1. Tạo mới dữ liệu

Có nhiều cách để tạo mới dữ liệu trong hệ thống phần mềm Cloudpro CRM, tùy vào từng trường hợp chúng ta linh hoạt áp dụng. Tuy nhiên trong bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 cách chính để tạo mới dữ liệu

1. 1 Tạo mới

Ví dụ thực tế: Bạn là nhân viên sales, thông qua zalo cá nhân, bạn có được một thông tin khách hàng tiềm năng là anh Vũ Việt Dũng, anh ấy đang quan tâm đến các sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn. Bạn muốn nhập lên hệ thống phần mềm Cloudpro CRM để tiện theo dõi và chăm sóc.

Để thêm mới khách hàng “Vũ Việt Dũng” này, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

✍ Bước 1: Xác định module để nhập dữ liệu

Trong trường hợp này anh Vũ Việt Dũng là khách hàng tiềm năng bạn sẽ tiến hành nhập vào module Lead

✍ Bước 2: Click vào chọn “Thêm Lead

✍ Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến khách hàng, sau đó click “Lưu

Lưu ý:

Những field có dấu (*) là thông tin bắt buộc không được để trống
Field “Địa chỉ” nhập theo địa chỉ google map
Field “Giao cho” nhập tên User bạn muốn giao. Trong trường hợp dữ liệu này do bạn phụ trách có thể bỏ qua

✍ Bước 4: Kết quả sau khi tạo thành công dữ liệu

Tại màn hình chi tiết này bạn có thể tiếp tục các hoạt động chăm sóc khách hàng như tạo cuộc gọi, tạo cuộc họp, công việc hoặc chọn những sản phẩm /dịch vụ khách hàng đang quan tâm.

Ngoài ra nếu hệ thống có tích hợp với tổng đài bạn chỉ cần “Click to Call” là có thể gọi trực tiếp cho khách hàng từ trên CRM mà không cần mất thời gian sử dụng thiết bị khác. Bên cạnh đó, cuộc gọi sẽ được lưu lại và bạn có thể nghe lại những nội dung đã trao đổi với khách hàng trước đó.

1.2 Tạo nhanh

Để hỗ trợ người dùng trong một số trường hợp như: bạn không có nhiều thời gian, bạn đang có việc gấp nhưng vẫn cần tạo mới 1 dữ liệu vào hệ thống để không bị lỡ mất dữ liệu.

Bạn có thể sử dụng chức năng “Tạo nhanh” trên thanh công cụ, dù đang ở bất cứ màn hình nào, bạn cũng có thể tạo nhanh 1 dữ liệu mà không cần phải truy cập vào module đó. Tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây:

✍ Bước 1: Click vào icon trên thanh header

✍ Bước 2: Lựa chọn module bạn muốn tạo dữ liệu

✍ Bước 3: Nhập các thông tin liên quan đến khách hàng, sau đó click “Lưu” để hoàn tất tạo nhanh

Sau khi “Lưu”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Đã tạo bản ghi thành công

Trong trường hợp cần kiểm tra lại dữ liệu, bạn có thể truy cập vào module Lead để tìm kiếm và xem dữ liệu vừa tạo.
Ví dụ bạn sẽ tìm kiếm theo cột “Ngày tạo” dữ liệu trên hệ thống CRM.

Kết quả hiện ra những dữ liệu khách hàng tiềm năng bạn đã tạo.

Bạn có thể tìm kiếm theo nhiều cách khác nhau, tham khảo hướng dẫn tìm kiếm dữ liệu tại đây

1.3 Import hàng loạt

Trong trường hợp bạn có 1 file Excel danh sách khách hàng số lượng lớn, việc tạo mới cơ bản hay tạo nhanh đều rất mất thời gian, nhân lực. Hiểu được điều đó, phần mềm Cloudpro CRM hỗ trợ bạn thông qua chức năng “Import” hàng loạt dữ liệu. Để thực hiện import hàng loạt, trước tiên bạn cần thực hiện 1 số bước sau:

✍ Bước 1: Chuẩn hoá dữ liệu theo template import mà OnlineCRM đã gửi
✍ Bước 2: Truy cập vào module “Lead
✍ Bước 3: Click vào chọn “Nhập dữ liệu
✍ Bước 4: Tại màn hình Import click chọn file cần import, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo
✍ Bước 5: Cấu hình bắt trùng thông tin
✍ Bước 6: Mapping các trường dữ liệu
✍ Bước 7: Kiểm tra lại thông tin và click vào chọn “Import
✍ Bước 8: Nhấn “Kết thúc” hoàn tất việc import

Tham khảo hướng dẫn chi tiết các bước import tại đây

2. Xem dữ liệu

Bạn có thể xem dữ liệu thông qua 2 cách:

– Xem nhanh thông tin tổng quan ở màn hình danh sách, chỉ bằng 1 cú click bạn có thể xem các thông tin quan trọng của dữ liệu 1 cách nhanh chóng.
– Xem đầy đủ thông tin áp dụng khi bạn cần xem thông tin ở bản đầy đủ, thể hiện chi tiết các trường thông tin quản lý của dữ liệu.

