với bộ phận kĩ thuật để kiểm tra các thông tin cấu hình.

  • Kiểm tra số máy nhánh cá nhân: vào màn hình thông tin cá nhân để kiểm tra, chi tiết bạn vui lòng tham khảo bài viết tại đây.

  • Kiểm tra thông tin cấu hình trên softphone: bạn vui lòng liên hệ bộ phận kĩ thuật để lấy thông tin cấu hình và tham khảo cách hướng dẫn cấu hình vào softphone tại đây.

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra và đảm bảo các thông tin đã đầy đủ, bạn có thể thực hiện cuộc gọi theo các bước hướng dẫn dưới đây:

a. Cuộc gọi đi

Bước 1: Click vào nút gọi ngay cạnh số điện thoại của Lead

– Tại màn hình Danh sách

– Tại màn hình chi tiết

​✍Bước 2: Vào phần mềm softphone – Zoiper, click và nút gọi màu xanh để xác nhận bắt đầu thực hiện cuộc gọi

​✍Bước 3: Nếu Lead nghe máy, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận thông tin lên, bạn có thể nhập các thông tin trong quá trình trao đổi với Lead tại màn hình này

​✍Bước 4: Nhập các thông tin liên quan để ghi nhận lại nội dung cuộc gọi , sau khi kết thúc cuộc gọi bạn chọn “Lưu” để ghi nhận lại hoạt động này.

Lưu ý:

Trong phần ghi lại nội dung cuộc gọi, có 2 trường thông tin cần lưu ý:

Mục đích: Khi chọn mục đích cuộc gọi, hệ thống sẽ tự động điền mục đích này vào Tiêu đề, bạn cũng có thể sửa lại tiêu đề theo ý muốn.

– Kết quả cuộc gọi:

+ Nếu lựa chọn kết quả “Hẹn gọi lại” thì hệ thống sẽ tự động lên lịch cho cuộc gọi tiếp theo:

+ Nếu chọn kết quả “Khách hàng quan tâm”, hệ thống sẽ hiển thị thông tin khách hàng ra, cho phép bạn có thể cập nhật thông tin khách hàng, sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng quan tâm:

b. Cuộc gọi đến

– Nhận cuộc gọi từ khách hàng cũ

Khách hàng cũ là những khách hàng đã được lưu các thông tin liên lạc vào hệ thống Cloudpro CRM. Khi những khách hàng này gọi đến, màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi sẽ hiển thị cùng với thông tin liên quan đến khách hàng này, khi bạn nhập nội dung cuộc gọi này và lưu lại thì sẽ được lưu vào hồ sơ thông tin khách hàng tương ứng.

Bước 1: Khi khách hàng gọi đến tổng đài, màn hình thông báo cuộc gọi đến hiện lên

​✍Bước 2: Vào phần mềm Zoiper, click vào nút Gọi màu xanh để nhấc máy tiếp nhận cuộc gọi

​✍Bước 3: Sau khi nhấc máy tiếp nhận cuộc gọi, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi cùng với thông tin khách hàng

​✍Bước 4: Tiến hành nhập các thông tin liên quan để ghi nhận lại nội dung cuộc gọi, sau đó click “Lưu”

– Nhận cuộc gọi từ khách hàng mới

Khi có số điện thoại lạ gọi đến, nếu bạn nhấc máy thì hệ thống sẽ hiển thị form tạo nhanh để có thể tạo các thông tin liên hệ với khách hàng mới.

Sau khi đã nhập thông tin khách hàng vào form và nhấn Lưu, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi với thông tin khách hàng vừa nhập.

​✍Bước 1: Khách hàng mới gọi đến tổng đài, màn hình thông báo cuộc gọi đến hiện lên

​✍Bước 2: Vào phần mềm Zoiper, click vào nút Gọi màu xanh để nhấc máy tiếp nhận cuộc gọi

​✍Bước 3: Sau khi nhấc máy, phần mềm Cloudpro CRM sẽ hiển thị form điền thông tin khách hàng mới, bạn điền các thông tin mà khách hàng đã cung cấp vào form này, sau đó click “Lưu” để lưu lại thông tin khách hàng

​✍Bước 4: Sau khi đã nhập thông tin khách hàng vào form, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi với thông tin khách hàng vừa nhập

​✍Bước 5: Tiến hành nhập các thông tin liên quan để ghi nhận lại cuộc gọi, sau đó click “Lưu”

Lưu ý: Đối với khách hàng cũ đã từng liên hệ nhưng dùng số điện thoại khác để gọi đến, bạn có thể tra cứu thông tin khách hàng cũ này ở Tab “Tìm kiếm”

​✍Bước 1: Nhập 1 vài thông tin liên quan đến khách hàng, sau đó click “Tìm kiếm”

​✍Bước 2: Khi tìm được thông tin phù hợp, click “Chọn” thì hệ thống sẽ hiển thị nội dung cuộc gọi với thông tin khách hàng đã chọn, tiến hành nhập các thông tin ghi nhận về cuộc gọi và lưu lại như đã hướng dẫn

3. Tạo hoạt động qua Hana Chatbot

Khi phần mềm có tích hợp Hana chatbot, việc tạo hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng trên màn hình Cloudpro CRM tại Hana tương tự như chăm sóc khách hàng trực tiếp trên phần mềm Cloudpro CRM.

Lưu ý:

Để tạo hoạt động chăm sóc ngay tại màn hình Hana chatbot, trước tiên bạn cần đảm bảo các điều kiện sau đây để vào màn hình Hana chatbot:

– Hoàn tất các cấu hình tích hợp Hana: bạn vui lòng liên hệ với bộ phận kĩ thuật để được hỗ trợ.

– Tài khoản facebook của bạn đã được cấp quyền biên tập viên cho fanpage của công ty: bạn vui lòng liên hệ quản trị viên fanpage để được cấp quyền.

Sau khi đã thỏa 2 điều kiện trên, bạn có thể chăm sóc khách hàng qua Hana chatbot và tạo hoạt động chăm sóc ngay trên màn hình này:

​✍Bước 1: Click vào biểu tượng OnlineCRM, chọn tab “Hoạt động

​✍Bước 2: Click “Chọn hoạt động”, sau đó chọn loại hoạt động muốn tạo, ví dụ chọn loại hoạt động là Cuộc hẹn

​✍Bước 3: Nhập các thông tin cho hoạt động, sau đó click “Lưu”

Như vậy, các hoạt động bạn tạo ra sẽ được ghi nhận vào danh sách lịch sử hoạt động chăm sóc, các hoạt động này cũng sẽ đồng bộ về phần mềm Cloudpro CRM: