Thêm/Xem/Sửa/Xóa dữ liệu

Trong bài này sẽ hướng dẫn người dùng phần mềm Cloudpro CRM những thao tác cơ bản nhất: Thêm mới/Xem/Sửa/Xóa và khôi phục dữ liệu.

Bạn có những thông tin dữ liệu của khách hàng cần nhập vào hệ thống phần mềm CRM?

Bạn muốn sửa các thông tin một khách hàng sẵn có hoặc xóa các dữ liệu dư thừa, nguồn dẫn sai thông tin. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thao tác Thêm/Sửa/Xóa dữ liệu trong hệ thống phần mềm CRM

1.Tạo mới dữ liệu

Có nhiều cách để tạo mới dữ liệu trong hệ thống phần mềm Cloudpro CRM, tùy vào từng trường hợp chúng ta linh hoạt áp dụng. Tuy nhiên trong bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 cách chính để tạo mới dữ liệu:

  • Tạo dữ liệu thủ công

  • Tạo nhanh dữ liệu

  • Import hàng loạt dữ liệu

a. Tạo dữ liệu thủ công

Quy trình tạo mới dữ liệu thủ công

Ví dụ thực tế: Bạn có một thông tin Lead, và bạn cần nhập vào hệ thống phần mềm Cloudpro CRM để theo dõi, chăm sóc. Để thêm mới dữ liệu, bạn thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

Bước 2: Click vào chọn “Thêm Lead”

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, sau đó click “Lưu”

Lưu ý: Các thông tin ở các field có dấu (*) là những thông tin bắt buộc không được trống.

Tips: Tham khảo ghi chú các trường trong màn hình tạo mới Lead tại đây

Bước 4: Kết quả sau khi tạo thành công dữ liệu

b. Tạo nhanh dữ liệu

Trong một số trường hợp như: bạn không có thời gian, bạn đang cần tạo nhanh 1 dữ liệu gấp, bạn có thể sử dụng chức năng “Tạo nhanh” trên thanh công cụ để tạo nhanh ngay 1 dữ liệu mà không cần phải truy cập vào module đó. Tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây:

Ví dụ thực tế : Bạn đang cần đi ra ngoài gấp, nhưng ngay lúc đó bạn được giới thiệu cho 1 thông tin Lead cực kì quan trọng, để không bỏ lỡ, bạn sử dụng ngay chức năng tạo nhanh trong 20s.

Bước 1: Click vào icon trên thanh header

Bước 2: Lựa chọn dữ liệu muốn tạo nhanh

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết tại màn hình tạo nhanh Lead, sau đó click “Lưu” để hoàn tất

Sau khi “Lưu”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo, và bạn có thể vào trong module “Lead” để kiểm tra dữ liệu mới tạo thành công.

c. Tạo mới dữ liệu bằng Import hàng loạt

Trong trường hợp bạn có sẵn 1 tệp danh sách Lead tầm 500 – 1000 dữ liệu bằng file Excel, việc tạo mới bằng thủ công hay tạo nhanh đều rất mất thời gian, nhân lực. Hiểu được điều đó, phần mềm Cloudpro CRM hỗ trợ bạn thông qua chức năng “Import” hàng loạt dữ liệu, chỉ bằng các bước như sau:

Lưu ý:

- Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà Cloudpro CRM đã cung cấp.

- Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.

- Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có

- Sau khi Import xong phải nhấn kết thúc thì User khác mới tiếp tục import được.

Bạn thực hiện các bước sau để import dữ liệu vào hệ thống CRM:

Quy trình import Lead vào hệ thống CRM

Ví dụ: Import dữ liệu cho module Lead (Các module khác cũng thực hiện tương tự)

Bước 1: Truy cập vào module “Lead”

Bước 2: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn “Nhập dữ liệu”

Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo

Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin

Ghi chú:

1.Lựa chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng

- Bỏ qua (Skip): Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu bị trùng vào CRM.

- Ghi đè (Overwrite): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM (Ví dụ: Trên CRM trường email đang là [email protected], trên excel trường email là [email protected] thì kết quả sau khi import trường email trên CRM sẽ được cập nhật là [email protected]).

- Gộp trùng (Merge): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống cho phép gộp dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM thành một.

  • Nếu trường thông tin trên CRM bị trống và excel có thông tin thì thông tin đó sẽ được cập nhật bổ sung (Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM).

  • Nếu dữ liệu trên CRM và file Excel khác nhau thì hệ thống tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel vào CRM.