Lưu ý: Hiện tại chức năng xem nhanh dữ liệu hỗ trợ ở 1 số module quan trọng như: Lead, Người liên hệ, Công ty, Báo cáo.

2.1 Xem nhanh

✍ Bước 1: Truy cập vào module cần xem dữ liệu

Ví dụ ở đây bạn vào module “Lead

✍ Bước 2: Bạn nhấn chọn icon để xem nhanh 1 dữ liệu

Tại đây, bạn cũng có thể di chuyển qua – lại giữa các dữ liệu theo thứ tự trên màn hình danh sách.

Từ màn hình xem nhanh này, bạn cũng có thể nhấn “Xem chi tiết” một dữ liệu

2.2 Xem chi tiết

Ngoài cách xem nhanh 1 dữ liệu, bạn cũng có thể xem chi tiết 1 dữ liệu thông qua các bước sau:

✍ Bước 1: Truy cập vào module cần xem dữ liệu

Ví dụ ở đây bạn vào module “Lead

✍ Bước 2: Bạn tìm kiếm & chọn dữ liệu để xem chi tiết

Tại đây, bạn cũng có thể di chuyển qua – lại giữa màn hình chi tiết của các khách hàng khác.

3. Sửa/Cập nhật dữ liệu

Trong quá trình sử dụng và theo dõi dữ liệu trên phần mềm Cloudpro CRM, bạn sẽ cần phải sửa hoặc cập nhật thông tin dữ liệu, ví dụ như:

  • Khách hàng thay đổi số điện thoại -> Cần sửa lại thông tin SĐT
  • Khách hàng thay đổi Email -> Cần sửa lại thông tin Email
  • Có mới thông tin địa chỉ của khách hàng -> Cập nhật thêm vào trường thông tin đại chỉ
  • Trong quá trình chăm sóc, các field “Tình trạng” “Đánh giá” có thay đổi -> Cập nhật lại
    ….

Để sửa/cập nhật dữ liệu, bạn có thể linh động thực hiện bằng nhiều cách khác nhau trên các màn hình như:

3.1 Trên màn hình danh sách

✍ Bước 1: Truy cập vào module cần sửa/cập nhật dữ liệu

Ví dụ ở đây bạn vào module “Lead

✍ Bước 2: Bạn nhấn chọn icon để đi nhanh đến màn hình “Sửa/cập nhật” 1 dữ liệu.

✍ Bước 3: Bạn cập nhật dữ liệu mới, sau đó click “Lưu” để hoàn tất.

Ví dụ: Bổ sung thêm địa chỉ “Email khác” là “quangdoan2000@gmail.com”

Ngoài ra bạn cũng có thể sửa nhanh ngay trên dòng dữ liệu trên màn hình danh sách.

✍ Bước 1: Di chuyển con chuột vào 1 khoảng trống trên dòng dữ liệu muốn sửa

✍ Bước 2: Nhấn đúp chuột trái. Sau khi sửa xong thì click vào icon để lưu lại

3.2 Trên trên màn hình chi tiết

Ví dụ thực tế: Sau khi gọi điện tư vấn Lead “Vũ Việt Dũng” bạn cần cập nhật lại tình trạng và đánh giá, vậy bạn thực hiện các thao tác như sau:

✍ Bước 1: Bạn tìm kiếm & chọn dữ liệu cần cập nhật thông tin

✍ Bước 2: Tại màn hình chi tiết dữ liệu, bạn chọn “Sửa

✍ Bước 3: Bạn cập nhật thông tin rồi chọn “Lưu” để hoàn tất.

Ngoài ra bạn cũng có thể nhấn vào icon để sửa nhanh trên từng trường thông tin của một dữ liệu

✍ Bước 1: Tại màn hình chi tiết bạn di chuyển chuột tới trường thông tin muốn sửa/cập nhật, rồi nhấn chọn icon

Ví dụ ở đây là trường “Điện thoại bàn

Bạn cập nhật thông tin, sau đó chọn   để hoàn tất

3.3 Sửa / cập nhật nhiều dữ liệu

Chức năng này áp dụng trong một số trường hợp như:

  • Bạn muốn chuyển danh sách khách hàng của nhân viên A sang nhân viên B phụ trách -> Cập nhật field “Giao cho” từ nhân viên A sang nhân viên B
  • Cập nhật các giá trị giống nhau cho một danh sách dữ liệu (ví dụ: Cập nhật tình trạng, nguồn, ngành nghề).

Lưu ý: Trước khi sử dụng chức năng sửa hàng loạt này, bạn cần cân nhắc đối với các field chứa thông tin quan trọng.

Tham khảo chi tiết hướng dẫn sửa/cập nhật hàng loạt tại đây