A. HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ

I. Tạo marketing list để tạo segment tự động

Bước này giúp bạn tạo ra 1 segment tự động bên phía mautic và add những contact vào bên trong segment đó.

Bước 1: Truy cập vào Menu chọn Marketing🡺 Marketing List

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Để click vào button Thêm Marketing List để tiến hành “Thêm Marketing List”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 3: Bạn điền đầy đủ các thông tin như hướng dẫn sau đó click “Lưu”

Graphical user interface, application, Teams Description automatically generated

Ghi chú:

1: Đặt tên cho marketing list

2: Lựa chọn loại mặc định

3: Chọn trạng thái hoạt động cho marketing list

4: Tick chọn để đồng bộ MKT tương ứng thành Segment bên Mautic

II. Thêm khách hàng vào Marketing Lists

1. Thêm khách hàng vào MKT bằng bộ lọc

Việc tạo ra bộ lọc tương ứng giúp bạn thêm tệp danh sách khách hàng vào MKT một cách nhanh chóng và chính xác.

Cách thêm bộ lọc bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây.

Sau khi đã tạo ra các bộ lọc phân loại KH bạn tiến hành add khách hàng vào MTK như sau:

Bước 1: Mở MKT bạn muốn thêm KH

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 2: Click vào tab khách hàng tương ứng (ví dụ ở đây tôi chọn tab Lead)

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 3: Bạn click vào chọn bộ lọc tương ứng muốn add KH vào MKT

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Click “OK” để xác nhận việc thêm KH vào MKT

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 5: Kết quả sau khi bạn add thành công tệp KH vào MKT

A screenshot of a computer Description automatically generated

Lưu ý:

Sau khi bạn add KH vào trong MKT thì lúc này hệ thống sẽ:

  • Đồng bộ thông tin KH qua mautic (nếu thông tin KH chưa tồn tại bên Mautic)
  • Add tệp KH vừa thêm vào Segment tương ứng bên Mautic
2. Thêm khách hàng vào MKT bằng report

Hệ thống CRM cho phép bạn kéo 1 report dạng chi tiết tương ứng, sau đó cho phép bạn add tệp data KH từ report đó vào MKT được chỉ định

Chi tiết việc tạo 1 report bạn tham khảo tại đây.

Sau khi đã tạo 1 report tương ứng bạn thực hiện như sau để thêm vào MKT

Bước 1: Tại màn hình chi tiết report bạn click vào button “Thêm vào Marketing List”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Bạn chọn MKT tương ứng bạn muốn thêm KH vào sau đó nhấn “Xác nhận”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Bạn nhấn “OK” để xác nhận việc thêm KH vào MKT

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Lúc này sẽ có 1 popup thông báo kết quả sau khi bạn thêm KH vào MKT, nhấn “OK” để đóng popup

Graphical user interface, application Description automatically generated

3. Thêm thủ công khách hàng vào MKT

Trường hợp bạn muốn thêm 1 vài khách hàng vào MTK để chạy chiến dịch bạn có thể chọn phương án thêm thủ công bằng tay.

Để thực hiện bạn thao tác như sau:

Bước 1: Mở MKT tương ứng bạn muốn thêm KH vào

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 2: Click vào tab khách hàng tương ứng (ví dụ ở đây tôi chọn tab Lead)

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 3: Click “Chọn Lead” hoặc bạn cũng thể tạo mới 1 Lead

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Chọn Lead tương ứng để thêm vào

Graphical user interface, application Description automatically generated

4. Thêm hàng loạt khách hàng vào MKT

Cơ chế thêm hàng loạt này cho phép bạn lựa chọn danh sách KH muốn thêm vào và đưa têp data đó vào MKT mà bạn mong muốn

Để thực hiện bạn thao tác như sau:

Bước 1: Vào màn hình sách của khách hàng tương ứng (ví dụ ở đây tôi truy cập vào module Lead)

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách bạn lựa chọn KH bạn muốn đưa vào MKT tương ứng (ở đây bạn có thể sử dụng bộ lọc để phân loại KH bạn muốn thêm vào MKT)

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Click vào xem thêm chọn “Thêm vào Mautic Segment”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Bạn chọn Segment tương ứng sau đó click “Xác nhận” để thực hiện thêm tệp KH vào Segment

A picture containing graphical user interface Description automatically generated

Ghi chú: Tại popup này bạn cũng có thể thao tác tạo mới Segment bằng cách click vào icon (+)

Graphical user interface, application Description automatically generated

5. Thêm tự động bằng workflow

Đây là cách làm mà hệ thống sẽ tự động thêm KH tướng ứng theo tiêu chí bạn đã thiết lập trước đó vào MKT.

Việc đầu tiên là bạn cần nắm được cách sử dụng Workflow của hệ thống, bạn tham khảo chi tiết tại đây

Sau khi đã hiểu được cơ chế hoạt động của workflow bạn tiến hành tạo mới 1 workflow tương ứng và thực hiện hành động như sau

Bài toán ví dụ: Khi có 1 lead mới có tình trạng = Mới thì sẽ tự động add vào marketing list tương ứng để chăm sóc

Bước 1: Truy cập vào setting tiến hành tạo mới 1 workflow với module ví dụ là Lead

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 2: Chọn điều kiện như ví dụ đưa ra: tình trạng = mới

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 3: Phần nhiệm vụ bạn click chọn nhiệm vụ “Thêm vào Marketing list”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Đặt tên cho nhiệm vụ, chọn Marketing list bạn muốn thêm KH vào, sau đó nhấn “Lưu”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 5: Cuối cùng bạn nhấn “Lưu” để hoàn tất việc tạo workflow

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bây giờ bạn hãy thử tạo mới 1 lead có tình trạng bằng Mới để kiểm tra xem KH tương ứng đó đã được add vào MKT chưa nhé.

6. Xóa khách hàng khỏi MKT

Vì 1 lý do nào đó bạn muốn gỡ bỏ khách hàng ra khỏi MKT tương ứng, để thực hiện việc đó bạn thao tác như sau

a. Gỡ bỏ thủ công

Bước 1: Mở MKT tương ứng bạn muốn gỡ bỏ KH

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 2: Tại tab khách hàng tương ứng, bạn chọn KH muốn gỡ bỏ khỏi MKT, sau đó click “Unlink”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Click OK để xác nhận việc gỡ bỏ KH khỏi MKT

Graphical user interface Description automatically generated with medium confidence

b. Gỡ bỏ hàng loạt

Trường hợp bạn thêm tệp KH vào MKT bằng report, lúc này bạn có thể sử dụng cơ chế trong report để gỡ bỏ toàn bộ KH ra khỏi MKT.

Bạn thao tác như sau:

Bước 1: Mở report tương ứng mà trước đó bạn đã thực hiện thao tác thêm KH vào MKT 

Bước 2: Click vào button “Xóa khỏi Marketing list”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 3: Chọn MKT tương ứng bạn muốn xóa tệp KH này ra khỏi, sau đó nhấn “Xác nhận”

Graphical user interface, text Description automatically generated with medium confidence

III. Cập nhật stage trên Mautic

Stage được hiểu như là việc bạn đánh dấu trạng thái của khách hàng, dựa vào stage tương ứng này bên mautic sẽ phân loại và đưa vào Segment tương ứng một cách tự động

Để add khách hàng vào stage bạn thực hiện như sau: (Ví dụ thao tác trên module Lead)

Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn lựa chọn Lead muốn cập nhật stage

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Click vào xem thêm chọn “Cập nhật Mautic Stage”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Lựa chọn Stage bạn muốn thay đổi cho dữ liệu, sau đó nhấn “Xác nhận”

Graphical user interface Description automatically generated with medium confidence

Bước 4: Bạn có thể kiểm tra lại kết quả bên phía Mautic

A screenshot of a computer Description automatically generated

IV. Đồng bộ lịch sử Mautic về CRM

Ở V3 này để tối ưu performance do đó lịch sử mautic sẽ không được tự động lấy về, mà thay vào đó người dùng muốn xem lịch sử mautic của KH nào thì có thể vào khách hàng đó sau đó thực hiện việc đồng bộ lịch sử bằng tay về.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở thông tin khách hàng bạn muốn xem lịch sử mautic

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 2: Click vào xem thêm chọn Lịch sử Mautic

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 3: Click vào button “Đồng bộ lịch sử Mautic”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Click “OK” để xác nhận

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 5: Kết quả sau khi đồng bộ thành công lịch sử mautic của KH

Graphical user interface, application Description automatically generated

Lưu ý: Đối với lịch sử gửi mail hệ thống sẽ ghi nhận bên tab Email

Graphical user interface, application Description automatically generated

B. Hướng dẫn gửi Mautic cơ bản

I. Segment

Mục đích:

– Quản lý danh sách những khách hàng cần gửi email

– Thống kê chi tiết những khách tương tác

Bước 1: Vào Menu chọn “Segment”

Graphical user interface Description automatically generated with low confidence

Bước 2: Click vào “New” để tiến hành tạo mới 1 Segments

Application Description automatically generated with medium confidence

Bước 3: Nhập tiêu đề cho Segment sau đó click “Save & Close”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 4: Kết quả sau khi tạo thành công 1 Segment

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

II. Contact

Là nơi quản lý thông tin danh sách khách hàng được dùng để thực hiện việc gửi email Marketing

Bước 1: Vào Menu chọn “Contact”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách Contact bạn có thể tạo Contact bằng 2 cách

– Cách 1: Tạo nhanh Contact “Quick Add”

– Cách 2: Tạo Contact tại Form đầy đủ “New”

Ví dụ: Tạo Contact tại form đầy đủ

Table, scatter chart Description automatically generated

Bước 3: Tại màn hình tạo mới Contact nhập đầy đủ các thông tin, sau đó Click “Save & Close”

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 4: Click chọn “Preferences” để tiến hành “add Contact” đó vào Segment

Chart, scatter chart Description automatically generated

Bước 5: Click vào Tab “Segments” sau đó chọn Segments đã được tạo sẵn, sau đó click “Save” để hoàn tất

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Graphical user interface Description automatically generated

III. Email Teamplate

Mục đích: Quản lý mẫu email dùng để gửi cho chiến dịch

Bước 1: Tại menu vào Channels chọn “Email”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Click vào “New” để tiến hành một mẫu email mới

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Click “Select” trong ô New Teamplate Email

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Trong màn hình tạo, bạn lựa chọn hình thức xây dựng mẫu email theo cách của bạn

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

1: Xây dựng mẫu theo mã html

2: Xây dựng mẫu theo form có sẵn

3: Xây dựng một mẫu mới hoàn toàn

Ví dụ: Lựa chọn xây dựng 1 mẫu mới hoàn toàn (Blank)

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 5: Click “Builder” để bắt đầu tiến hành xây dựng mẫu email

A screenshot of a computer Description automatically generated with medium confidence

Bước 6: Click chuột vào nội dung trên cùng, sau đó tiến hành xây dựng nội dung email mới bên phía phải

Graphical user interface, application Description automatically generated

Ghi chú:

1: Click chuột để chọn

2: Nội dung mẫu email

Bước 7: Nhập nội dung, chỉnh sửa phù hợp,nhấp “Apply” sau đó nhấn “Close Builder”

Text, application Description automatically generated

Bước 8: Nhập tiêu đề, sau đó nhấn “Save & Close” để hoàn thành việc tạo mẫu email teamplate

Graphical user interface, application, website Description automatically generated

Bước 9: Kết quả sau khi tạo thành công mẫu email teamplate

Chart Description automatically generated

IV. Campaigns

Quản lý thông tin những chiến dịch bạn sẽ sử dụng cho việc gửi email Marketing

Bước 1: Tại menu chọn “Campaigns”

Graphical user interface, chart Description automatically generated with medium confidence

Bước 2: Click “New” để tạo mới 1 Campaigns

Graphical user interface, text, application, Teams Description automatically generated

Bước 3: Đặt tên chiến dịch, sau đó nhấn “Launch Campaign Builder” để tiến hành cấu hình cho Campaigns

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 4: Lựa chọn “Contact Segment”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 5: Lựa chọn Segments muốn sử dụng cho chiến dịch, sau đó click “Add”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 6: Click vào “icon +”, tại cột Action chọn “Select” để tiến hành thêm hành động gửi mail cho chiến dịch

Diagram Description automatically generated

Bước 7: Click “Select”

Graphical user interface Description automatically generated

Bước 8: Tại màn hình danh sách các hành động, bạn hãy lựa chọn hành động phù hợp với mục đích của bạn.

Ví dụ: Lựa chọn hành động “Send email” cho chiến dịch

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 9: Sau đó tiến hành đặt tên cho hành động và lựa chọn mẫu Email Teamplate cần gửi, sau đó click “Add”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 10: Click “Close Builder” để hoàn thành

Graphical user interface, application Description automatically generated

 

V. Report

Graphical user interface Description automatically generated

Lưu ý: Nếu Campaigns không gửi được bạn vui lòng chuyển Campaigns về dạng public

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 1: Vào danh sách Campaigns mở Campaign muốn xem kết quả

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Màn hình Report của Campaigns sẽ hiện các thông tin dựa theo cấu hình bạn đã cài đặt trước đó.

Chart, table Description automatically generated

Khách hàng nhận được email từ chiến dịch

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

C. Hướng dẫn gửi Mautic nâng cao

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách import list danh sách khách vào hệ thống, sau đó sử dụng các cấu hình nâng cao của Campaign để gửi chiến dịch, thống kế số lượng khách hàng thao tác với email, đổ thông tin khách hàng về hệ thống CRM …

I. Segment

Bạn tiến hành tạo Segment như hướng dẫn ở phần Cơ bản tại đây.

Lưu ý:

  • Tại mục Segment bạn sẽ tiến hành tạo ra thêm 1 Segment để khi gửi Email thành công thì Segment này sẽ chứa thông tin chi tiết những khách hàng đã tương tác với email
  • Bạn nên đặt tên Segment trực quan để dễ thao tác.

