1. Thiết lập cấu hình chung

Trước khi bắt đầu sử dụng, bạn cần phải thiết lập cấu hình chung dành cho call center. Để thiết lập, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Login với tài khoản có quyền quản trị, truy cập Setting chọn “Cấu hình hệ thống”

​✍Bước 2: Vào mục “Tích hợp” chọn “Cấu hình Call Center”

​✍Bước 3: Thiết lập cấu hình chung cho Tổng đài

Ghi chú:

1.Đầu số phụ chiều ra: Đây là thông tin số tổng đài phụ (nằm trong một tổng đài khác) khi gọi ra cần phải thêm đầu số này để có thể thực hiện cuộc gọi.

2.Cảnh báo cuộc gọi nhỡ từ khách hàng mới: Chọn User nhận cảnh báo cuộc gọi nhỡ từ khách hàng mới.

3. Cuộc gọi nhỡ từ khách hàng không có người phụ trách được cảnh báo đến: Chọn User hoặc nhóm User phụ trách nhận thông báo cuộc gọi nhỡ từ khách hàng không có người phụ trách:

– Chọn User: Chọn “Chỉ định người dùng” sau đó tìm kiếm và chọn User cụ thể phụ trách:

Chọn thành viên nhóm: hệ thống sẽ cảnh báo cho tất cả các thành viên của nhóm mà Khách hàng được giao (trường hợp không có người phụ trách thì nghĩa là Khách hàng này đang được giao cho một nhóm)

4. Mẫu email cảnh báo cuộc gọi nhỡ: Chọn Mẫu Email cảnh báo cuộc gọi nhỡ cho User

  1. Tìm kiếm và chọn mẫu email

  2. Xóa mẫu email đã chọn.

  3. Xem nhanh mẫu email đã chọn

5. Quyền xem báo cáo: Một số tổng đài không cho phép người dùng nghe lại thông tin cuộc gọi ngay trên hoạt động đã được tạo mà phải vào báo cáo để xem. Cấu hình này cho phép người dùng cài đặt quyền nào có thể xem được báo cáo tổng đài trong phần cài đặt Cấu hình Call Center.

Sau khi thiết lập xong các thông tin, bạn chọn “Lưu” để hoàn tất. Sau khi lưu, hệ thống gửi thông báo thành công


2. Cấu hình tổng đài điện thoại

Lưu ý: Tính năng này hiện tại mới chỉ hỗ trợ trên tổng đài SouthTelecom

Điều đầu tiên để sử dụng được chức năng Auto Call trên CRM thì phần mềm Cloudpro CRM của bạn phải được tích hợp với tổng đài.

Sau khi đăng ký dịch vụ tổng đài, lúc này admin sẽ được cung cấp 1 số thông tin cấu hình (API Key và Campaign ID cho Auto Call), sau đó tiến hành lấy các thông tin được cung cấp và cấu hình vào hệ thống Cloudpro CRM.

Các bước cấu hình bạn thực hiện như sau:

​✍Bước 1: Login với tài khoản có quyền quản trị, truy cập Setting chọn “Cấu hình hệ thống”

​✍Bước 2: Vào mục “Tích hợp” chọn “Call Center”

​✍Bước 2: Tại màn hình thiết lập chung, bạn chọn “Cấu hình thông số tích hợp”

​✍Bước 4: Tại màn hình cấu hình thông số, bạn chọn “Sửa” để tiến hành cấu hình tổng đài

​✍Bước 5: Tiến hành cấu hình các thông tin của tổng đài theo hướng dẫn.

Ghi chú:

1.Call Center Gateway Bạn lựa chọn tổng đài Southtelecom

2. Webservice URL Là địa chỉ url của dịch vụ phía nhà cung cấp call center Southtelecom. Địa chỉ này có giá trị cố định là: http://…

3. API Key Key để xác thực truy cập vào webservice

4. Auto Call Service Url https://apps.worldfone.vn/apiacs/version2/import.php

5,6. Auto Call API Key, Auto Call Campaign ID Do phía tổng đài cung cấp

​✍Bước 6: Cuối cùng bạn nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin cấu hình


3. Thiết lập kịch bản chạy tự động

Ví dụ bạn có 1 kịch bản như sau:

Khi khách hàng đăng ký tham gia sự kiện do công ty bạn tổ chức (khách hàng đăng ký thông qua form đăng ký trên website hoặc nhân viên chủ động đăng ký cho khách hàng).

Sau khi đăng ký xong hệ thống sẽ tự động gọi điện để xác minh tình trạng của đăng ký. Nếu khách hàng chọn phím 1 thì tình trạng tự động chuyển là Đã xác minh, chọn phím 0 thì tình trạng tự động chuyển thành đã Hủy trong đăng ký tương ứng.

Để thực hiện kịch bản như trên bạn tiến hành cấu hình như sau:

​✍Bước 1: Login với user có quyền quản trị, Truy cập Setting chọn “Cấu hình hệ thống”

​✍Bước 2: Vào mục Tự động hóa chọn “Workflows”

​✍Bước 3: Click vào chọn “Thêm Workflow”

​✍Bước 4: Tiến hành cấu hình Workflow theo hướng dẫn

Ghi chú:

  1. Đặt tên cho Workflow

  2. Lựa chọn module áp dụng, ở đây tôi chọn Module Đăng ký sự kiện theo như kịch bản

  3. Chọn đăng ký mới được tạo

​✍Bước 5: Tiến hành thêm nhiệm vụ cho Workflow

​✍Bước 6: Tiến hành tạo kịch bản theo hướng dẫn

Ghi chú:

  1. Đặt tên cho tác vụ

  2. Lựa chọn trường dữ liệu để lấy thông tin gọi ra (ở đây tôi chọn là trường di động của module Đầu mối)

  3. Nội dung cuộc gọi ra, bạn có thể chèn thêm biến như: Tên, Số điện thoại … vào nội dung cuộc gọi ra.

  4. Check chọn để xử lý nếu khách hàng phản hồi

  5. Lựa chọn phím tương ứng cho việc xác nhận của khách hàng (ở đâu tôi chọn 1 là đồng ý, 0 là Hủy)

  6. Lựa chọn trường thay đổi sau khi khách hàng phản hồi

  7. Các giá trị được cập nhật tương ứng với việc khách hàng phản hồi

​✍Bước 7: Click “Lưu” để lưu lại thông tin nhiệm vụ

​✍Bước 8: Cuối cùng bạn click “Lưu” để hoàn tất việc tạo kịch bản