A. GIỚI THIỆU

Hiện nay, Zalo là một trong những công cụ nhắn tin hàng đầu được người Việt tin dùng nhất. Vì vậy, sử dụng Zalo để gửi tin sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận khách hàng, tạo ra các cuộc tương tác 1:1 để gửi các thông điệp chăm sóc, bán hàng đến họ.

So với gửi tin nhắn từ các phần mềm SMS Brandname khác, việc gửi tin nhắn hàng loạt trên Zalo OA tiêu tốn một lượng chi phí thấp hơn hẳn và nhiều lợi ích khác.

Hiện nay Zalo có 3 hình thức gửi tin miễn phí tới khách hàng đó là:

  • Tin nhắn miễn phí chủ động
  • Tin Broadcast (gửi bài viết) chủ động
  • Tin nhắn phản hồi khi KH nhắn tin

Lưu ý: Để sử dụng được việc gửi tin miễn phí, điều tiên quyết đầu tiên là Khách hàng đã quan tâm Zalo OA của bạn

I. Tin nhắn chủ động

Là giải pháp cho phép tài khoản Zalo OA gửi tin nhắn chủ động (Gửi một hoặc nhiều) đến khách hàng quan tâm Zalo OA của doanh nghiệp.

Chỉ có Tài khoản OA đã xác thực mới được phép sử dụng loại tin này. Tài khoản OA xác thực sẽ có hạn mức 1000 tin miễn phí mỗi tháng (được thiết lập vào 00:00 ngày 1 đầu tháng) và bắt đầu tính phí từ tin thứ 1001 là 55vnđ/tin.

II. Tin nhắn Broadcast (bài viết)

Là giải pháp cho phép tài khoản Zalo OA gửi bài viết chủ động hàng loạt đến khách hàng quan tâm Zalo OA của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể thoải mái tùy chỉnh nội dung tin nhắn và đối tượng nhận tin dựa vào các yếu tố như lọc như: giới tính, độ tuổi, vị trí, nhóm khách hàng tùy chọn…

  • Đối với tài khoản thường: bạn sẽ có hạn mức gửi tin là 20 tin/tháng và hạn mức người quan tâm nhận tin là 1 tin/tháng.
  • Tài khoản xác thực: bạn sẽ có hạn mức gửi tin là 40 tin/tháng và hạn mức người quan tâm nhận tin là 4 tin/tháng.

III. Tin nhắn phản hồi

Tin nhắn phản hồi là loại tin mà tài khoản Zalo OA được phép sử dụng để phản hồi khi có khách hàng chủ động nhắn tin đến trang Zalo OA của mình.

Tài khoản Zalo OA sẽ được phép sử dụng 8 tin phản hồi miễn phí trong vòng 48h kể từ thời điểm người quan tâm gửi tin đến OA. Tại mỗi lần sử dụng, hệ thống sẽ tự động trừ đi số lượng tin đã được cấp. Hạn mức này sẽ được thiết lập lại mỗi khi Người dùng gửi tin mới cho OA.

Khi sử dụng hết hạn mức tin phản hồi:

  • Tài khoản OA thường: sẽ không thể tiếp tục nhắn cho người quan tâm. Để tiếp tục, OA cần thực hiện xác thực (tham khảo hướng dẫn xác thực tại đây)
  • Tài khoản OA đã xác thực: Tin thứ 9 sẽ được tính là tin chủ động, tính phí 55đ/tin

Nếu bạn sử dụng tính năng Chatbox Zalo của CloudproCRM, bạn có thể sử dụng và phản hồi tin nhắn tới khách hàng trực tiếp trên CRM mà không cần phải đăng nhập vào tài khoản Zalo OA như trước.

IV. Luồng đồng bộ thông tin KH từ Zalo OA

Graphical user interface Description automatically generated Tham khảo chi tiết luồng đồng bộ thông tin KH từ các kênh thứ 3 về CRM như Zalo, Facebook (chatbot) thì bạn tham khảo tại đây.

B. CHUẨN BỊ

I. Tích hợp Zalo OA với CRM

Để có thể gửi tin nhắn Zalo OA miễn phí từ CRM thì bạn cần thực hiện cấu hình tích hợp tài khoản Zalo OA với CRM. Trong trường hợp đã thực hiện tích hợp thì bạn bỏ qua phần này.

