Lead là gì?

Lead là người đại diện cho công ty (B2B) hoặc là một cá nhân (B2C) có nhu cầu quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Bạn có thể thu thập thông tin của Lead từ các sự kiện tiếp thị như hội nghị, quảng cáo, triển lãm thương mại, hoặc trang web của bạn.

Thêm mới Lead được cho là bước đầu tiên của quy trình bán hàng trong CRM. Bạn có thể tạo Lead bằng nhiều cách khác nhau, trong bài viết này sẽ hướng dẫn 4 cách chính tạo Lead:

  • Tạo thủ công

  • Tạo nhanh

  • Tạo từ việc chuyển đổi Target

  • Import hàng loạt.

1. Tạo thủ công

Ví dụ thực tế: Khách hàng có nhu cầu mua hàng, lên website của bạn để lại thông tin cần tư vấn, có được thông tin của khách hàng, bây giờ bạn cần nhập thông tin của khách hàng đó vào CRM.

​👉 Lúc này thông tin Hường được coi là Lead. Để thêm mới Lead trong CRM bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập vào module “Lead

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của Lead, Click chọn “Thêm Lead”

​✍Bước 3: Tại màn hình tạo mới nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đó click “Lưu”

Thông tin Lead

Ghi chú:

1.Họ, tên của Lead

2. Di động: số điện thoại di động của Lead

3. Điện thoại bàn: số điện thoại bàn để liên hệ.

4. Nguồn: Nguồn thông tin Lead này đến từ đâu (ví dụ trong bài đến từ website)

5. Chiến dịch: Thông qua Chiến dịch Marketing nào để khách hàng biết đến sản phẩm/dịch vụ của công ty? Ví dụ như chạy Google Ads, Facebook Ad, Hội thảo, triển lãm,…

6. Email: Địa chỉ Email của Lead

7. Email khác: Ngoài thông tin Email chính (đã nhập ở mục 6), bạn có nhập thêm 1 địa chỉ email khác của khách hàng (nếu có).

8. Từ chối nhận mail:

– Tick vào: Khách hàng sẽ không nhận được mail từ hệ thống phần mềm CRM như nhắc nhở cuộc hẹn, báo giá, hợp đồng,…

– Không tick: Khách hàng sẽ nhận được mail từ hệ thống phần mềm CRM

Thông tin Công ty

(Nếu là khách hàng cá nhân, khách lẻ thì vui lòng bỏ qua)

Ghi chú:

1.Công ty: Nhập thông tin công ty của Lead

2. Doanh thu hằng năm: Doanh thu hàng năm của khách hàng Lead, bạn nhập vào đây để đánh giá được khả năng chi trả hoặc tiềm năng kinh tế của khách hàng.

3. Số nhân viên: Số nhân viên công ty của Lead, thông qua giá trị này bạn có thể đánh giá được quy mô công ty và nhu cầu sử dụng của khách hàng.

4. Ngành nghề: ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của Lead (Lựa chọn các giá trị trong dropdown)

5. Webiste: Địa chỉ website công ty của Lead

6. Giới thiệu công ty : Giới thiệu về công ty của Lead

Thông tin địa chỉ: Nhập thông tin địa chỉ liên lạc của Lead

Thông tin Quản lý

Ghi chú:

1.Giao cho: Hiện tại hệ thống mặc định ai tạo thì sẽ giao cho user đó phụ trách, trong trường hợp Lead này bạn không phụ trách, bạn có thể nhập và chọn giao cho người khác phụ trách.

2. Đánh giá: Dự vào những thông tin ban đầu như trên, bạn có thể đánh giá sơ bộ khách hàng này như: có cơ hội bán hàng hay không?

3. Mô tả đánh giá: Mô tả chi tiết đánh giá.

​✍Bước 4: Màn hình chi tiết của thông tin Lead vừa nhập

2. Tạo nhanh

Ngoài cách tạo thủ công, bạn có thể tiết kiệm thời gian khi tạo nhanh ngay trên thanh header ở bất cứ màn hình nào mà không cần truy cập vào module “Lead”.

Để tạo nhanh “Lead”, bạn thực hiện thao tác như sau:

​✍Bước 1: Trên thanh header click vào icon chọn Lead

​✍Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết tại màn hình tạo nhanh Lead, sau đó click “Lưu” để hoàn tất

​✍Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo đã tạo nhanh thành công 1 Lead

Kiểm tra tại màn hình danh sách Lead, đã hiển thị Lead “Dũng” vừa thêm mới.

3. Tạo từ chuyển đổi Khách hàng thô

Khách hàng thô hay còn gọi là khách hàng mục tiêu, tiếng Anh là Target Customer là thuật ngữ dùng để diễn tả những khách hàng chưa được phân loại, đánh giá, sàng lọc.

Ví dụ bạn đi mua tệp danh sách khách hàng từ bệnh viện, bảo hiểm, sau đó bạn về phân loại, sàng lọc những khách hàng k phù hợp. Những khách hàng sau khi đc sàng lọc thì được gọi là Lead hay nói cách khác Lead là những tệp khách hàng nhỏ của Khách hàng thô.

Bạn có thể dựa vào một số tiêu chí dưới đây để đánh giá chuyển đổi Khách hàng thô sang Lead:

  • Quy mô công ty: Quy mô công ty lớn hay nhỏ?

  • Vị trí địa lý có thuận lợi hay không?

  • Ngành nghề hoạt động?

  • Nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ bên bạn?

  • Doanh thu hằng năm có cao không?

  • ………..

Ví dụ thực tế: Sau khi công ty bạn mua 1 tệp khách hàng từ đối tác, giao cho bạn phân loại, lúc này bạn nhận thấy khách hàng Thô “Nguyễn Thị Xuân Lan” này có tiềm năng, vị trí địa lý thuận lợi, quy mô công ty lớn, Khách hàng Thô này là giám đốc tính quyết định cao, vì vậy bạn quyết định chuyển qua khách hàng Đầu mối để sale tiếp tục chăm sóc. Để thực hiện chuyển đổi, bạn thao tác như sau:

Quy trình chuyển đổi Khách hàng thô sang Lead

​✍Bước 1: Tìm kiếm và chọn Khách hàng thô cần chuyển đổi

Bạn chọn module “Khách hàng thô”, tại màn hình danh sách Khách hàng thô , bạn tìm kiếm và chọn “Khách hàng thô” cần chuyển đổi.

​✍Bước 2: Chuyển đổi khách hàng

Tại màn hình profile của Khách hàng thô “Nguyễn Thị Xuân Lan” , click chọn “Chuyển đổi Khách hàng thô

​✍Bước 3: Xác nhận chuyển đổi

Sau khi chọn chuyển đổi, màn hình hiện lên popup xác nhận chuyển đổi. Bạn chọn “Xác nhận” nếu chắc chắn thực hiện chuyển đổi.

Hệ thống phần mềm CRM thông báo chuyển đổi thành công

Sau khi chuyển đổi thành công, thông tin Khách hàng thô“Nguyễn Thị Xuân Lan” tự động được sao chép qua module “Lead”. Từ đây bạn có thể tiếp tục các hoạt động chăm sóc phù hợp.

4. Import danh sách Lead

Bạn có 1 danh sách khách quản lý trên excel và giờ muốn chuyển lên CRM để quản lý phần mềm hỗ trợ thực hiện bằng việc Import.

Chức năng Import giúp bạn nhập dữ liệu hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian khi cần nhập một lượng lớn dữ liệu lên CRM.

Lưu ý:

  • Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà Cloudpro CRM đã cung cấp.

  • Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.

  • Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.

  • Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có

  • Sau khi Import xong phải nhấn “Kết thúc” thì User khác mới tiếp tục import được.

Bạn thực hiện các bước sau để import dữ liệu vào hệ thống CRM:

Quy trình import Lead vào hệ thống CRM

​✍Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn “Nhập dữ liệu”

​✍Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo

​✍Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin

Ghi chú:

1.Lựa chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng

– Bỏ qua (Skip): Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu bị trùng vào CRM.

– Ghi đè (Overwrite): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM (Ví dụ: Trên CRM trường email đang là [email protected], trên excel trường email là [email protected] thì kết quả sau khi import trường email trên CRM sẽ được cập nhật là [email protected]).

– Gộp trùng (Merge): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống cho phép gộp dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM thành một.

+ Nếu trường thông tin trên CRM bị trống và excel có thông tin thì thông tin đó sẽ được cập nhật bổ sung (Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM).

+ Nếu dữ liệu trên CRM và file Excel khác nhau thì hệ thống tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel vào CRM.

2. Tiêu chí bắt trùng. (Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo tùy chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên cạnh và và di chuyển sang)

3. Nếu bạn chọn nút “Tiếp” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ được áp dụng, nếu bạn chọn nút “Bỏ qua bước này” (Skip this step) thì cấu hình bắt trùng thông tin mục 1 và 2 đã thiết lập sẽ KHÔNG được áp dụng, như vậy dữ liệu bạn import vào có thể sẽ bị trùng lặp với dữ liệu trong CRM.

Ngoài ra, sau khi chọn nút “Bỏ qua bước này” và import xong, màn hình sẽ hiển thị thêm nút “Undo dữ liệu”, mục đích là xóa đi các dữ liệu bạn vừa import đi nếu bạn nghi ngờ dữ liệu vừa import có trùng lặp với dữ liệu trên CRM.

Sau khi nhấn “Undo dữ liệu”, các dữ liệu đã đc import vào sẽ bị xóa, bạn chọn “Đã xong” để hoàn tất.

​✍Bước 5: Mapping các trường dữ liệu

– Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel được map với trường thông tin nào trên CRM

Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự map sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác

– Bạn có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các trường được ánh xạ với điều kiện nếu các giá trị đó rỗng trong file import:

– Để tiết kiệm thời gian không phải thực hiện mapping lại cho những lần import sau thì bạn nên lưu lại mẫu mapping cho chính xác. Bạn thực hiện như hình dưới:

  • Tick vào “Lưu để dùng lại”

  • Nhập tên mẫu để dễ nhớ

– Cuối cùng là bạn chọn “Import” để tiến hành import

​✍Bước 6: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu vào hệ thống

Ghi chú:

1.Số record import thành công, đây là số record có trong file excel.

2. Số record đã được import vào CRM. Đây là những record đã thỏa mãn các điều kiện cấu hình ở các bước trên.

3. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Ghi đè”, thì đây là số record dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên record đã có trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

4. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Bỏ qua”, thì đây là số record dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

5. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Gộp trùng”, thì đây là số record đã được gộp các field thông tin giữa file excel và trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

​✍Bước 7: Tại màn hình kết quả import, bạn chọn “Chi tiết” để xem thông tin danh sách Lead.

Cuối cùng chọn “Kết thúc” nếu không import nữa