Các hoạt động chăm sóc Người liên hệ gồm: Gọi điện, Email, SMS, Gặp trực tiếp, Chat (Zalo, Skype, Viber, Facebook…)

Các hoạt động chăm sóc Người liên hệ gồm: Gọi điện, Email, SMS, Gặp trực tiếp, Chat (Zalo, Skype, Viber, Facebook…). Các hoạt động chăm sóc này bạn nên lưu trữ lại trên Cloudpro CRM với mục đích theo dõi lại được lịch sử chăm sóc khách hàng này và quan trọng nhất nó giúp bạn không bị quên những gì đã trao đổi với khách hàng. Để ghi nhận lại hoạt động chăm sóc khách hàng trên hệ thống CRM, bạn thực hiện các tác vụ dưới đây:

1.Chăm sóc trên phần mềm CRM
Quy trình ghi nhận các hoạt động với người liên hệ

Bước 1: Truy cập vào module “Người liên hệ”, tại màn hình danh sách Người liên hệ, bạn tìm kiếm và chọn “Người liên hệ” cần tạo hoạt động

​✍Bước 2: Tại màn hình profile của “Người liên hệ”, di chuyển đến tab “Hoạt động”, bạn thực hiện ghi nhận các cuộc gọi/cuộc hẹn/công việc với Người liên hệ này.

​✍Bước 3: Nhập thông tin cuộc gọi/cuộc hẹn/công việc

Ví dụ: Bạn cần lên kế hoạch 1 cuộc gọi với chị Phương vào 15h chiều ngày 21/09/2021 để check nhu cầu sử dụng dịch vụ của chị Phương, bạn làm như sau:

  • Tại tab hoạt động, bạn chọn “Thêm cuộc gọi

  • Khi bạn nhấp chọn “Thêm cuộc gọi”, màn hình sẽ hiện lên Popup xác nhận địa chỉ, bạn có thể chọn Yes (để đồng ý) /No (từ chối).

Màn hình tạo cuộc gọi
Màn hình tạo cuộc gọi

Ghi chú:

  1. Thời gian cuộc gọi/cuộc hen công việc diễn ra

  2. Giao cho: Người phụ trách cuộc gọi/cuộc hẹn/công việc này

  3. Tình trạng hoạt động: Tình trạng của cuộc gọi/cuộc hẹn, công việc này:
    – Lên kế hoạch: Chưa thực hiện
    – Đã kết thúc: Đã được thực hiện
    – Hủy: Đã hủy, không thực hiện nữa

  4. Gởi thông báo khi có thay đổi: khi tick vào field này, hệ thống sẽ gửi email cho các đối tượng sau:
    – Người phụ trách (bạn): Gửi email Phân công hoạt động đến cho bạn khi có một hoạt động giao cho bạn phụ trách.
    – Người phụ trách (bạn): Khi người khác vào sửa các thông tin (Thời gian diễn ra, Địa điểm, Tình trạng, Mô tả) hoạt động mà bạn đang phụ trách, hệ thống sẽ gửi email thông báo Cập nhật đến cho bạn.
    – Người được mời: Trong trường hợp hoạt động có thay đổi một số thông tin (Thời gian diễn ra, Địa điểm, Tình trạng, Mô tả) và người được mời chưa chấp nhận lời mời tham gia hoạt động, hệ thống sẽ gửi lại email Lời mời đến người được mời lần nữa.
    – Người được mời: Trong trường hợp hoạt động có thay đổi một số thông tin (Thời gian diễn ra, Địa điểm, Tình trạng, Mô tả) và người được mời đã chấp nhận lời mời tham gia hoạt động, hệ thống sẽ gửi email thông báo hoạt động đã cập nhật.

  5. Hoạt động: hệ thống tự điền khi bạn chọn loại hoạt động Cuộc gọi/Cuộc hẹn/công việc

  6. Chế độ chia sẻ: đây là chức năng quyết định hoạt động của bạn sẽ hiển thị trên lịch của người khác ở trạng thái công khai hay riêng tư

  7. Hướng cuộc gọi: click chọn 1 giá trị
    – Cuộc gọi đi (bạn gọi cho khách hàng)
    – Cuộc gọi đến (khách hàng gọi cho bạn)

  8. Nhắc lịch qua Email: tick vào field này và set thời gian nhắc nhở, khi sắp đến giờ hoạt động diễn ra, bạn và những người được mời sẽ nhận được email Reminder

  9. Người liên hệ được mời: chức năng này sẽ lưu lại những người liên hệ (khách hàng) sẽ tham gia vào cuộc họp của bạn, đồng thời khi nhập những khách hàng này vào, hệ thống sẽ tự động gửi email Lời mời tham gia cuộc họp đến những khách hàng đó

  10. Người dùng được mời: trường hợp một cuộc họp cần có nhiều người phụ trách nhưng field Giao cho chỉ cho nhập 1 người, thì field Người dùng được mời này sẽ cho nhập những người phụ trách (phụ) còn lại. Khi nhập User vào field này, hệ thống sẽ tự động gửi email Lời mời đến cho User

  11. Hiển thị toàn bộ thông tin: Click chọn vào đây để hiển thị bản đầy đủ của tạo hoạt động cuộc gọi/cuộc hẹn/công việc

  12. Tạo lịch làm việc định kì: Để tạo những hoạt động diễn ra thường xuyên, lặp đi lặp lại bạn tick chọn vào đây (trong màn hình hiển thị đầy đủ thông tin)

Màn hình tạo cuộc gọi (hiển thị đầy đủ)

​✍Bước 4: Sau khi nhập đầy đủ thông tin cuộc gọi/cuộc hẹn/công việc, bạn chọn “Lưu” để hoàn tất.

Sau khi lưu thành công, cuộc gọi đã được lên lịch và hiển thị trong mục “Hoạt động” của profile Người liên hệ.

2. Chăm sóc bằng tổng đài IP

Để thực hiện các hoạt động cuộc gọi với khách hàng, trước tiên bạn cần kiểm tra lại các thông tin sau đây để đảm bảo trong quá trình sử dụng phần mềm:

– Kiểm tra cấu hình tích hợp tổng đài IP vào phần mềm: bạn vui lòng liên hệ với bộ phận kĩ thuật để kiểm tra các thông tin cấu hình.

– Kiểm tra số máy nhánh cá nhân: vào màn hình thông tin cá nhân để kiểm tra, chi tiết bạn vui lòng tham khảo bài viết tại đây.

– Kiểm tra thông tin cấu hình trên softphone: bạn vui lòng liên hệ bộ phận kĩ thuật để lấy thông tin cấu hình và tham khảo cách hướng dẫn cấu hình vào softphone tại đây.

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra và đảm bảo các thông tin đã đầy đủ, bạn có thể thực hiện cuộc gọi theo các bước hướng dẫn tham khảo chi tiết tại Chăm sóc bằng tổng đài IP của Lead

3. Tạo hoạt động qua Hana Chatbot

Khi phần mềm có tích hợp Hana chatbot, việc tạo hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng trên màn hình Cloudpro CRM tại Hana tương tự như chăm sóc khách hàng trực tiếp trên phần mềm Cloudpro CRM.

Để tạo hoạt động chăm sóc ngay tại màn hình Hana chatbot, trước tiên bạn cần đảm bảo các điều kiện sau đây để vào màn hình Hana chatbot:

– Hoàn tất các cấu hình tích hợp Hana: bạn vui lòng liên hệ với bộ phận kĩ thuật để được hỗ trợ.

– Tài khoản facebook của bạn đã được cấp quyền biên tập viên cho fanpage của công ty: bạn vui lòng liên hệ quản trị viên fanpage để được cấp quyền.

Tham khảo chi tiết tại Tạo hoạt động qua Hana Chatbot của Lead.