Các bước cấu hình Zalo OA vào hệ thống CRM bạn vui lòng tham khảo bài viết tại đây

II. Chuẩn bị mẫu tin nhắn MXH

Chuẩn bị mẫu tin nhắn ở đây chính là nội dung tin nhắn Zalo bạn sẽ gửi đi cho khách hàng. Ngoài ra, việc chuẩn bị sẵn mẫu tin nhắn giúp bạn lưu trữ lại nội dung và tái sử dụng cho những lần gửi tin chăm sóc (hoặc tiếp thị) tiếp theo.

Để chuẩn bị mẫu tin nhắn trên CRM, bạn thực hiện các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Vào menu “Marketing”, Chọn “Mẫu tin nhắn MXH”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách, click vào nút “Thêm Mẫu tin nhắn MXH”

1. Loại văn bản

Đây là dạng mẫu tin nhắn thông dụng bạn thường gửi tới cho khách hàng.

Dạng mẫu tin nhắn này cho phép bạn chèn thông tin tương ứng của khách hàng vào như: danh xưng, tên, số điện thoại, địa chỉ … từ đó giúp bạn sử dụng mẫu tin nhắn này gửi tới cho khách hàng một cách thân thiện nhất

Để tạo mẫu tin nhắn dạng văn bản bạn thực hiện như sau

Bước 1: Tại màn hình nhập thông tin chung mẫu tin nhắn MXH bạn nhập theo các thông tin sau:

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Ghi chú:

Tiêu đề tin nhắn: Tiêu đề để bạn quản lý nội bộ mẫu tin nhắn trên CRM. Bạn có thể đặt tiêu đề sao để dễ dàng tìm và chọn mẫu tin nhắn gửi tin.

Loại tin nhắn: Mặc định chọn Zalo

Loại nội dung: Chọn loại “Văn bản”

Tình trạng: Khi bạn chọn “Hoạt động” được hiểu là mẫu tin nhắn này đang sử dụng.

Còn chọn “Không hoạt động” hiểu là mẫu tin nhắn này tạm ngưng/Ngừng sử dụng.

Lưu ý: Nếu chọn “Hoạt động” thì mẫu tin nhắn đó sẽ hiển thị trong danh sách chọn khi bạn thực hiện chọn mẫu tin nhắn để gửi, ngược lại thì không.

Nếu sau này bạn không có nhu cầu sử dụng mẫu tin nhắn này nữa bạn hãy chuyển tình trạng về “Không hoạt động” thì lúc này mẫu tin nhắn sẽ không còn hiện thị trong danh sách để bạn lựa chọn gửi cho khách hàng.

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Soạn nội dung tin nhắn MXH

Chọn module: Việc chọn module này sẽ giúp bạn chèn đúng biến về thông tin khách hàng

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Soạn nội dung mẫu tin nhắn MXH và chèn biến.

Ví dụ: Bạn cần tạo 1 mẫu tin nhắn MXH có nội dung như sau:

“Xin chào chị Hường. Cám ơn chị đã quan tâm tới kênh OA Cloudpro CRM. Chúc chị nhiều sức khoẻ và bình an.”

Bạn có thể chèn các biến tương ứng để khi gửi tin nhắn cho các khách hàng khách nhau thì sẽ linh động gửi đúng theo từng thông tin khách hàng

  • Bạn tiến hành thay nội dung “Chị” = biến “Danh xưng” tương ứng
  • Bạn tiến hành thay nội dung “Tên khách hàng” (Hường) = biến “Họ và tên” tương ứng

(Nếu nội dung tin nhắn bạn cần soạn có các thông tin khác như số điện thoại, địa chỉ bạn cũng chèn các biến tương ứng)

Sau khi chèn biến, phần nội dung mẫu tin nhắn MXH mà bạn soạn sẽ hiển thị như sau:

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

  1. Chọn “Trường dữ liệu” muốn chèn biến
  2. Nhấn “Chèn” để đưa các biến “Trường dữ liệu” vào nội dung tin nhắn
  3. Nội dung tin nhắn gửi đi.

Nội dung tin nhắn “[Văn bản] Mẫu tin nhắn cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm OA” khi khách hàng nhận được sẽ hiển thị như sau:

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

2. Loại danh sách

Mẫu tin nhắn MXH là mẫu tin nhắn được phép gửi kèm hình ảnh, danh mục, file đính kèm.

Để tạo mẫu tin nhắn dạng danh sách bạn thực hiện như sau

Bước 1: Tại màn hình nhập thông tin chung mẫu tin nhắn MXH bạn nhập theo các thông tin sau:

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Chuẩn bị hình đại diện cho tin nhắn

– Đầu tiên bạn cần chuẩn bị 1 bức hình đại diện cho tin nhắn (logo công ty hay banner …) kích thước khuyến nghị là: 450×300

– Tiếp đến bạn hãy upload bức hình đó lên mạng (bằng google driver hoặc 1 trang upload free nào đó). Ví dụ ở đây tôi upload trên trang: https://files.fm/

– Sau khi đã upload xong hình, bạn copy lại đường dẫn của bức hình đó

Bước 3: Cập nhật hình ảnh đại diện của tin nhắn bằng cách click vào “Sửa”“Thêm mục” để thêm ảnh đại diện và đường dẫn đến bài viết:

Nhập thông tin “Hình đại diện” của tin nhắn

Tiêu đề: Tiêu đề của hình đại diện – tối đa: 100 ký tự

Mô tả: Mô tả của Hình đại diện – tối đa: 500 ký tự

Đường dẫn ảnh: Vào link hình ảnh muốn dẫn thực hiện “ Copy image address” sau đó dán địa chỉ hình ảnh vào đây.

URL khi click vào: Đường dẫn Url sẽ được mở trong ứng dụng Zalo khi người quan tâm bấm vào đây.

Ví dụ: Khi KH nhấn vào đây sẽ đi đến trang website https://onlinecrm.vn/

Cuối cùng nhấn “Đồng ý”, hình đại diện cho mẫu tin nhắn sẽ được cập nhật.

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 4: Thêm danh mục đi kèm trong tin nhắn bằng cách nhấn “Thêm mục”

Nhập thông tin danh mục đính kèm

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Ghi chú:

Tiêu đề: Tiêu đề của danh mục – tối đa: 100 ký tự

Đường dẫn icon: Vào link hình ảnh icon muốn dẫn, thực hiện “ Copy image address” sau đó dán địa chỉ hình ảnh icon vào đây.

Hành động: loại hành động sẽ thực hiện khi người quan tâm bấm vào

URL khi kick vào: URL sẽ được mở trong ứng dụng Zalo khi người quan tâm bấm vào đây.

Ví dụ: Khi KH nhấn vào danh mục “Bảng giá” sẽ đi đến trang bảng giá https://onlinecrm.vn/bang-gia-phan-mem-cloud-pro-crm

Cuối cùng nhấn “Đồng ý là bạn đã thêm 1 danh mục cho mẫu tin nhắn.

Tương tự bạn thêm những danh mục còn lại. Ở đây bạn được tạo tối đa 5 danh mục đính kèm.

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Cuối cùng sau khi tạo “Mẫu tin nhắn MXH” xong, bạn nhấn “Lưu” để hoàn tất.

🡪 Đối với loại tin nhắn danh sách, nội dung tin nhắn mà khách hàng nhận được sẽ hiển thị như sau:

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

III. Chuẩn bị bài viết (Broadcast)

1. Đăng bài viết lên Zalo OA (đối với bài viết mới)

Sau khi bạn soạn thảo 1 bài viết theo kịch bản (CSKH/Quảng Cáo) bạn tiến hành đăng bài viết này lên trên kênh OA của mình để đồng bộ bài viết về CRM thực hiện gửi bài viết qua Zalo.

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

2. Đồng bộ bài viết từ kênh Zalo OA về CRM

Để đồng bộ bài viết về bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào Menu Marketing chọn Bài viết MXH

Graphical user interface, application, Word Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách, click vào chọn “Đồng bộ bài viết”

Graphical user interface Description automatically generated

Lưu ý: Chức năng “Thêm Bài viết MXH” chỉ dành cho tính năng tích hợp Facebook, bạn vui lòng không sử dụng trong tích hợp Zalo.

