Tìm kiếm dữ liệu là nhu cầu thiết yếu khi sử dụng CRM, hiện nay hầu hết các phần mềm đều hỗ trợ tìm kiếm như: tìm kiếm toàn cục, tìm kiếm cục bộ,… các tính năng này đều giúp nâng cao trải nghiệm người dùng cũng như giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin.

1. Tìm kiếm toàn cục
1.1 Cơ bản
Tìm kiếm toàn cục (cơ bản) là tìm kiếm nhanh giúp bạn có thể xác định được thông tin của khách hàng đó đang được lưu trữ ở module nào.

Ví dụ: bạn chỉ nhớ tên của khách hàng là “Hường” nhưng không nhớ khách hàng đó mình đã lưu ở module Lead hay Người liên hệ, để tìm kiếm bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tại ô tìm kiếm nhanh trên thanh công cụ, nhập thông tin dữ liệu muốn tìm kiếm



Bước 2: Nhấn Enter để thực hiện việc tìm kiếm

Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin kết quả tìm kiếm

Khi kết quả tìm kiếm hiện ra bạn có thể dò tìm thông tin khách hàng bạn đang cần.

1.2 Nâng cao

Tìm kiếm toàn cục nâng cao là tìm kiếm nhanh theo từng module với sự kết hợp của một hoặc nhiều điều kiện lọc giúp bạn tìm thông tin một cách chính xác nhất.

Để tìm kiếm toàn cục nâng cao, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

✍ Bước 1: Trên thanh tìm kiếm toàn cục, bạn nhấp chọn icon ​



Bước 2: Chọn “Module” liên quan và chọn “Điều kiện lọc”, sau đó nhấn chọn “Tìm kiếm”.

Ví dụ thực tế:

– Bạn đang cần tìm thông tin khách hàng “Trâm” trong Lead chọn module Lead

– Ngày tạo trong khoảng từ 15-17/03/2020, tình trạng “Mới” chưa tương tác

– Nguồn đến từ “Website” đổ về

Ghi chú:
1.Tìm trong: Bạn muốn tìm dữ liệu trong module nào thì chọn module đó
2. Chọn điều kiện tìm kiếm:
Điều kiện VÀ: Phải thỏa tất cả các điều kiện bạn chọn mới cho ra kết quả.
Điều kiện HOẶC: Chỉ cần thỏa 1 trong số các điều kiện bạn chọn thì cho ra kết quả
3. Tìm kiếm

Ngoài ra bạn có thể thực hiện các thao tác khác (nếu cần) như:

Xóa điều kiện đã chọn 

Thêm điều kiện: Nhấp chọn để thêm điều kiện tìm kiếm

Lưu thành bộ lọc: bạn đặt tên rồi chọn “Lưu” để lưu lại, lần sau bạn có thể dùng mà không cần phải mất thời gian chọn lại điều kiện.

Kết quả tìm kiếm

2.Tìm kiếm cục bộ

2.1 Hướng dẫn tìm kiếm

Tìm kiếm cục bộ là tìm kiếm trong từng module có trên hệ thống phần mềm CRM như module Lead, Người liên hệ,…Để tìm kiếm cục bộ, bạn cần xác định thông tin mình cần tìm kiếm ở trong module nào.

Bạn thực hiện theo hướng dẫn sau để tìm kiếm cục bộ:

Lưu ý: bài hướng dẫn dưới đây được minh họa trong module Lead, các module khác bạn thực hiện tương tự.

Ví dụ thực hành: Bạn có 1 khách hàng có số di động “0368007292” gọi tới, bạn muốn check xem khách hàng này đã từng liên lạc chưa, để tìm kiếm bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

✍ Bước 1: Nhập dữ liệu tìm kiếm ở màn hình danh sách Lead

✍ Bước 2: Nhấn Enter hoặc click “Tìm kiếm” để thực hiện việc tìm kiếm

✍ Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin kết quả tìm kiếm

Ngoài tìm kiếm theo một trường dữ liệu ra thì bạn cũng có thể tìm kiếm trên nhiều trường dữ liệu một lúc:

☑ Tips: Để xóa tiêu chí tìm kiếm, bạn click vào nút clear: ​

2.2 Ví dụ thực hành

Trường hợp 1 – Tìm kiếm theo 1 trường thông tin: Trong trường hợp bạn không có nhiều thông tin về Lead, bạn chỉ nhớ được 1 thông tin, thì sẽ cho ra kết quả tương đối. Phần mềm sẽ show ra tất cả các kết quả gần giống nhất so với kết quả bạn muốn tìm kiếm.

Ví dụ thực hành: Bạn cần tìm kiếm một khách hàng Lead có số tên là “Tiên”, nhưng bạn không nhớ họ tên đầy đủ là gì, không nhớ ngành nghề, số di động.

Tại màn hình danh sách khách hàng “Lead”, tại thanh tìm kiếm cục bộ, bạn nhập thông tin “Tiên” vào ô “Họ và tên”, sau đó chọn “Tìm kiếm

Kết quả được hiện ra có 6 Lead có tên gần tên “Tiên” nhất

Trường hợp 2 – Tìm kiếm kết hợp nhiều dữ liệu: Trong trường hợp bạn có nhiều thông tin về khách hàng Lead, thì việc tìm kiếm theo nhiều dữ liệu sẽ cho kết quả chính xác nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Ví dụ thực tế: Bạn cần tìm kiếm khách hàng Lead có số tên là “Tiên”, có số điện thoại di động là “0967827598”, ngành nghề “Giao hàng”.

Tại màn hình danh sách khách hàng “Lead”, tại thanh tìm kiếm cục bộ, bạn nhập thông tin như dưới, sau đó chọn “Tìm kiếm”.

Tiên” vào ô “Họ và tên
0967827598” vào ô “Di động
Giao hàng” vào ô “Ngành nghề

Kết quả được hiện ra có 1 Lead là kết quả bạn cần tìm kiếm.

4. Tìm kiếm theo Tag

Chức năng gắn Tag giúp bạn có thể lưu danh sách Lead (có chung đặc điểm) của bạn vào chung 1 Tag và xem danh sách Lead theo Tag đã gắn.

==> bạn có thể tìm kiếm khách hàng thông qua những tag đã gắn cho khách hàng đó.

Ví dụ nhấp chọn tag “Tiềm năng” thì hệ thống phần mềm sẽ show ra những khách hàng được gắn tag “Tiềm năng

Tham khảo cách gắn tag cho dữ liệu tại đây​

5. Tìm kiếm theo Bộ lọc

5.1 Tạo Bộ Lọc dữ liệu

Bộ lọc dữ liệu giúp bạn phân loại dữ liệu (khách hàng, đơn hàng…) theo các tiêu chí đã được bạn thiết lập sẵn, giúp cho bạn truy xuất nhanh đến thông tin cần thiết.

Ví dụ thực hành: bạn cần tạo bộ lọc danh sách Lead được đánh giá “Có cơ hội” trong tháng vừa qua.

✍ Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn icons ​

✍ 2: Tạo bộ lọc theo nhu cầu của bạn

Ghi chú:

1.Đặt tên cho bộ lọc.
2. Lựa chọn cột dữ liệu bạn muốn hiển thị sau khi cho ra kết quả.
3. Lọc hồ sơ với điều kiện:

Điều kiện Và: Phải thỏa tất cả các điều kiện thì cho ra kết quả lọc
Điều kiện Hoặc: Chỉ cần thỏa 1 trong những điều kiện thì cho ra kết quả lọc

4. Chọn “Lưu” để lưu lại bộ lọc tìm kiếm

Lưu ý

– Tick chọn nếu bạn muốn đặt bộ lọc đó hiển thị đầu tiên khi truy cập vào danh sách Lead

– Tick chọn nếu bạn muốn hiển thị bộ lọc ra Dashboard (màn hình trang chủ).

– Tick chọn nếu muốn chia sẻ cho tất cả User hay chia sẻ cho User cụ thể

✍ Bước 3: Bộ lọc được tạo thành công tại màn hình danh sách

Mỗi lần bạn muốn tìm kiếm những Lead được đánh giá có cơ hội trong tháng qua, bạn chỉ cần nhấp chọn vào danh sách là sẽ show ra kết quả tìm kiếm.

5.2 Thiết lập cột hiển thị của bộ lọc

Sắp xếp các cột với mục đích chỉ hiển thị các cột thông tin quan trọng, hạn chế những cột thông tin dư thừa hoặc không quan trọng.

Ví dụ: Sau khi có kết quả tìm kiếm cho bộ lọc, bạn muốn ở màn hình danh sách của bộ lọc chỉ hiển thị các cột quan trọng như: Họ và tên, số điện thoại, emai, công ty, địa chỉ, người phụ trách. Để thực hiện bạn làm theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Tại màn hình danh sách của bộ lọc, Click vào icon ​

Bước 2: Bạn tiến hành sắp xếp lại các cột theo nhu cầu xem của mình, sau đó nhấn “Cập nhật danh sách

Hướng dẫn thao tác sắp xếp

Tìm kiếm tên cột muốn hiển thị ra bên ngoài màn hình danh sách
Nhấn chọn cột (để hiển thị ra ngoài màn hình danh sách)
Sắp xếp lại thứ tự (trước sau) của các cột hiển thị theo yêu cầu.
Chọn “Cập nhật danh sách” để lưu lại

Kết quả sau khi sắp xếp, cột “Giao cho” đã được hiển thị trên màn hình danh sách của bộ lọc.

Ngoài ra bạn cũng có thể ẩn đi các cột không cần thiết bằng cách click vào dấu x.

Tips: Ngoài sắp xếp kết quả của bộ lọc, bạn cũng có thể áp dụng chức năng này tại màn hình danh sách của một module.

Thao tác và cách thực hiện cũng tương tự như trên.