Ví dụ: Danh sách khách hàng tháng 10-2019 đã thao tác với email

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

II. Contact

Thực hiện việc Import contact vào hệ thống theo mẫu.

Bước 1: Tại màn hình danh sách click chọn “Import”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Lựa chọn file sau đó click “Upload”

Ghi chú: Dữ liệu file import như hình mẫu

A screenshot of a computer Description automatically generated with medium confidence

Graphical user interface Description automatically generated

Bước 3: Lựa chọn người phụ trách, segment và tag cho ai (nếu có) tại màn hình import, sau đó nhấn “Import in browser”

A screenshot of a computer Description automatically generated

Ghi chú:

1: Lựa chọn người phụ trách cho danh sách contact được import

2: Lựa chọn Segment để chứa danh sách contact

3: Lựa chọn Tag cho ai (nếu có)

Bước 4: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu

Graphical user interface, application, website Description automatically generated

III. Email Teamplate

Cách tạo các mẫu email teamplate bạn tham khảo tại mục hướng dẫn cơ bản: Email Teamplate

IV. Campaign

Tiến hành tạo 1 campaign sử dụng các chức năng nâng cao.

Bước 1: Tại menu chọn “Campaigns”

Chart Description automatically generated

Bước 2: Click “New” để tạo mới 1 Campaigns

Graphical user interface, text, application, Teams Description automatically generated

Bước 3: Đặt tên chiến dịch, sau đó nhấn “Launch Campaign Builder” để tiến hành cấu hình cho Campaigns

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 4: Lựa chọn “Contact Segment”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 5: Lựa chọn Segments muốn sử dụng cho chiến dịch, sau đó click “Add”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 6: Click vào icon +, tại cột Action chọn “Select” để tiến hành thêm hành động gửi mail cho chiến dịch

Graphical user interface, application, website Description automatically generated

Bước 7: Tại màn hình danh sách các hành động, bạn hãy lựa chọn hành động phù hợp với mục đích của bạn.

Ví dụ: Lựa chọn hành động “Send email” cho chiến dịch

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 8: Sau đó tiến hành đặt tên cho hành động và lựa chọn mẫu Email Teamplate cần gửi, sau đó click “Add”

Graphical user interface, text Description automatically generated

Bước 9: Tiếp theo bạn tiến hành tạo thêm các “quyết định” từ phía khách hàng sau khi email được gửi đi.

Danh sách các hành động:

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Ví dụ: Lựa chọn sau khi khách hàng mở email “Open email”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 10: Đặt tên “quyết định” của khách hàng để bạn dễ dàng quản lý

Text Description automatically generated with medium confidence

Bước 11: Sau khi khách hàng mở thông tin email bạn tiến hành tạo thêm các hành động tiếp theo.

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Ví dụ: Đẩy thông khách hàng vừa mở email sang hệ thống CRM

Graphical user interface, application Description automatically generated Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 12: Đặt tên cho hành động

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Lưu ý: Để xem được thông tin chi tiết khách hàng nào đã thao tác với email từ chiến dịch bạn tiến hành tạo thêm 1 hành động (thao tác tương tự như ở bước 6 – Bước 8)

Bước 13: Tại cột Action chọn “Select” sau đó lựa chọn “Modify contact segments”

Graphical user interface, application Description automatically generated Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 14: Đặt tên cho hành động vừa được tạo và lựa chọn segments.

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 15: Bạn nhấn “Apply” sau đó nhấn “Close Builder” để hoàn thành việc cấu hình cho Campaigns

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 16: Cuối cùng bạn click “Save & Close” để hoàn thành việc tạo Campaigns

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

V. Report

Bước 1: Vào danh sách Campaigns mở Campaign muốn xem kết quả

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 2: Màn hình Report của Campaigns sẽ hiện các thông tin dựa theo cấu hình bạn đã cài đặt trước đó.

Chart Description automatically generated

Ghi chú:

1: Thông tin Contact được thêm vào Campaigns

2: Thông tin Email đã được gửi đi

3: Thông tin về email đã được khách hàng thao tác

4: Thông tin về những Contact được đẩy qua CRM

Ví dụ: Theo như cấu hình, sau khi khách hàng mở thông tin Email, thì thông tin khách hàng sẽ được tự đẩy sang bên CRM (module Đầu mối)

Khách hàng nhận và mở email:

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Thông tin khách hàng được tự động đẩy sang CRM (theo như setup của Campaigns)

Graphical user interface, application Description automatically generated

  • CRM

Graphical user interface, application, Word Description automatically generated

Bước 3: Để xem thông tin những khách hàng nào đã thao tác với email bạn tiến hành mở Segments đã được thiết lập trước đó để xem thông tin

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 4: Bạn kéo xuống dưới và có thể xem được chi tiết những khách hàng nào đã thao tác với email được gửi đi trước đó