Bước 3: Chọn kênh OA bạn muốn đồng bộ bài viết về (trường hợp bạn có nhiều kênh OA)

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 4: Cuối cùng bạn tắt popup và resfresh (F5) lại trang để kiểm tra bài viết

Graphical user interface Description automatically generated with medium confidence

C. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

I. Gửi tin nhắn chủ động cho từng KH

1. Tạo bộ lọc

Đầu tiên bạn phải xác định được danh sách khách hàng đã quan tâm Zalo OA của mình trên CRM là những khách hàng nào bằng cách tạo bộ lọc

(Ví dụ dưới đây được hướng dẫn thực hành ở module Lead)

Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn icons bên dưới

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 2: Tạo bộ lọc để lọc ra danh sách khách hàng được đồng bộ từ Zalo OA

(Khi KH nhấn “Quan tâm” OA thì thông tin KH được đồng bộ về CRM ở module KH thô, KH submit form cung cấp thông tin, hệ thống tự đồng bộ thông tin KH này lên Lead)

Để phân loại khách hàng về từ kênh OA của bạn dựa theo trường “Đã đồng bộ Zalo OA”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Tham khảo hướng dẫn tạo bộ lọc tại đây.

Sau khi nhấn “Lưu” thì hệ thống sẽ lọc ra tất cả danh sách khách hàng từ Zalo OA, từ đây bạn có thể gửi tin nhắn cho khách hàng (KH)

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bạn có 2 cách gửi tin nhắn cho khách hàng đã quan tâm OA của mình.

2. Gửi tin nhắn
a. Gửi tại màn hình danh sách

Bước 1: Chọn xem bộ lọc “Lead từ Zalo OA”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Chọn khách hàng bạn muốn gửi tin nhắn

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Ghi chú:

  1. Chọn từng khách hàng
  2. Chọn tất cả khách hàng trong 1 trang (mặc định là 20 khách hàng (dữ liệu)/ trang)
  3. Chọn tất cả khách hàng trong bộ lọc (có thể nhiều hơn 20 khách hàng (dữ liệu)

Bước 3: Click vào icon 3 chấm chọn “Gửi Zalo (miễn phí)”

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 4: Tại popup gửi tin nhắn, tương tự như hướng dẫn trước đó, bạn tiến hành chọn kênh Zalo OA của mình, chọn mẫu tin nhắn có sẵn (hoặc tạo mới) sau đó nhấn “Gửi”

Lưu ý: Trường hợp bạn có nhiều Zalo OA gắn vào CRM bạn cần chọn đúng Zalo OA bạn muốn gửi tin

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 5: Nhấn “Ok” để xác nhận chắc chắn muốn gửi tin nhắn đi

Graphical user interface, application Description automatically generated

Sau khi bạn xác nhận, hệ thống thông báo gửi tin nhắn thành công

Graphical user interface, application Description automatically generated

Kết quả tin nhắn hiển thị ở phía Khách hàng

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

b. Gửi tại màn hình chi tiết

Bước 1: Chọn xem bộ lọc “Lead từ Zalo OA”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Chọn xem chi tiết hồ sơ khách hàng bạn muốn gửi tin

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 3: Trong màn hình chi tiết hồ sơ khách hàng, bạn click vào icon 3 chấm chọn “Gửi Zalo (Miễn phí)”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 4: Tại popup gửi tin nhắn, tương tự như hướng dẫn trước đó, bạn tiến hành chọn kênh Zalo OA của mình, chọn mẫu tin nhắn có sẵn (hoặc tạo mới) sau đó nhấn “Gửi”

Lưu ý: Trường hợp bạn có nhiều Zalo OA gắn vào CRM bạn cần chọn đúng Zalo OA bạn muốn gửi tin

Graphical user interface, text, application, Teams Description automatically generated

Bước 5: Nhấn “Ok” để xác nhận chắc chắn muốn gửi tin nhắn đi

Graphical user interface, application, Teams Description automatically generated

Sau khi bạn xác nhận, hệ thống thông báo gửi tin nhắn thành công

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Kết quả tin nhắn hiển thị ở phía Khách hàng

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

3. Xem lịch sử gửi tin

Sau khi bạn gửi tin nhắn tới khách hàng, bạn có thể xem lại log lịch sử những tin nhắn đã gửi cho khách hàng như sau

Bước 1: Chọn xem bộ lọc “Lead từ Zalo OA”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Chọn xem chi tiết hồ sơ khách hàng bạn muốn xem lịch sử gửi tin

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 3: Trong hồ sơ khách hàng, bạn vào xem thêm chọn lịch sử tin nhắn MXH

Graphical user interface, application Description automatically generated

Trong phần lịch sử tin nhắn sẽ cho phép bạn xem lại toàn bộ các tin nhắn đã gửi ra cho khách hàng

A screenshot of a computer Description automatically generated

II. Gửi tin nhắn chủ động cho hàng loạt KH

Gửi tin nhắn hàng loạt trên CRM chính là gửi tin nhắn chủ động cho khách hàng theo từng chiến dịch.

Việc gửi tin nhắn bằng chiến dịch giúp bạn thống kê được tình trạng tin nhắn gửi đến khách hàng.

Để gửi tin nhắn bằng chiến dịch bạn thực hiện các bước chuẩn bị như sau:

1. Chuẩn bị nội dung

Chuẩn bị nội dung ở đây chính là nội dung tin nhắn Zalo bạn gửi tới khách hàng

Bạn tham khảo các bước hướng dẫn chuẩn bị nội dung tin nhắn gửi mục

2. Chuẩn bị danh sách khách hàng

Chuẩn bị danh sách khách hàng chính là danh sách những đối tượng bạn sẽ gửi tin nhắn trong chiến dịch này, để tạo danh sách khách hàng bạn thực hiện các bước sau:

a. Tạo bộ lọc

Bước 1: Truy cập vào module có chứa đối tượng KH hướng tới trong chiến dịch để tạo bộ lọc – ra DS khách hàng

(Ví dụ dưới đây được hướng dẫn thực hành ở module Lead)

Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn icons bên dưới

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 2: Nhập thông tin tạo bộ lọc theo nhu cầu của bạn

Ví dụ: Đối tượng KH hướng tới đợt này là những khách hàng đã quan tâm Zalo OA trong năm nay, bạn sẽ set các điều kiện lọc sau để ra danh sách:

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Kết quả lọc ra được những KH đã quan tâm Zalo OA năm nay trên CRM

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Sau khi lọc ra được danh sách đối tượng, bạn thực hiện tạo marketing list

b. Tạo Marketing List

Bước 1: Truy cập vào module “Marketing List

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách Marketing List, bạn chọn “Thêm Marketing List”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Tại màn hình tạo mới, bạn nhập thông tin và Lưu lại

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Kết quả khi tạo 1 MKT List thành công

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

c. Đưa bộ lọc vào MKT List

Sau khi tạo MKT xong, bạn đưa bộ lọc (đã tạo trước đó) vào Marketing List

Tuỳ theo từng đối tượng bạn hướng tới trong chiến dịch mà chọn tab “Lead” hay tab khác (Liên hệ, KH thô)

(Ví dụ ở đây thực hành chọn tab “Lead”)

Bước 1: Tại màn hình chi tiết MKT List, bạn chọn tab “Lead”

Graphical user interface, application, Word Description automatically generated

Bước 2: Chọn bộ lọc đã tạo trước đó đưa vào MKT list

Graphical user interface, application, Word Description automatically generated

Bước 3: Nhấn “Ok” để xác nhận đưa bộ lọc vào MKT List

Graphical user interface, application Description automatically generated

Sau khi nhấn xác nhận, hệ thống tự động đưa danh sách khách hàng trong bộ lọc vào MKT List đã tạo

Bước 4: Bạn nhấn F5 để hệ thống cập nhật danh sách vừa đưa vào.

Graphical user interface, application Description automatically generated

Tương tự, nếu danh sách khách hàng hướng tới trong chiến dịch này gồm nhiều đối tượng ở các module khác nhau (Liên hệ, KH thô) thì bạn có thể thực hiện lần lượt các bộ lọc ở các module rồi đưa bộ lọc vào MKT List này.

Graphical user interface, application Description automatically generated

3. Chuẩn bị chiến dịch
a. Tạo chiến dịch

Bước 1: Truy cập vào module “Chiến dịch”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách, bạn chọn “Thêm chiến dịch”

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 3: Nhập thông tin chiến dịch và nhấn “Lưu”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Ghi chú

1.Tên chiến dịch: Tên của chiến dịch (bạn nên đặt tên chiến dịch biểu đạt đúng mục đích chạy chiến dịch)

2. Tình trạng: Chọn tình trạng chiến dịch (Lên kế hoạch/hoạt động/ngừng hoạt động/hoàn thành/đã hủy)

3. Loại chiến dịch: chọn loại “Mạng xã hội”

4. Mục đích: Chọn mục đích “Chăm sóc khách hàng”

5. Ngày bắt đầu: Chọn ngày bắt đầu chiến dịch

6. Ngày kết thúc: Chọn ngày kết thúc chiến dịch

7. Đối tượng hướng tới: Đối tượng hướng tới của chiến dịch.

