Các thao tác khác

1. Thao tác hàng loạt (Mass update)

Chức năng này nên áp dụng khi:

- Bạn muốn chuyển danh sách khách hàng của nhân viên A sang nhân viên B phụ trách.

- Cập nhật các thông tin giống nhau cho một danh sách khách hàng (ví dụ: Cập nhật tình trạng, nguồn, ngành nghề của một vài Lead).

- Xóa hàng loạt thông tin dữ liệu không cần thiết

- Chọn để áp dụng 1 thao tác giống nhau (VD như gửi mail/sms hàng loạt, gắn tag, theo dõi, xuất dữ liệu,bình luận, add mautic, xuất dữ liệu…)

Lưu ý: Trước khi sử dụng chức năng sửa hàng loạt này, bạn cần cân nhắc đối với các field chứa thông tin quan trọng.

Bài hướng dẫn này thực hiện trên module “Lead”, những module khác bạn cũng áp dụng tương tự.

Để thực hiện chức năng này, bạn làm theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Vào module “Lead

Bước 2: Tại màn hình danh sách “Lead”, bạn tìm kiếm & tick chọn những dữ liệu cần thao tác hàng loạt

Ở đây có 3 cách để chọn dữ liệu bạn có thể tham khảo thêm tại đây

Bước 3: Chọn để cập nhật dữ liệu hàng loạt

Ví dụ thực tế: Bạn muốn cập nhật thêm thông tin chiến dịch cho tất cả những Lead đã chọn Bạn nhấn vào nút sửa , rồi sau đó cập nhật thông tin, cuối cùng là “Lưu” lại.

Sau khi lưu thì những Lead mà bạn đã chọn sẽ có thông tin chiến dịch giống nhau.

2. Theo dõi dữ liệu quan trọng

Để nhận được thông báo khi thông tin được cập nhật trên các dữ liệu quan trọng mà bạn không trực tiếp phụ trách, thì bạn nên đánh dấu quan trọng đối với các dữ liệu này.

Ví dụ thực tế: Trong tháng này, bạn có một số dữ liệu Lead tiềm năng rất quan trọng, được đánh giá là “Có cơ hội” cần theo dõi và chăm sóc tốt hơn. Để thực hiện đánh dấu theo dõi dữ liệu, bạn thao tác theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Vào màn hình danh sách Lead

Bước 2: Tìm kiếm dữ liệu cần đánh dấu theo dõi

Bước 3: Click vào icon sao của dòng dữ liệu Lead muốn đánh dấu theo dõi.

Bước 4: Kết quả sau khi đánh dấu dữ liệu.

Ngoài đánh dấu tại màn hình danh sách, bạn cũng có thể đánh dấu theo dõi ở màn hình chi tiết của một khách hàng.

Tips: bạn cũng có thể đánh dấu theo dõi nhiều dữ liệu cùng 1 lúc bằng cách:

3. Gán nhãn dữ liệu (gán Tags)

a. Gắn tag

Tag giống như danh mục, nơi nhóm tất cả các dữ liệu có chung đặc điểm lại với nhau.

Chức năng gán Tag giúp bạn có thể lưu các dữ liệu của mình vào chung 1 Tag, bạn có thể xem danh sách dữ liệu theo Tag đã gắn.

Ví dụ: bạn đang có 1 số Lead mới và những Lead này cực kì tiềm năng do đối tác giới thiệu, bạn muốn gắn tag cho những Lead này là “Tiềm năng cao” để dễ dàng theo dõi và chăm sóc, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Vào màn hình danh sách Lead, tìm kiếm & tick chọn Lead cần gắn Tag

Bước 2. Chọn “Xem thêm” => “Gán Tag”

Bước 4: Màn hình gán Tag hiện lên

  1. Danh sách Tag hiện tại

  2. Chọn các tag đã tồn tại: Nếu như trước đó đã tạo sẵn Tag, bạn có thể click chọn tại đây

  3. Gán tag mới: Nếu bạn kiểm tra Tag tồn tại không có, bạn có thể nhập tên Tag mới

  4. Tags chia sẻ: Nếu bạn muốn chia sẻ Tag cho mọi người thì tick vào đây

Trong trường hợp ví dụ ở trên, kiểm tra chưa có tag “có cơ hội”, bạn nhập vào ô tag mới, sau đó chọn “Lưu”.

Bạn chọn F5 để cập nhật dữ liệu, tại màn hình danh sách đã lưu lại tag “có cơ hội”, và khi bạn chọn vào đây sẽ hiện đầy đủ danh sách Lead mà bạn đã gắn tag.

Ngoài ra, bạn cũng có thể gắn nhãn ở tại màn hình chi tiết của một dữ liệu (ví dụ như màn hình profile của một Lead)

b. Xóa tag

Để xóa những tag không còn tồn tại, không sử dụng, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Click chọn biểu tượng ở góc phải phía trên màn hình, sau đó click chọn “Tùy chọn cá nhân”

Bước 2: Tại màn hình thông tin cá nhân, chọn“Tag”

Bước 3: Tại màn hình quản lý “Tag”, bạn có thể chỉnh sửa cập nhật tag hoặc xóa tag.

Ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện gắn tag ngay tại đây

4. Tìm và gộp dữ liệu bị trùng

Chức năng này giúp bạn phát hiện các khách hàng bị trùng lặp thông tin như email, số điện thoại... và thực hiện gộp dữ liệu để đảm bảo rằng thông tin khách hàng được lưu trữ chuẩn hóa và duy nhất trên CRM.

Ví dụ: Bạn đang nhận thấy ở module Lead có một số dòng dữ liệu bị trùng nhiều thông tin, bạn tiến hành tìm và gộp trùng dữ liệu thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Vào màn hình danh sách “Lead”

Bước 2: Click vào “Xem thêm”, chọn “Tìm trùng”

Bước 3: Nhập các field thông tin để thực hiện tìm trùng theo các field này, sau đó nhấn “Tìm trùng”

Bước 4: Kết quả danh sách dữ liệu bị trùng hiện lên, bạn tick vào các dữ liệu muốn gộp sau đó chọn “Merge”

Lưu ý: Bạn chỉ được gộp tối đa 3 record.

Tại đây bạn cũng có tick để xóa những dữ liệu bị trùng lặp (nếu k muốn gộp)

Bước 5: Màn hình gộp trùng hiện lên, bạn tick chọn các thông tin muốn giữ lại, sau đó click “Gộp dữ liệu”

Sau khi gộp, các dữ liệu bị trùng sẽ được gộp lại thành 1 dữ liệu và không tìm thấy bản trùng nào nữa.

5. Nhân đôi dữ liệu

Nhân đôi dữ liệu là tạo 1 bản sao hoàn chỉnh của 1 dữ liệu khác.

Khi nào bạn cần nhân đôi dữ liệu trên phần mềm CRM?

- Khi bạn muốn tạo nhanh 1 dữ liệu, không muốn trải qua nhiều thao tác thủ công, chỉ cần nhấn thao tác “Nhân đôi” rồi chỉnh sửa một số thông tin.

- Khi Bạn cần tạo nhiều dữ liệu có thông tin giống nhau, Ví dụ như nhiều Người liên hệ trong 1 công ty.

Lưu ý: Bài hướng dẫn thực hiện trên module “Lead”, các module khác bạn thao tác tương tự

Để thao tác “Nhân đôi” dữ liệu, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

Bước 2: Tại màn hình danh sách “Lead”, bạn tìm kiếm và chọn “Lead” cần nhân đôi dữ liệu

Bước 3: Tại màn hình profile Lead, bạn di chuyển chuột tới mục “Thao tác” chọn “Nhân đôi”

Bước 4: Nhân đôi dữ liệu

Sau khi bạn chọn “Nhân đôi”, hệ thống tự động tạo ra 1 bản ghi sao chép dữ liệu cũ, bạn có thể tùy chọn chỉnh sửa hoặc giữ nguyên các thông tin sao cho phù hợp rồi chọn “Lưu” để hoàn tất.

Sau khi lưu, hệ thống sẽ tạo 1 thông tin dữ liệu mới

5. Giao dữ liệu cho nhân viên

Bạn là một người quản lý, bạn cần giao công việc cho nhân viên của mình.

Trong bài này sẽ hướng dẫn chi tiết cách giao việc cho 2 trường hợp thường dùng nhất:

a. Bàn giao dữ liệu sau khi nhân viên nghỉ

Nhân viên A nghỉ việc, bạn muốn giao lại danh sách khách hàng của nhân viên A sang nhân viên B phụ trách, trong đó bao gồm tất cả những thông tin liên quan đến khách hàng như hoạt động (cuộc gọi/cuộc hẹn, công việc), báo giá, hợp đồng, bình luận,…

Lưu ý: Bài hướng dẫn này được thực hành trên module Người liên hệ, những module khác bạn thực hiện tương tự.

Bước 1: Tại màn hình danh sách Người liên hệ, bạn tìm kiếm danh sách khách hàng nhân viên A (ví dụ như Salesman 1) đang phụ trách:

Bước 2: Chọn tất cả danh sách khách hàng, sau đó di chuyển tới mục “Xem thêm” chọn “Giao lại cho”

Bước 3: Thực hiện giao cho

  1. Chọn module liên quan tới danh sách khách hàng này. Bạn cần bàn giao những module nào thì chọn module đó.

  2. Chọn User giao cho dữ liệu của nhân viên A (ví dụ như giao cho user Bùi Thu Hường)

  3. Sau đó chọn “Lưu” để hoàn thành.

Sau khi chuyển thì toàn bộ thông tin Người liên hệ do nhân viên A phụ trách đã được chuyển sang cho nhân viên B. Không còn thấy thông tin khách hàng nào nữa.

b. Giao dữ liệu cho nhân viên

Bạn có một dữ liệu trên hệ thống CRM (hoạt động, công việc, báo giá, hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn,…) và bạn muốn giao cho nhân viên B phụ trách, bạn thực hiện như sau:

- Cách 1: Giao dữ liệu thông qua chức năng massupdate

  1. Tìm kiếm thông tin khách hàng cần giao cho (nhân viên B)

  2. Tick chọn khách hàng

  3. Chọn icons để cập nhật

  4. Tại trường Giao cho: chọn nhân viên phụ trách mới (nhân viên B)

  5. Chọn “Lưu” để hoàn thành.

Sau khi lưu, thông tin đã đc giao cho nhân viên B phụ trách

- Cách 2: Giao tại màn hình tạo mới dữ liệu (Ví dụ Lead)

Bạn có thể tạo 1 dữ liệu và thực hiện giao cho nhân viên B ngay tại màn hình tạo mới.

