I. Cấu hình phía Bót Bán Hàng

 

1. Thêm trang vào Bot

Sử dụng cơ chế thiết lập Kịch bản của Bot Bán Hàng, chúng ta có thể chuyển thông tin KH về CRM ngay sau khi bot xin được thông tin.

B1. Đăng nhập tài khoản Facebook có quyền quản trị Fanpage tại https://botbanhang.vn

B2. Liên kết Fanpage với Bót Bán Hàng

  • Tại bước này, nếu không nhìn thấy Fanpage cần quản lý trong danh sách thì bạn bấm nút Thêm trang ở góc phải và làm theo các bước bên dưới.

  • Trong popup Thêm trang Facebook, bấm nút Cấp thêm quyền

Trong popup cấp quyền của Facebook, bấm nút Edit Settings (Chình sửa cài đặt)

  • Trong màn hình lựa chọn Fanpage, tick vào Fanpage bạn muốn ủy quyền cho Bot Bán Hàng rồi bấm nút Next (tiếp)

  • Cuối cùng, bấm nút Xong để hoàn tất.

B3. Trang hiển thị trang vừa được thêm vào

2. Cấu hình hiển thị iFrame CRM
a. Xây dựng App

Bước 1. Click vào Inbox để thực hiện chat khi có Khách hàng liện hệ tới trang

Bước 2. Click vào tiếp tục facebook

Bước 3. Click vào kết nối nền tảng

Bước 4. Click vào kết nối ngay (Facebook messenger), sau khi kết nối thành công và click đóng popup

Bước 5. Click vào chọn nhiều page

Bước 6. Trong màn hình ChatBox, click vào tùy chinht Widget và chọn tùy chỉnh Widget

Bước 7. Click chọn thêm app

Bước 8. Sau đó click chọn Xây dựng ứng dụng riêng của bạn

Bước 9. Click chọn tạo mới app

Bước 10. Tạo ứng dụng mới nhập đầy đủ thông tin và click tạo app

Lưu ý: Bạn phải điền đẩy đủ thông tin không được thiếu trường nào

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Trong form tạo ứng dụng mới, nhập vào các thông tin sau

1: Tên app: Nhập tên App bạn muốn tạo

2: Tên doanh nghiệp: Nhập tên doanh nghiệp của bạn

3: Số điện thoai: Nhập số điện thoại liện hệ của bạn hoặc doanh nghiêp bạn

4: Email: Nhập email của bạn hoặc email doanh nghiệp của bạn

5: Trang web chính thức: nhập thông tin trang web doanh nghiệp của bạn

6: Url của app: nhập vào url theo format

<CRM_URL>/entrypoint.php?name=BBHIframe&mode=iframe

Ví dụ: https://demo.cloudpro.vn/entrypoint.php?name=BBHIframe&mode=iframe

7: Url icon ứng dụng: nhập vào url icon logo doanh nghiệp của bạn

Cách lấy URL:

  • Truy cập vào website doanh nghiệp của bạn
  • Click chuột phải vào logo chọn sao chép đỉa chỉ hình ảnh

Graphical user interface, application Description automatically generated

8: URL icon doanh nghiêp: bạn copy lại url đã lấy ở số 7

9: URL mini icon ứng dụng: bạn copy lại url đã lấy ở số 7

10: Url đăng nhập: nhập vào url theo format

<CRM_URL>/entrypoint.php?name=BBHIframe&mode=auth

Ví dụ: https://demo.cloudpro.vn/entrypoint.php?name=BBHIframe&mode=auth

o Danh mục: chọn CRM

o Quyền truy cập: chọn tất cả các quyền

o Mô tả về app: nhập vào đoạn text sau

Iframe show thông tin KH từ CRM kèm những button tiện ích (Tạo đơn hàng, Ghi chú, Xem Hóa đơn, Lịch sử giao dịch …)

o Hướng dẫn sử dụng app: nhập vào đoạn text sau

Kết nối với app để sử dụng

b. Cài đặt app

Bước 1: Click vào cài đặt ứng dụng

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Và chọn cài đặt ngay

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 3: Hiển thị popup và Click vào page muốn cài đặt

Bước 4: Click chọn đồng ý

Bước 5: Click chọn và xác nhận đồng ý

Bước 6: Popup đăng nhập CRM hiện ra, đăng nhập bằng tài khoản CRM được chỉ định là agent

Bước 7: Sau khi đăng nhập thành công, bấm nút OK để kết thúc

Bước 8: Thông thường sau khi cài đặt, app sẽ hiển thị ở mục Chờ xác nhận, bạn reload lại trang để kiểm tra

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 9: Nếu app được di chuyển lên mục Ứng dụng đã cài đặt và có dấu tick xanh là mọi thứ đã ổn, còn không thì phải xóa đi thực hiện lại bước cài đặt ứng dụng.

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 10: Cuối cùng, quay lại khung chat rồi reload màn hình để kiểm tra xem iframe đã hiển thị hay chưa.

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Nếu ra thông báo như vậy là OK, bạn follow hướng dẫn tiếp theo.

c. Cấu hình mã bí mật vào file config

Bước này bạn tiến hành lấy mã bí mật và gửi lại cho Online CRM để tiến hành cấu hình vào file config.

Bước 1: Click mở ứng dụng bạn đã cài trước đó

Graphical user interface, application, website Description automatically generated

Bước 2: Copy mã bí mật gửi lại cho CRM

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 4: CRM tiến hành cấu hình vào file file config_override.php

Lưu ý: CRM kiểm tra dòng enable phải bằng true

Bước 5: Sau khi config xong bạn tiến hành quay lại khung chat của Bot, reload lại xem iframe đã hiển thị chưa.

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Ghi chú:

Quan trọng:

  • Doanh nghiệp của bạn có nhiều Fanpage thì bạn chỉ xây dựng 1 App và tiến hành Install App đó vào các Fanpage còn lại
  • Yêu cầu tài khoản facebook của bạn ở các Fanpage đó phải là tài khoản có quyền quản trị
II. Cấu hình phía CRM

Để người dùng có thể sử dụng được tính năng, trước tiên bạn cần chuẩn bị thông tin chatbot (Fanpage của công ty) để cấu hình tích hợp vào, thứ 2 bạn cần cấu hình thiết lập các điều kiện để hệ thống tự động đồng bộ thông tin Khách hàng về.

1. Cấu hình tích hợp Chatbot

Bước 1: Click vào menu “Tích hợp”, chọn “Cấu hình tích hợp Chatbot”

Bước 2: Click chọn kênh chat là Botbanhang.vn sau đó click vào Thêm Chatbot

Graphical user interface, application, Teams Description automatically generated

Bước 3: Tiến hành thêm Chat Bot theo hướng dẫn, sau đó click Lưu

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

(1): ID của Chat Bot. Bạn lấy ID theo cách sau

Graphical user interface, application, website Description automatically generated

(2): Name. Tên của Bot, bạn có thể điền tên Fanpage của doanh nghiệp mình vào

(3) Access Token: Mã xác thực của Bot. Để lấy mã xác thực bạn làm như sau

B1: Click vào ChatBot

B2: Vào menu thiết lập, click chọn thiết lập chung

B3: Hiển thị giao diện và lấy mã xác thực trang

Lưu ý:

  • Nếu bạn có nhiều Fanpage thì bạn tiến hành Add nhiều Fanpage vào trong CRM
2. Cấu hình đồng bộ thông tin Khách hàng

Bước 1: Click vào menu “Tích hợp”, chọn “Cấu hình đồng bộ thông tin KH”

Bước 2: Tiến hành thiết lập các thông tin để hệ thống tự động đồng bộ Khách hàng

Ghi chú:

Cấu hình tạo mới

  1. Chỉ lấy dữ liệu về CRM khi dữ liệu có:

Đây là thiết lập cho phép bạn chọn điều kiện khi Khách hàng cung cấp thông tin, bạn có thể chọn Khách hàng cung cấp thông tin là email, phone hoặc cả 2.

  1. Nếu dữ liệu thỏa [Điều kiện 1] và chưa tồn tại trên CRM thì:

Đây là thiết lập cho phép bạn đồng bộ thông tin Khách hàng từ Bot về Module nào trên hệ thống CRM

  1. Nếu dữ liệu không thỏa [Điều kiện 1] và chưa tồn tại trên CRM thì:

Đây là thiết lập cho phép bạn có lưu trữ thông tin Khách hàng về CRM không (và lưu trữ vào đâu) khi chưa thu thập được thông tin của Khách hàng như email, phone

Cấu hình xử lý trùng dữ liệu

  1. Khi phát hiện trùng dữ liệu thì:

Đây là cấu hình cho phép bạn thiết lập khi phát hiện dữ liệu Khách hàng đã tồn tại trên hệ thống CRM và 1 dữ liệu Khách hàng mới tương tác trên Fanpage. Nếu phát hiện trùng lặp bạn có thể chọn thiết lập ghì đè, hoặc bỏ qua.

(Ghi đè: Sẽ lấy thông tin Khách hàng mới tương tác đè lên thông tin Khách hàng đã tồn tại trên CRM

Bỏ qua: Sẽ tạo mới thông tin Khách hàng trên CRM mà không quan tâm có trùng lặp hay không)

Gợi ý: Lựa chọn giá trị ghi đè để tránh trùng lặp dữ liệu Khách hàng

  1. Nếu trong quá trình xử lý trùng, bất cứ khi nào dữ liệu thỏa [Điều kiện 1] thì:

Cấu hình này giúp cho bạn mapping được thông tin khách hàng nếu thông tin khách hàng đang lưu trữ trước đó không đúng như config đổ dữ liệu Khách hàng về mở Điều kiện 1.

Ví dụ: Bạn có thông tin Khách hàng là Nguyễn Văn A có số điện thoại là 123456 ở Module Lead.

Trong cấu hình đồng bộ Khách hàng về CRM bạn cấu hình nếu có số điện thoại hoặc email thì đồng bộ về Module Người liên hệ.

Lúc này Khách hàng Nguyễn Văn A tương tác fanpage của bạn và cung cấp số điện thoại 123456

  • Tự động đồng bộ Khách hàng Nguyễn Văn A về Người liên hệ. Đồng thời tự động chuyển trạng thái Lead Nguyễn Văn A thành đã chuyển đổi và link với Người liên hệ Nguyễn Văn A.
III. Đồng bộ và kiểm tra dữ liệu từ Bot về CRM

Để thực hiện được việc này, đầu tiên bạn phải tạo ra 1 kịch bản xin thông tin người dùng.

Lưu ý:

  • Đây chỉ là kịch bản test để bạn kiểm chứng được việc dữ liệu đã tự động được lấy về CRM chưa

  • Còn xây dựng kịch bản 1 cách chuyển nghiệp như: khi khách hàng vào fanpage nhấn bắt đầu thì chạy kịch bản nào, nhân viên tư vấn trao đổi khách hàng cho thông tin email, số đt … tự động lấy về CRM thì bạn liên hệ với nhà cung cấp Bot bán hàng để được hướng dẫn chi tiết.

a. Xây dựng kịch bản xin thông tin

Bước 1: Click vào Chatbot để tiến hành tạo kịch bản

Graphical user interface, application, Word, website Description automatically generated

Bước 2: Vào Chatbot chọn Kịch bản

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Click Tạo mới kịch bản

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Tiến hành đặt tên cho kịch bản, ví dụ ở đây đặt tên cho kịch bản là Xin thông tin người dùng

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 5: Bạn kéo xuống dưới phần xây dựng chuỗi hành động, click vào thêm hỏi đáp

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 6: Tiến hành xây dựng chuỗi hành động như bên dưới

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

  • Nhập nội dung câu hỏi, tên trường dữ liệu là: phone, kiểu dữ liệu chọn: Số điện thoại

Bước 7: Thao tác tương tự để thêm 1 câu hỏi xin thông tin email

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

  • Nhập nội dung câu hỏi, tên trường dữ liệu là: email, kiểu dữ liệu chọn: Email

Bước 8: Tiếp tục thêm 1 câu hỏi xin thông tin địa chỉ

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

  • Nhập nội dung câu hỏi, tên trường dữ liệu là: address, kiểu dữ liệu chọn: Nội dung tự do

Bước 9: Quan trọng Thêm chuỗi sự kiện để lấy dữ liệu về CRM

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 10: Chọn Gửi yêu cầu, phương thức là POST, sau đó click Nâng cao

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 11: Nội dung config bạn làm theo hướng dẫn bên dưới

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

(1): Đường dẫn, bạn nhập theo định dạng:

<CRM_URL>/webhook.php?name=BBHConnector&event_name=customer_info&secret_key=xxxxx

Trong đó:

  • <CRM_URL> là đường link truy cập CRM của bạn ví dụ: https://demo.cloudpro.vn
  • Secret_key bạn lấy như sau:

Graphical user interface, application Description automatically generated

(2): Dữ liệu gửi đi, bạn nhập nội dung sau vào

{

“first_name”: “{{first_name}}”,

“last_name”: “{{last_name}}”,

“gender”: “{{gender}}”,

“phone”: “{{phone}}”,

“email”: “{{email}}”,

“address”: “{{address}}”,

“avatar”: “{{avatar}}”,

“client_id”: “{{client_id}}”,

“page_id”: “{{page_id}}”

}

Bước 12: Cuối cùng bạn nhấn Lưu để hoàn thành tạo kịch bản

Graphical user interface, application Description automatically generated

b. Chạy thử kịch bản

Sau khi đã xây dựng xong kịch bản, bạn tiến hành chạy thử kịch bản xem dữ liệu khách khi inbox vào fanpage đã lấy về CRM hay chưa.

Ghi chú: Check lại cấu hình đồng bộ thông tin khách hàng lần nữa để kiểm tra bạn đang lấy dữ liệu khách hàng về đâu (khi khách hàng cung cấp số điện thoại hoặc email)

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 1: Dùng 1 Fapebook cá nhân thực hiện inbox vào Fanpage đã cấu hình

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 2: Quay trở lại Bot click vào tab kịch bản Chatbot

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Bước 3: Bạn nhấn gửi kịch bản xin thông tin người dùng

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Quay lại Facebook cá nhân tiến hành tương tác các câu hỏi đã chạy

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Bước 5: Quay lại Bot, nhấn Refresh kiểm tra thông tin xem đã lấy về và đồng bộ CRM chưa.

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Bước 6: Kết quả sau khi đồng bộ thông tin dữ liệu từ Bot về CRM

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

c. Mẹo nhỏ để test
  • Thay vì bạn phải gửi câu hỏi sau đó khách hàng cung cấp đủ thông tin rồi bạn mới kiểm tra được dữ liệu đã đẩy về CRM chưa, bạn có thể thực hiện như sau để kiểm tra việc đồng bộ dữ liệu từ Bot về CRM đã thành công hay chưa.

Trong kịch bản xin thông tin người dùng bạn kéo và di chuyển phần Gửi yêu cầu lên trên đầu kịch bản, điều này có nghĩa là khi bạn chạy kịch bản ngay lập tức thông tin KH sẽ được đồng bộ qua hệ thống CRM dựa theo cấu hình đã thiết lập

Graphical user interface, application Description automatically generated

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

  • Sau đó để thực hiện việc kiểm thử trên facebook đã tương tác trước đó bạn cần:

+ Xóa thông tin khách hàng đó đã phát sinh trên CRM

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

  • Xóa thông tin KH đã lưu trữ ở Bot

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

  • Sau khi đã hoàn thành các bước trên bạn thực hiện lại việc chạy thử kịch bản để kiểm tra dữ liệu đã đồng bộ về CRM ngay lập tức chưa.