Ví dụ: Đối tượng hướng tới của chiến dịch gửi bài viết zalo là những khách hàng có quan tâm trên kênh OA của bạn trong năm nay

8. Chỉ tiêu: Chỉ tiêu phải đạt được khi chạy chiến dịch.

9. Giao cho: Nhân viên phụ trách chiến dịch này (có thể chọn nhiều nhân viên cùng phụ trách)

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin bạn nhấn “Lưu”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

b. Đưa MKT List vào chiến dịch

Sau khi tạo chiến dịch thành công, bạn tiến hành đưa MKT List vào chiến dịch.

Ở đây bạn có thể đưa nhiều MKT List vào chiến dịch

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Chọn MKT List cần thêm

Graphical user interface, application Description automatically generated

Kết quả sau khi đưa MKT List vào chiến dịch thành công

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

4. Chạy chiến dịch

Bước 1: Vào màn hình chi tiết Chiến dịch, click vào nút “Gửi Zalo (miễn phí)”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Tại popup gửi tin nhắn, tương tự như hướng dẫn trước đó, bạn tiến hành chọn kênh Zalo OA của mình, chọn mẫu tin nhắn có sẵn (hoặc tạo mới) sau đó nhấn “Gửi”

Lưu ý: Trường hợp bạn có nhiều Zalo OA gắn vào CRM bạn cần chọn đúng Zalo OA bạn muốn gửi tin

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 3: Nhấn “Ok” để xác nhận chắc chắn muốn gửi tin nhắn đi

Sau khi bạn xác nhận, hệ thống thông báo gửi tin nhắn thành công và đưa hàng hàng đợi, chạy chế độ chạy nền.

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

5. Xem kết quả gửi tin nhắn

Bước 1: Tại màn hình chi tiết chiến dịch, bạn chọn “Xem báo cáo MXH”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Xem kết quả báo cáo chạy chiến dịch

Chart Description automatically generated with low confidence

 

III. Gửi bài viết chủ động cho hàng loạt KH

  • Thời gian gửi tin nhắn: từ 06h – 20h hằng ngày. Nếu bạn gửi tin nhắn Broadcast Zalo sau 20h tin nhắn được duyệt vào ngày hôm sau.
  • Thời gian duyệt và gửi: trong vòng 30 phút. BQT ZALO cũng có quyền từ chối những tin nhắn có nội dung không hợp lệ. Và có quyền khóa các tài khoản OA vi phạm điều khoản hoạt động mà không cần báo trước.

Để gửi bài viết bằng chiến dịch bạn thực hiện các bước chuẩn bị như sau:

1. Chuẩn bị nội dung

Chuẩn bị nội dung ở đây chính là nội dung bài viết bạn gửi tới khách hàng. Bạn có thể gửi từ những bài viết được tạo sẵn hoặc từ các bài viết đã gửi trước đó sau đó đồng bộ về hệ thống CRM để thực hiện gửi đi từ CRM. Bạn tham khảo phần Chuẩn bị bài viết Broadcast tại đây

2. Chuẩn bị danh sách khách hàng

Chuẩn bị danh sách khách hàng chính là danh sách những đối tượng bạn sẽ gửi bài viết trong chiến dịch này, để tạo danh sách khách hàng (MKT List) bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào module “Marketing List

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách Marketing List, bạn chọn “Thêm Marketing List”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 3: Tại màn hình tạo mới, bạn nhập thông tin và Lưu lại

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Tiếp theo, bạn tiến hành lọc đối tượng người dùng muốn hướng đến để tiếp thị tại mục “Bộ lọc người dùng trên Zalo”, sau đó click “Lưu” để lưu lại Marketing List vừa tạo:

Graphical user interface, application Description automatically generated

Khi thiết lập những tiêu chí lọc ntn, hệ thống tự cập nhật và đưa khách hàng vào MKT list. Kết quả khi tạo 1 MKT List thành công

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

3. Chuẩn bị chiến dịch
a. Tạo chiến dịch

Bước 1: Truy cập vào module “Chiến dịch”

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 2: Tại màn hình danh sách, bạn chọn “Thêm chiến dịch”

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 3: Nhập thông tin chiến dịch và nhấn “Lưu”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Ghi chú

1.Tên chiến dịch: Tên của chiến dịch (bạn nên đặt tên chiến dịch biểu đạt đúng mục đích chạy chiến dịch)

2. Tình trạng: Chọn tình trạng chiến dịch (Lên kế hoạch/hoạt động/ngừng hoạt động/hoàn thành/đã hủy)

3. Loại chiến dịch: chọn loại “Mạng xã hội”

4. Mục đích: Chọn mục đích “Chăm sóc khách hàng”

5. Ngày bắt đầu: Chọn ngày bắt đầu chiến dịch

6. Ngày kết thúc: Chọn ngày kết thúc chiến dịch

7. Đối tượng hướng tới: Đối tượng hướng tới của chiến dịch.

Ví dụ: Đối tượng hướng tới của chiến dịch gửi bài viết zalo là những khách hàng có quan tâm trên kênh OA của bạn trong năm nay

8. Chỉ tiêu: Chỉ tiêu phải đạt được khi chạy chiến dịch.

9. Giao cho: Nhân viên phụ trách chiến dịch này (có thể chọn nhiều nhân viên cùng phụ trách)

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin bạn nhấn “Lưu”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

b. Đưa MKT List vào chiến dịch

Sau khi tạo chiến dịch thành công, bạn tiến hành đưa MKT List vào chiến dịch.

Ở đây bạn có thể đưa nhiều MKT Lis vào cùng chiến dịch

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Chọn MKT List cần thêm

A screenshot of a computer Description automatically generated

Kết quả sau khi đưa MKT List vào chiến dịch thành công

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

4. Chạy chiến dịch

Trước khi gửi bài viết theo Chiến dịch, bạn cần xác định bài viết cần gửi để thêm vào Chiến dịch tiếp thị quảng cáo:

Bước 1: Tại màn hình thông tin chi tiết một Chiến dịch, click vào “Xem thêm” chọn Tab “Bài viết MXH”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Click vào “Chọn bài viết MXH”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 4: Chọn bài viết để gửi

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Kết quả sau khi thêm thành công Bài viết cho Chiến dịch:

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 5: Click vào biểu tượng để gửi hàng loạt cho khách hàng

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 5: Màn hình Gửi bài viết hàng loạt hiện lên, click vào nút “Gửi” để tiến hành gửi bài viết

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Ghi chú:

  1. Bài viết được chọn: Bài viết được đồng bộ từ kênh OA về CRM, sau đó thêm vào chiến dịch cần chạy
  2. Gửi từ: Gửi từ kênh OA của bạn
  3. Danh sách mục tiêu: Danh sách khách hàng mục tiêu của Chiến dịch (chính là những khách hàng thuộc Marketing List bạn đã thêm vào Chiến dịch)
  4. Kế hoạch gửi:
  • Gửi ngay: Bạn có thể gửi ngay lúc này
  • Gửi “Lập Lịch”: Bạn có thể thiết lập ngày và giờ gửi theo kế hoạch.

Graphical user interface, application Description automatically generated

Bước 6: Xác nhận “OK” để đồng ý gửi bài viết hàng loạt.

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Tin nhắn được gửi đến người theo dõi kênh:

Graphical user interface, application Description automatically generated

Lưu ý:

– Sau khi đã thực hiện xong các thao tác ở trên, bài viết không gửi liền mà sẽ chờ quản trị OA duyệt bài, thường sau 30 phút kể từ thời điểm gửi bài viết trên CRM khách hàng sẽ nhận được bài viết.

– Soạn bài viết trên Zalo xong thì phải gửi đi trong vòng 15 ngày, nếu không bài viết sẽ bị khóa bởi Zalo và người nhận sẽ không đọc được nữa.

5. Xem kết quả gửi bài viết

Ở màn hình này, bạn có thể xem được những bài viết nào đã chạy cho Chiến dịch và đã gửi cho nhóm đối tượng khách hàng nào:

Bước 1: Tại màn hình chi tiết Chiến dịch, click vào “Xem thêm”, chọn “Lịch sử bài viết MXH”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Bước 2: Tại đây, bạn có thể xem các thông tin: thời gian gửi, số lần gửi…

A screenshot of a computer Description automatically generated

Nếu muốn xem chi tiết trạng thái gửi (Chờ gửi/Thành công/Thất bại) bằng cách click vào icon hình mắt ở dòng lịch sử muốn xem

A screenshot of a computer Description automatically generated

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Ngoài ra, Quản trị viên có thể xem lịch sử gửi bài viết ở Zalo OA tại menu “Broadcast”

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

IV. Gửi tin nhắn phản hồi từ chatbox CRM

Tính năng Chatbox Zalo là tính năng sử dụng Zalo OA trên CRM. Thông qua tính năng này bạn có thể tiếp nhận cuộc chat và phản hồi lại khách hàng trực tiếp trên hệ thống CRM mà không cần phải thực hiện trên kênh Zalo OA

Tham khảo chi tiết tính năng tại đây

Trên thanh công cụ bạn click vào icon để vào hộp chat zalo trên CRM

A screenshot of a computer Description automatically generated

Khi khách hàng inbox vào OA của bạn, việc tiếp theo bạn cần tương tác phản hồi để chăm sóc khách hàng

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated

Ngoài gửi tin nhắn phản hồi thông qua hộp chat zalo ở thanh công cụ, bạn có thể vào trong từng profile khách hàng để chat với khách

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Tất cả các nội dung khách hàng đã tương tác trao đổi với mình, sẽ được lưu trữ trong profile khách hàng. Để xem lại những nội dung tương tác này, tại profile khách hàng, bạn nhấn “Xem thêm” -> “Tương tác MXH”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Graphical user interface, application, email Description automatically generated

Tính năng Chatbox Zalo không chỉ đơn thuần là gửi tin nhắn phản hồi mà trên hộp chat bạn còn có thể thực hiện nhiều thao tác khác, để sử dụng tính năng này vui lòng liên hệ team OnlineCRM để được hỗ trợ và tư vấn.

D. TIPS SỬ DỤNG

I. Gửi y/c KH cung cấp thêm thông tin

Khi khách hàng quan tâm kênh Zalo OA của công ty bạn, ban đầu hệ thống chỉ lấy được duy nhất tên của khách hàng đó về module KH thô.

Graphical user interface, application Description automatically generated

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated

Để xin thêm các thông tin khác như Di động, Địa chỉ, Quận/huyện, Tỉnh/TP,…thì khi khách hàng quan tâm kệnh Zalo của bạn mặc định hệ thống đã gửi 1 tin nhắn + 1 form yêu cầu cung cấp thông tin tới người dùng, để mục đích người dùng cung cấp các thông tin cần thiết như trên (các thông tin này theo form cung cấp của Zalo khi KH đăng ký TK Zalo)

Tuy nhiên có 1 số khách hàng sẽ cung cấp thông tin này cho bạn, cũng có 1 số khách hàng vì 1 lý do nào đó họ quên không cung cấp thông tin này cho bạn.

Do đó bạn cần sử dụng chức năng gửi lại yêu cầu cung cấp thông tin người dùng tới khách hàng mục đích để họ cung cấp đầy đủ thông tin tới bạn.

Để sử dụng chức năng này bạn thực hiện như sau

Bước 1: Truy cập vào màn hình danh sách KH thô, bạn cũng tiến hành kéo 1 bộ lọc để phân loại khách hàng đến từ Zalo ở module tương ứng

Graphical user interface, application Description automatically generated

Thiết lập các điều kiện để lọc ra danh sách khách hàng đã quan tâm mà chưa submit form thông tin, bạn làm như sau:

Graphical user interface, application Description automatically generated

Kết quả:

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 2: Chọn tất cả KH trong bộ lọc bạn vừa tạo, sau đó vào xem thêm chọn “Y/c thông tin liên hệ Zalo”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Graphical user interface, application, Word Description automatically generated

Bước 3: Bạn chọn kênh OA tương ứng của mình sau đó nhấn “OK”

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Bước 4: Lúc này bên phía khách hàng sẽ nhận được 1 tin nhắn + form yêu cầu cung cấp thông tin người dùng, khách hàng tiến hành nhấn vào tin nhắn để mở form và cung cấp thông tin

Lưu ý: Khách hàng phải sử dụng Zalo trên thiết bị di động thì mới mở được form và cung cấp thông tin được.

Graphical user interface, text, application, chat or text message Description automatically generated Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated Icon Description automatically generated

Bước 5: Sau khi khách hàng submit thông tin lúc này bạn sẽ có thêm các thông tin của khách hàng như: số điện, địa chỉ, giới tính

A screenshot of a computer Description automatically generated

Tips: Bạn cũng có thể thực hiện thao tác này trong màn hình chi tiết của khách hàng KH thô

Graphical user interface, text, application, email Description automatically generated