2. Tiêu chí bắt trùng. (Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo tùy chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên cạnh và và di chuyển sang)

3. Lựa chọn bước tiếp theo. Nếu bạn chọn nút “Tiếp” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ được áp dụng, nếu bạn chọn nút “Bỏ qua bước này” (Skip this step) thì cấu hình bắt trùng thông tin mục 1 và 2 đã thiết lập sẽ KHÔNG được áp dụng, như vậy dữ liệu bạn import vào có thể sẽ bị trùng lặp với dữ liệu trong CRM.

Ngoài ra, sau khi chọn nút “Bỏ qua bước này” và import xong, màn hình sẽ hiển thị thêm nút “Undo dữ liệu”, mục đích là xóa đi các dữ liệu bạn vừa import đi nếu bạn nghi ngờ dữ liệu vừa import có trùng lặp với dữ liệu trên CRM.

Sau khi nhấn “Undo dữ liệu”, các dữ liệu đã đc import vào sẽ bị xóa, bạn chọn “Đã xong” để hoàn tất.

Bước 5: Mapping các trường dữ liệu

- Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel được map với trường thông tin nào trên CRM

Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự map sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác

- Bạn có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các trường được ánh xạ với điều kiện nếu các giá trị đó rỗng trong file import:

- Để tiết kiệm thời gian không phải thực hiện mapping lại cho những lần import sau thì bạn nên lưu lại mẫu mapping cho chính xác. Bạn thực hiện như hình dưới:

  • Tick vào “Lưu để dùng lại”

  • Nhập tên mẫu để dễ nhớ

- Cuối cùng là bạn chọn “Import” để tiến hành import

Bước 6: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu vào hệ thống

Ghi chú:

1 . Số dữ liệu import thành công, đây là số dòng dữ liệu có trong file excel.

2. Số dữ liệu đã được import vào CRM. Đây là những dòng dữ liệu đã thỏa mãn các điều kiện cấu hình ở các bước trên.

3. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Ghi đè”, thì đây là số dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên dữ liệu đã có trên CRM (vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM)

4. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Bỏ qua”, thì đây là số dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

5. Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là “Gộp trùng”, thì đây là dữ liệu đã được gộp các trường thông tin giữa file excel và trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

Bước 7: Tại màn hình kết quả import, bạn chọn “Chi tiết” để xem thông tin danh sách Lead.

Cuối cùng chọn “Kết thúc” nếu không import nữa

2. Xem dữ liệu

a. Xem chi tiết

Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn tìm kiếm & chọn khách hàng để xem chi tiết

Bước 2: Chọn tab “Chi tiết”, tại đây bạn có thể xem chi tiết thông tin Lead này.

Tại đây, bạn cũng có thể di chuyển qua – lại giữa màn hình chi tiết của các Lead khác.

b. Xem nhanh

Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn tìm kiếm & xác định khách hàng cần xem thông tin.

Bước 2: Tại dòng dữ liệu khách hàng, bạn chọn để xem nhanh

Tại đây, bạn cũng có thể di chuyển qua – lại giữa màn hình xem nhanh của các Lead khác.

3. Sửa/ Cập nhật dữ liệu

Trong quá trình sử dụng và theo dõi dữ liệu trên phần mềm Cloudpro CRM, một số dữ liệu cần cập nhật thông tin mới như: cập nhật số điện thoại của Lead, cập nhật địa chỉ email mới, bổ sung thêm địa chỉ công ty, địa chỉ nhà,…, bạn có thể sử dụng chức năng sửa theo các bước như sau:

Để sửa/cập nhật dữ liệu, bạn có thể thực hiện bằng nhiều cách trên phần mềm Cloudpro CRM như:

  • Sửa trên màn hình chi tiết (Sửa thủ công, Sửa nhanh)

  • Sửa trên màn hình danh sách (Sửa nhanh, Sửa hàng loạt)

a. Trên trên màn hình chi tiết

Ví dụ thực tế: Sau khi gọi điện tư vấn cho Lead “Bùi Tiến Dũng”, bạn có trao đổi được một số thông tin như: email công ty, ngành nghề, nhân viên,...bạn cần cập nhật thêm thông tin vào profile khách hàng, bạn thực hiện các thao tác như sau:

Cách 1: Sửa thủ công trên màn hình chi tiết của Lead.

Bước 1: Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm & chọn Lead cần cập nhật thông tin.

Bước 2: Tại màn hình chi tiết bạn chọn “Sửa”

Bước 3: Bạn cập nhật thông tin rồi chọn “Lưu” để hoàn tất.

Cách 2: Sửa nhanh trên màn hình chi tiết của Lead

Bước 1: Tại màn hình chi tiết, bạn di chuyển tới trường thông tin muốn chỉnh sửa chọn icon

Bạn cập nhật thông tin, sau đó chọn để hoàn tất

b. Trên màn hình danh sách

Có nhiều cách sửa trên màn hình danh sách như Sửa nhanh, sửa từng dòng dữ liệu, sửa hàng loạt.

Cách 1: Sửa nhanh thông qua icon

Bước 1: Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm và xác định Lead cần sửa/cập nhật thông tin.

Bước 2: Bạn di chuyển chuột tới dòng dữ liệu của Lead “Bùi Tiến Dũng”, sau đó click vào chọn icon .

Bước 3: Hệ thống chuyển sang màn hình chỉnh sửa, bạn cập nhật dữ liệu mới, sau đó click “Lưu” để hoàn tất.

Cách 2: Sửa nhanh trên dòng dữ liệu Lead.

Ngoài ra bạn cũng có thể sửa nhanh ngay trên màn hình danh sách (listview) bằng cách click đúp chuột trái vào dòng dữ liệu muốn sửa, sau khi sửa xong thì click vào icon để lưu lại:

c. Sửa hàng loạt (Mass update)

Chức năng này được sử dụng trong trường hợp nhiều dữ liệu của bạn cần sửa chung 1 trường dữ liệu nào đó.

Chức năng này nên áp dụng khi:

- Bạn muốn chuyển danh sách khách hàng của nhân viên A sang nhân viên B phụ trách.

- Cập nhật các thông tin giống nhau cho một danh sách khách hàng (ví dụ: Cập nhật tình trạng, nguồn, ngành nghề của một vài Lead).

Lưu ý: Trước khi sử dụng chức năng sửa hàng loạt này, bạn cần cân nhắc đối với các trường chứa thông tin quan trọng.

Ví dụ thực hành: Bạn cần sửa tình trạng của một số Lead từ “Mới” sang "Đã liên hệ”

Bước 1: Vào màn hình danh sách Lead, tick vào Lead muốn sửa

Bước 2: Click chọn icon

Bước 3: Bạn tiến hành sửa thông tin theo nhu cầu, sau đó click “Lưu” để lưu lại thông tin cập nhật

Bước 4: Kết quả sau khi cập nhật thông tin hàng loạt:

4. Xóa dữ liệu

Chức năng này áp dụng khi:

- Bạn chăm sóc khách hàng nhưng khách hàng không muốn tương tác nữa.

- Dữ liệu bị dư thừa.

Lưu ý: Để sử dụng được chức năng này, bạn phải được cấp quyền Xóa dữ liệu trên hệ thống.

a. Trên màn hình chi tiết

Bước 1: Tại màn hình chi tiết của Lead, bạn chọn “Thao tác” -> “Xóa”

Bước 2: xác nhận chắc chắn bạn muốn “Xóa”

Hệ thống thông báo xóa thành công

b. Trên màn hình danh sách

Cách 1: Xóa thông qua icon

Bước 1: Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm & xác định dòng dữ liệu Lead cần xóa.

Bước 2: Tick để chọn dòng dữ liệu, sau đó chọn để xóa

Cách 2: Xóa thông qua icon

Bước 1: Tại dòng dữ liệu Lead cần xóa, bạn click chọn icon 3 chấm

Bước 2: Chọn “Xóa”

Màn hình hiển thị “Xác nhận” bạn chắc chắn muốn xóa dòng dữ liệu này.

Sau khi xóa thành công, hệ thống phần mềm CRM hiện lên thông báo

c. Xóa hàng loạt

Bước 1: Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm & chọn các dòng dữ liệu cần xóa

Trong mục này xem danh sách thông qua bộ lọc đã tạo sẵn. Tham khảo cách tạo bộ lọc cho Lead

Bước 2: Tick vào ô để chọn dữ liệu, sau đó chọn để xóa.

Lưu ý: Trong trường hợp chọn nhiều dữ liệu, bạn có thể tick vào đây để chọn hết trang 1 (20 dòng dữ liệu), hoặc nhấn vào (2) để chọn tất cả các dữ liệu.

Bước 3: Màn hình hiển thị “Xác nhận” bạn chắc chắn muốn xóa dòng dữ liệu này.

Sau khi xóa thành công, hệ thống phần mềm CRM hiện lên thông báo

5. Khôi phục dữ liệu đã xóa

Trong trường hợp bạn lỡ tay xóa dữ liệu quan trọng thì bạn yên tâm, dữ liệu bạn đã lỡ tay xóa vẫn còn có thể được khôi phục lại. Để thực hiện khôi phục lại, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại menu, rê chuột vào “Công cụ” và chọn “Thùng rác”

Bước 2: Tìm kiếm dữ liệu đã xóa ở Module tương ứng, ví dụ module Lead

Bước 3: Tìm kiếm & chọn dữ liệu muốn khôi phục

Bước 4: Màn hình hiển thị “Xác nhận khôi phục”, bạn chọn “Yes” để xác nhận

Dữ liệu đã được khôi phục về module “Lead”