Công ty bạn có 1 danh sách khách cũ trên excel và giờ muốn chuyển lên CRM để tiếp tục quản lý ?

Bạn cần xuất thông tin trong hệ thống CRM ra file Excel bạn cần làm như thế nào?

Trong bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể các bước import (nhập dữ liệu hàng loạt) và export (xuất dữ liệu hàng loạt) giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực làm việc.

1. Import dữ liệu

Chức năng Import giúp bạn nhập dữ liệu hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian khi cần nhập một lượng lớn dữ liệu lên CRM.

Lưu ý:
Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà Cloudpro CRM đã cung cấp.

– Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.
– Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.
– Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có
– Sau khi Import xong phải nhấn “Kết thúc” thì User khác mới tiếp tục import được.

Bạn thực hiện các bước sau để import dữ liệu vào hệ thống CRM:

Quy trình import dữ liệu vào hệ thống CRM

Lưu ý: Ví dụ được thực hiện trong module Lead (Các module khác cũng thực hiện tương tự)

Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn “Nhập dữ liệu”

​✍Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo

​✍Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin

Ghi chú:

1. Lựa chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng

Bỏ qua (Skip): Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu bị trùng vào CRM.

Ghi đè (Overwrite): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM (Ví dụ: Trên CRM trường email đang là [email protected], trên excel trường email là [email protected] thì kết quả sau khi import trường email trên CRM sẽ được cập nhật là [email protected]).

Gộp trùng (Merge): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống cho phép gộp dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM thành một.

  • Nếu trường thông tin trên CRM bị trống và excel có thông tin thì thông tin đó sẽ được cập nhật bổ sung (Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM).

  • Nếu dữ liệu trên CRM và file Excel khác nhau thì hệ thống tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel vào CRM.

2. Tiêu chí bắt trùng. (Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo tùy chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên cạnh và và di chuyển sang)

3. Lựa chọn bước tiếp theo. Nếu bạn chọn nút “Tiếp” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ được áp dụng, nếu bạn chọn nút “Bỏ qua bước này” (Skip this step) thì cấu hình bắt trùng thông tin mục 1 và 2 đã thiết lập sẽ KHÔNG được áp dụng, như vậy dữ liệu bạn import vào có thể sẽ bị trùng lặp với dữ liệu trong CRM.

Ngoài ra, sau khi chọn nút “Bỏ qua bước này” và import xong, màn hình sẽ hiển thị thêm nút “Undo dữ liệu”, mục đích là xóa đi các dữ liệu bạn vừa import đi nếu bạn nghi ngờ dữ liệu vừa import có trùng lặp với dữ liệu trên CRM.

Sau khi nhấn “Undo dữ liệu”, các dữ liệu đã đc import vào sẽ bị xóa, bạn chọn “Đã xong” để hoàn tất.

​✍Bước 5: Mapping các trường dữ liệu

– Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel được map với trường thông tin nào trên CRM

Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự map sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác.

– Bạn có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các trường được ánh xạ với điều kiện nếu các giá trị đó rỗng trong file import:

– Để tiết kiệm thời gian không phải thực hiện mapping lại cho những lần import sau thì bạn nên lưu lại mẫu mapping cho chính xác. Bạn thực hiện như hình dưới:

  • Tick vào “Lưu để dùng lại”

  • Nhập tên mẫu để dễ nhớ

– Cuối cùng là bạn chọn “Import” để tiến hành import

​✍Bước 6: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu vào hệ thống

Ghi chú:

1.Số dữ liệu import thành công, đây cũng là số dữ liệu có trong file excel.

2. Số dữ liệu đã được import vào CRM. Đây là những dữ liệu đã thỏa mãn các điều kiện cấu hình ở các bước trên.

3. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Ghi đè” thì đây là dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên dữ liệu đã có trên CRM (vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM)

4. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Bỏ qua” thì đây là số dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM (vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM)

5. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Gộp trùng” thì đây là số dữ liệu đã được gộp các field thông tin giữa file excel và trên CRM (vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM)

​✍Bước 7: Tại màn hình kết quả import, bạn chọn “Chi tiết” để xem thông tin danh sách Lead.

Cuối cùng chọn “Kết thúc” nếu không import nữa

2. Export dữ liệu

Lưu ý: Bài viết hướng dẫn trong module Lead, các module khác thực hiện tương tự

Ví dụ thực hành: Bạn cần xuất dữ liệu có nguồn “Gọi Điện” trong module Lead. Để thực hiện bạn làm theo hướng dẫn dưới đây:

​✍Bước 1: Click vào menu, chọn module Người liên hệ

​✍Bước 2: Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm và chọn những người liên hệ muốn xuất ra excel.

Có 3 cách để chọn khách hàng, bạn tham khảo thêm tại đây

​✍Bước 3: Sau khi đã chọn những khách hàng cần xuất, bạn chọn  – “Xuất dữ liệu”

​✍Bước 4: Click vào chọn “Xuất dữ liệu Người liên hệ” để tiến hành xuất ra file excel

Kết quả sau khi thực hiện các bước xuất dữ liệu thành công: