Giới thiệu các màn hình

Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các màn hình chính trên phần mềm Cloudpro CRM và các thao tác thực hiện tại đây.

Lưu ý: tùy vào từng vai trò đã được phân quyền, mà user có thể nhìn thấy những tính năng giống như trong bài viết.

1. Màn hình trang chủ

Trang chủ được xem như “bàn làm việc” của bạn phiên bản thu nhỏ trên phần mềm CRM, đây là nơi hiển thị tổng quan các dữ liệu liên quan đến tình hình hoạt động của công ty với các dashlet báo cáo số liệu thống kê về: khách hàng, đơn hàng, các hoạt động chăm sóc… Ngoài ra, còn có một số tính năng khác ngay tại màn hình này giúp bạn sử dụng phần mềm tiện lợi hơn.

Các tính năng trên màn hình trang chủ:

- Tạo tab

- Thêm dashlet

- Tạo trang chủ mẫu -

- Thiết lập trang chủ mẫu

Tham khảo chi tiết các tính năng trên màn hình trang chủ tại đây

2. Màn hình danh sách

Màn hình danh sách là nơi lưu trữ danh sách dữ liệu theo từng dòng cột… giúp bạn có cái nhìn đánh giá tổng quan.

a. Thanh menu chính

Khi bạn nhấp vào đây sẽ sổ xuống các menu module chính trong phần mềm CRM

b. Tạo mới dữ liệu

Tại đây mình có thể tạo mới dữ liệu theo 2 cách: Tạo thủ công và import danh sách Lead (file excel)

c. Bộ lọc danh sách

Tại đây bạn có thể tạo bộ lọc mới, tìm kiếm danh sách bộ lọc đã được tạo và xem danh sách chia sẻ của người khác (chia sẻ công khai)

d. Tag

Để gắn tag cho dữ liệu, bạn tham khảo hướng dẫn cụ thể tại đây

Chức năng gắn Tag giúp bạn có thể lưu danh sách Lead (có chung đặc điểm) của mình vào chung 1 Tag và xem danh sách Lead theo Tag đã gắn.

e. Tiện ích

- Chỉnh sửa hàng loat (Tham khảo chi tiết hướng dẫn tại đây)

Chức năng này nên áp dụng khi:

  • Bạn muốn chuyển danh sách khách hàng của nhân viên A sang nhân viên B phụ trách.

  • Cập nhật các thông tin giống nhau cho một danh sách khách hàng (ví dụ: Cập nhật tình trạng, nguồn, ngành nghề của nhiều Lead).

  • Xóa hàng loạt thông tin dữ liệu không cần thiết

  • Chọn để áp dụng 1 thao tác giống nhau (VD như gửi mail hàng loạt, gắn tag, theo dõi, xuất dữ liệu,bình luận…)

- Xóa dữ liệu (Tham khảo chi tiết hướng dẫn tại đây)

Chức năng này áp dụng khi:

  • Khách hàng không tiềm năng (đối thủ, không có nhu cầu,…).

  • Dữ liệu bị dư thừa, trùng lặp

  • Xóa dữ liệu hàng loạt

- Bình luận (Tham khảo chi tiết hướng dẫn tại đây)

Trong một số trường hợp khách hàng bạn đang chăm sóc có những lưu ý đặc biệt như: Khách hàng dễ tính, khách hàng có ngân sách, hoặc trước khi giao hồ sơ khách hàng mình đang phụ trách cho sales khác, bạn có thể để lại một bình luận để sales khác có thể đọc và chăm sóc, làm việc với khách hàng tốt hơn,…Bạn có thể ghi nhận những thông tin này bằng việc thực hiện bình luận trong hồ sơ khách hàng.

- Kanban view (Tham khảo chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây)

Kanban View là chế độ xem dữ liệu theo bảng với những thông tin hiển thị trực quan, được lọc và sắp xếp theo từng cột khác nhau giúp cho bạn tiếp nhận, xem, theo dõi và chăm sóc các thông tin đầu mối một cách dễ dàng.

- Xem nhanh tổng số dữ liệu ( )

Click vào dấu chấm hỏi để xem nhanh tổng số dữ liệu trong một module, ví dụ như trong bài là module Lead.

- Di chuyển giữa các trang dữ liệu

- Xem nhanh một dữ liệu ( )

- Đánh dấu dữ liệu quan trọng ( )

- Chỉnh sửa nhanh một dữ liệu ()

- Xem chi tiết một dữ liệu

- Xóa một dữ liệu

Lưu ý đối với tài khoản của quyền Admin, thì có thêm một tiện ích đó là sắp xếp các cột dữ liệu, bạn có thể kéo thêm các cột (nếu cần) hoặc bỏ những cột theo yêu cầu:

f. Chọn dữ liệu để thao tác

  1. Chọn từng dữ liệu

  2. Chọn tất cả dữ liệu của trang 1

  3. Đã chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (giống mục 2)

  4. Chọn tất cả dữ liệu trong module hoặc trong 1 kết quả tìm kiếm.

g. Các thao tác khác

- Xem thêm (khi không chọn dữ liệu): Bạn có thể thực hiện thao tác tìm dữ liệu bị trùng lặp hoặc thực hiện xuất tất cả các dữ liệu của Lead.

- Xem thêm (khi chọn dữ liệu)

  • Gửi Mail/SMS: Bạn có thể thực hiện gửi Mail/SMS cho khách hàng tại đây

  • Gửi tin nhắn Zalo (có phí và miễn phí)

  • Yêu cầu cung cấp thông tin liên hệ từ Zalo: Khi nhấn vào đây hệ thống tự động gửi tin nhắn zalo đến cho người dùng yêu cầu cung cấp thông tin liên hệ gồm: số điện thoại, địa chỉ. (tham khảo chi tiết tại đây)

  • Thêm vào Mautic Segment: Add dữ liệu sang contact của công cụ Mautic

  • Cập nhật Mautic Stage: Tự động cập nhật tình trạng của Contact bên công cụ Mautic

  • Giao lại cho: Thực hiện giao lại toàn bộ dữ liệu liên quan đến User A User B.

  • Theo dõi/Bỏ theo dõi: Theo dõi những dữ liệu quan trọng, giống như đánh dấu dữ liệu

  • Gắn tag: giúp bạn có thể lưu các danh sách Lead của mình vào chung 1 Tag, sau đó bạn có thể xem danh sách đó theo tag (tham khảo thêm tại đây)

- Tìm trùng: Tìm dữ liệu bị trùng lặp (tham khảo chi tiết tại đây)

- Gộp trùng: Gộp những dữ liệu bị trùng lặp lại (tham khảo chi tiết tại đây)

- Xuất dữ liệu: Xuất dữ liệu theo những Lead đã chọn.

3. Màn hình profile dữ liệu

Lưu ý: Bài viết đang hướng dẫn ví dụ trong module Lead, các module khác cũng tương tự.

Màn hình trong profile là nơi hiển thị các thông tin đầy đủ của dữ liệu (ví dụ như thông tin của 1 Lead) và thông tin liên quan đến dữ liệu bạn đang xem (ví dụ như cơ hội, hoạt động chăm sóc, đơn hàng, hóa đơn,...liên quan đến Lead) => Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tương tác, hoạt động, lịch sự chăm sóc từ đó bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch chăm sóc cho phù hợp với từng Lead.

a. Xem thông tin dữ liệu và các tab liên quan

Đây chính là phần trọng tâm của màn hình của 1 profile Lead, bao gồm các tab chính sau:

- Màn hình tổng quan: đây là nơi hiển thị các thông tin quan trọng nhất như: thông tin chính của một Lead, các hoạt động chăm sóc sắp tới, lịch sử gửi tin nhắn SMS và phần bình luận trao đổi nội bộ.

- Màn hình chi tiết: Thể hiện thông tin đầy đủ, chi tiết của một Lead theo từng mục như thông tin cơ bản, địa chỉ, công ty,...

- Nhật ký: đây là nơi ghi lại lịch sử cập nhật thông tin của Lead (ai là người sửa thông tin, sửa thông tin gì và sửa khi nào).

- Hoạt động: đây là nơi ghi nhận lại các hoạt động chăm sóc: gọi điện, gặp gỡ, công việc liên quan đến Lead, được hiển thị dưới dạng danh sách.

Ngoài các thông tin về Lead, bạn cũng có thể quản lý các thông tin khác liên quan đến Lead như: Email, Tài liệu, Sản phẩm (quan tâm), Dịch vụ (quan tâm)…

b. Thông tin tóm tắt dữ liệu và các chức năng hỗ trợ

c. Các thao tác chức năng khác

- Thêm mới dữ liệu: Tạo thủ công và import danh sách Lead (file excel)

- Sửa: Chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu

- Gởi mail: Bạn có thể thực hiện gửi Mail cho khách hàng tại đây

- Chuyển đổi Lead: Chuyển đổi từ Lead sang Công ty/Người liên hệ (chức năng này chỉ dành cho module Lead)

- Theo dõi: Đánh dấu để theo dõi các dữ liệu quan trọng.

- Thao tác khác: như xóa, nhân đôi, giao lại cho,...và các thao tác khác.

4. Màn hình tạo dữ liệu thủ công

Đây là màn hình thêm mới dữ liệu thủ công. Tại màn hình này bạn có thể thực hiện các thao tác như:

  • Nhập dữ liệu thủ công

  • Chọn các giá trị dữ liệu có sẵn

  • Tìm kiếm và chọn dữ liệu liên quan

  • Tạo mới dữ liệu liên quan khác tại đây

  • Nhập dữ liệu tìm địa chỉ

  • Tìm kiếm User phụ trách

5. Màn hình Tạo nhanh dữ liệu

Trong phần mềm CRM có hỗ trợ chức năng “Tạo nhanh” một dữ liệu. Thao tác này được thực hiện thông qua icon trên thanh header.

Khi thực hiện thao tác này, thì màn hình “Tạo nhanh” một dữ liệu sẽ hiển thị, bạn có thể nhập dữ liệu và chọn “Lưu” để hoàn tất.

Lưu ý: Đây là một màn hình hỗ trợ khách hàng tạo nhanh 1 dữ liệu nên phần thông tin sẽ ngắn gọn và cơ bản nhất.

Ngoài ra tại màn hình này, nếu bạn muốn hiện 1 bản đầy đủ tạo dữ liệu thì chọn “Hiển thị toàn bộ thông tin”

Sau khi chọn xong, hệ thống sẽ hiện ra màn hình tạo mới thủ công bình thường của một Lead.