- Cách 3: Giao tại màn hình chi tiết của một dữ liệu (ví dụ Lead)

Tại màn hình chi tiết của một dữ liệu, bạn cũng có thể thực hiện giao cho thông qua thao tác sửa nhanh.

7. Bình luận

Trong một số trường hợp như: khách hàng bạn đang chăm sóc có những lưu ý đặc biệt như: Khách hàng dễ tính, khách hàng có ngân sách, hoặc trước khi giao hồ sơ khách hàng mình đang phụ trách cho sales khác, bạn có thể để lại một bình luận để sales khác có thể đọc và chăm sóc, làm việc với khách hàng tốt hơn,…Bạn có thể ghi nhận những thông tin này bằng việc thực hiện bình luận trong hồ sơ khách hàng. Có 2 cách để ghi nhận bình luận:

- Bình luận tại màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm và tick chọn thông tin khách hàng cần ghi nhận bình luận:

Ghi nhận Bình luận

Hướng dẫn bình luận:

  1. Nhập nội dung bình luận

  2. Chọn file đính kèm (nếu có)

  3. Chọn “Lưu”

Sau khi lưu xong, trong hồ sơ khách hàng này đã ghi nhận thành công bình luận này.

Tips: Tại màn hình danh sách, ngoài ghi nhận bình luận cho 1 khách hàng, bạn cũng có thể ghi nhận cho nhiều khách hàng cùng lúc.

- Bình luận tại màn hình chi tiết của một hồ sơ khách hàng:

Tại màn hình chi tiết của một hồ sơ khách hàng, bạn có thể bình luận ở màn hình tổng quan:

Hoặc tìm trong tab “Bình luận” trong mục “Xem thêm”

Lưu ý: bình luận đã “Lưu” thì sẽ không được xóa.

8. Gửi Email

Lưu ý:

- Để gửi được Email trên phần mềm, trước tiên bạn phải đảm bảo Email Server đã được cấu hình vào hệ thống phần mềm CRM. Tham khảo hướng dẫn tích hợp tại đây.

- OnlineCRM không khuyến khích khách hàng sử dụng công cụ mail trên CRM để quản lý mail chính, vì đây chỉ là một tiện ích thêm nên sẽ có nhiều điểm hạn chế không như những công cụ gửi mail chuyên dùng.

Bạn có thể trực tiếp gửi mail cho khách hàng từ hệ thống phần mềm CRM, để gửi mail bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bạn chọn “Lead

Bước 2: Tại màn hình danh sách “Lead”, bạn tìm kiếm và tick chọn dữ liệu “Lead” cần gửi mail.

Bước 3: Sau đó chọn “Xem thêm” -> “Gởi mail

Bước 4: Màn hình Popup hiện lên, bạn tiến hành soạn và gửi mail

Ngoài ra tại màn hình chi tiết của 1 dữ liệu Lead, bạn cũng có thể thực hiện thao tác gửi mail:

9. Gửi SMS

Lưu ý:

Để thực hiện gửi SMS trên hệ thống phần mềm, trước tiên bạn phải đăng ký dịch vụ với bên tổng đài, sau đó tiến hành tích hợp vào phần mềm. Bạn tham khảo hướng dẫn tích hợp SMS tại đây.

Bài hướng dẫn này được thực hiện ví dụ tại module “Lead”, những module khách hàng khác bạn thực hiện tương tự.

Thao tác gửi SMS, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bạn chọn “Lead

Bước 2: Tại màn hình danh sách “Lead”, bạn tìm kiếm và tick chọn dữ liệu “Lead” cần gửi SMS.

Tại đây bạn không chỉ gửi cho một người, mà bạn cũng có thể gửi cho nhiều người cùng 1 lúc bằng cách tick chọn nhiều người và thực hiện gửi.

Bước 3: Sau đó chọn “Xem thêm” -> “Gởi SMS

Bước 4: Màn hình Popup hiện lên, bạn tiến hành thiết lập và chọn mẫu gửi.

Lưu ý: Đối với những mẫu SMS này, bạn cần đăng ký mẫu với nhà mạng trước, sau khi được duyệt mẫu bạn mới có thể thực hiện gửi.

Ngoài thực hiện gửi SMS tại màn hình danh sách, bạn cũng có thể thực hiện gửi SMS tại màn hình chi tiết của một hồ sơ khách hàng: